Образец

В целях совершенствования работы с входящими документами в структурных подразделениях организации...

В связи с заключенным договором поставки...

Во исполнение соответствующего указания руководителя...

Следующая часть - распорядительная. Она должна начинаться словом "Приказываю". Данное слово печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце обязательно ставится двоеточие. Распорядительная часть должна содержать в себе:

Предписываемые распорядительные действия (различные задания, поручения, указания);

Наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;

Срок исполнения данного приказа.

Распорядительная часть приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа по основной деятельности формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части любого приказа лучше всего начинать с указания конкретного исполнителя, которым могут быть должностные лица либо структурное подразделение организации.

Глагол в тексте приказа, который формулирует предписываемое действие, должен быть указан в неопределенной форме, к примеру "составить", "изменить", "уволить", "обеспечить", "принять".

Первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, фамилии, инициалов исполнителя. Далее формулируются конкретные предписываемые действия, затем проставляется срок их исполнения. Можно начать по-другому: задание, исполнитель, срок либо исполнитель, срок и задание.

Срок исполнения дается в каждом пункте приказа либо отдельной строкой.

Образец

1. Начальнику отдела маркетинга Аношкиной А.А. подготовить предложения по разработке плана маркетинговых исследований на 2008 год. Срок - 10 декабря 2007 г. (исполнитель, задание, срок).

2. Подготовить предложения по разработке плана маркетинговых исследований на 2008 год. Ответственный - начальник отдела маркетинга Аношкина А.А. Срок - 10 декабря 2007 г. (задание, исполнитель, срок).

3. Начальнику отдела маркетинга Аношкиной А.А. в срок до 10 декабря 2007 г. подготовить предложения по разработке плана маркетинговых исследования на 2008 год (исполнитель, срок, задание).

4. В срок до 10 декабря 2007 г. подготовить предложения по разработке плана маркетинговых исследований на 2008 год. Ответственный - начальник отдела маркетинга Аношкина А.А. (срок, задание, исполнитель).

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа, приказа и пр.) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен в данном случае начинаться словами "Признать утратившим силу приказ N... от... ".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель должен подготовить совместно с проектом приказа*(10).

Датой приказа является дата его подписания либо утверждения. Приказы, которые были изданы двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных между собой точкой (02.11 - второе ноября, например), год - четырьмя арабскими цифрами (2004, 2001 и пр.).

Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 11 декабря 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.12.11.

Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретной организации, органа или учреждения может быть детально прописана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, которая регламентирует порядок работы с внутренними и внешними документами.

Срок исполнения поручений по приказу выделяется в один обобщенный пункт, если данный срок является одинаковым для всех действий, указанных в данном приказе. В этом случае пункт о сроках выполнения действия по приказу нумеруется.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Цель контроля исполнения - это обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Обязательно в отдельном пункте приказа указывают структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (исполнитель). Конечно, самый оптимальный вариант - это конкретизировать исполнителя (указать конкретного человека). Тогда будет ответственное за приказ и его выполнение лицо. Это обеспечит эффективность исполнений всех действий и поручений по приказу.

Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" или данный пункт опускается, так как его отсутствие уже указывает на то, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа.

Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что полномочия по руководству организацией должны быть зафиксированы в приказе, который составляется на один год или на срок отсутствия руководителя.

В приказе запрещено ставить предлог "за" (когда расписывается кто-то за другого человека), запрещена надпись, сделанная от руки "зам." или косая черта перед наименованием должности (обычно косая черта ставится, когда расписывается заместитель должностного лица).

Данные запреты введены из-за того, что подпись - практически самый главный и важный реквизит любого документа и приказа в том числе. Документ (приказ), который не был скреплен надлежащей личной подписью ответственного (уполномоченного) лица, не является официальным, то есть он незаконный и не действительный.

В связи с этим важно установить в локальных нормативных актах любой организации полномочия должностных лиц в подписании документов, а именно кто и какой документ может подписать.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Это недопустимо. Если подпись не умещается после текста, необходимо перенести на следующую страницу последний абзац или несколько последних строк вместе с подписью.

В состав реквизита "Подпись" входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы и фамилия подписавшего).

Наименование должности лица пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.

При подписании приказа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке подчиненности, но при этом подписание приказа ведется снизу вверх, то есть первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности, а уже потом вышестоящие. Например, если приказ должен подписать начальник отдела кадров и директор, то сначала снизу на приказе подписывается кадровый работник, а уже затем директор.

При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись:

"Верно";

должность лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы и фамилию);

дату заверения.