Образец

Министерство образования и науки Российской Федерации

Управление контроля качества образования

Недопустимо адресование типа "Предприятию "Маяк" или "В фирму "Руслан и Людмила".

В целях ускорения исполнения делового письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном падеже.

Образец

ОАО "Саратовский жировой комбинат"

начальнику отдела кадров Е.Ю. Гришиной

Должность лица, которому адресовано деловое письмо, указывают в дательном падеже.

Образец

Генеральному директору

Центра издательской и юридической

деятельности "Апельсин" Л.В. Суняеву

ОАО "СеверСталь"

Главному бухгалтеру Е.А. Миненковой

Мы выше указали, что если письмо адресуется руководителю организации (директору, генеральному директору и т.п.), то название организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Если деловое письмо отправляется сразу нескольким адресатам (к примеру, в однородные организации) или в несколько структурных подразделений одной организации, то можно указать их обобщенно.

Образец

Кафедрам ГОУ ВПО

"Саратовская государственная академия права"

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке.

Образец

Директору ЗАО "Рудники Китая"

П.П. Плюшкину

Можно в поле адресата включить и его почтовый адрес согласно почтовым правилам.

Образец

Всероссийский государственный колледж

строительства мостов и гидротехнических сооружений

ул. М. Горького, д. 8, Саратов, 410002

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, следом ее почтовый адрес (мы уже указали выше образец). Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Для этого удобнее всего применять конверты с уже заготовленными и заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации.

Образец

Директору открытого акционерного общества "СибГазНефтьПром"

Г.Г. Ульянцеву

Площадь Свободы, д. 5, Новосибирск, 560700

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, следом его почтовый адрес.

Образец

Косолапову М.М.

ул. Бардина, д. 5, кв. 117

г. Энгельс, Саратовская обл., 410067

Любое деловое письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами и в иных местах ставить не нужно.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, необходимо писать так, как они были даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

Когда отправляют большое количество писем - необходимо составить список (реестр) на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При отправлении деловых писем зарубежным адресатам реквизит "Адресат" включает в себя инициал имени и фамилию адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код либо индекс, название страны. Если письмо, к примеру, отправляется в Соединенные Штаты Америки, после названия города нужно указывать и штат; при отправке писем в Великобританию указывается конкретное графство. Все составные части реквизита излагаются в той последовательности, которая соответствует традициям страны назначения делового письма.

Согласно международным стандартам составные части реквизита выравниваются по левой его границе, как мы делали выше. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв - тринадцатью. Если в строке более тринадцати знаком, то реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения делового письма.

Если документ адресуется организации, вначале указывается ее название, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, сначала указывается его имя (либо инициалы имени), затем фамилия, должность, название организации (фирмы) и почтовый адрес. Если письмо направляется частному лицу, то порядок такой же, только без должности и названия организации соответственно.

Заголовок к тексту должен нести в своем содержании основной вопрос, затронутый в данном деловом письме. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен быть кратким, лаконичным и емким. Сформулирован он должен быть всего из одной фразы. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" или "об". Никакими кавычками и скобками заголовок не выделяется, пишется он с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа делового письма ниже реквизитов бланка (при угловом расположении реквизитов бланка). Подобное расположение сохраняется и при продольном расположении реквизитов. Но необходимо заметить в данном случае, что в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусмотрено именно центрованное относительно текста делового письма или приказа расположение заголовка к тексту.