Образец письма вуза

Министерство образования

Российской Федерации ┌──── ─────┐

Российский государственный │ Первому заместителю │

гуманитарный университет Министра образования

Российской Федерации

Миусская площадь, 6, Москва, В.М. Жураковскому

125267

Тел.: (495) 250-61-18,

Факс: (495) 250-51-09

E-mail: rsuh@rsuh.ru

http://www.rsuh.ru

___________ N_______________

На N________________________

┌─── ───┐ ┌─── ────┐

│ │ │ │

В соответствии с письмом Министерства образования Российской

Федерации от 2 декабря 1996 года N 11-35-272ин/11-13 "О государственных

аттестационных комиссиях" направляем Вам на утверждение состав

председателей государственных аттестационных комиссий университета на

2000 год.

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Ректор (подпись) В.В. Николайченко*(29)

Многие советуют верхнюю часть делового письма делать более насыщенной и интересной, а нижнюю более "устойчивой". Это положительно влияет на способности человеческих глаз. Наверное, по данной причине эмблемы и товарные знаки организаций, которые обычно яркие и интересные, располагают в самом начале (вверху) письма.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей всех документов, которые входят в состав унифицированной системы документации, и, конечно же, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Документы, входящие в состав унифицированных систем документов, состоят из трех основных частей. Данные части располагаются в пределах четко разграниченных зон. Подобное построение документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его содержания и текста.

Установление подобных стандартов на формуляры-образцы определяет и требования к бланку официального делового письма. Данное обстоятельство вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Все вышеперечисленное способствует:

организованности процесса централизованного изготовления бланков для деловых писем;

уменьшению стоимости машинописных работ;

сокращению затрат времени и сил на составление, написание и оформление писем;

облегчению поиска необходимой информации в тексте деловых писем;

внедрению вычислительной и иной техники при обработке писем.

Формуляр-образец помогает сконструировать документы любого уровня для управленческой и иной документации.

Деловое письмо является документом более надежного и доступного носителя информации.

По содержанию деловых писем можно выделить следующие их виды:

Коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов.

Деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.

Нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.

Личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.

Пресс-релизы: письма для прессы. По форме деловые письма могут быть:

письмо-напоминание - факт напоминания;

гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, например места работы, проведения исследований, заключение или продление договора и т.п. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;

информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т.д.*(30).

В целом же все деловые письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

Любое деловое письмо имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Данный документ устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба России.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа*(31).

Для делового письма требуются следующие обязательные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и организаций);

герб субъекта России (для государственных предприятий и организаций);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если не государственная организация;

код организации;

код формы документа;

наименование организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика;

справочные данные об организации;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах-ответах);

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах);

подпись;

отметка об исполнителе (фамилия или фамилия, имя, отчество и телефон);

идентификатор электронной копии документа. При поступлении письма добавляются реквизиты:

резолюция;

отметка о контроле.

Все документы состоят из отдельных реквизитов. Слово "реквизит" происходит от латинского слова "reguisitum", что означает "необходимое", "требуемое". Совокупность реквизитов официального делового письма называется формуляром или формой. Чтобы документ (приказ или деловое письмо) отвечал своему назначению, он обязательно должен быть составлен согласно форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления разнообразных документов зависит их юридическая и доказательная сила. Например, когда это требуется для подтверждения конкретных фактов, событий или действий.

Расскажем конкретно про оформления реквизитов делового письма.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках деловых писем в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, статья 5021).

Порядок применения бланков с изображением Государственного герба России установлен постановлением Правительства России от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Есть еще ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". Он был принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 года N 573-ст.

А именно: изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках деловых писем согласно Положению о Государственном гербе Российской Федерации на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Государственный герб России может изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Дополнительно на бланках деловых писем могут воспроизводиться утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территории или населенных пунктов (требования к их оформлению ГОСТом не указываются).

Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ либо буквенное изображение. Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организаций согласно уставу организации. Размеры эмблемы не ограничены, но располагать ее необходимо в верхнем поле делового письма. Обычно эмблему размещают на левом поле документа на одном уровне с наименованием организации. Обратите внимание на то, что эмблемой нельзя заменять наименование организации.

Товарный знак или знак обслуживания воспроизводятся на бланке делового письма с соблюдением требований законодательства России о товарных знаках и знаках обслуживания (ныне это часть 4 Гражданского кодекса Российской Федерации). Товарный знак - это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (статья 1477 Гражданского кодекса РФ).

Правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный в должном порядке товарный знак выдается соответствующее свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное прав пользоваться и распоряжаться своим товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения либо их комбинации.

Зона и правила расположения товарного знака на бланках аналогичны эмблеме.

Если на бланке делового письма имеется Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта России, то эмблему или знак обслуживания (товарный знак) не изображают.

Код организации (юридического лица) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) при государственной регистрации. К примеру, в городе Москве любая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате и иметь свидетельство о том, что она внесена в специализированный реестр. После данной процедуры Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код состоит из восьми чисел, последняя его цифра печатается через пробел, к примеру 0608945 6. Данный код может быть заранее проставлен на документе, к примеру еще в типографии при изготовлении бланков делового письма организации. Каждая цифра в данном коде имеет свое значение и несет определенную информацию в себе, например отнесение организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.п.

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации - это своеобразное подтверждение правомочности организации - автора делового письма*(32).

Код формы документа проставляют согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в Классификатор управленческой документации (класс 0200000). Данный код может быть заранее нанесен на бланк делового письма. Код по ОКУД указывается справа от кода организации.