О проведении проверки состояния работы с документами в структурных подразделениях

В соответствии с требованиями п. 5.61 Инструкции по делопроизводству в ООО "Руслан и Людмила"

Приказываю:

4. Провести проверку состояния работы с документами в структурных подразделениях организации в установленные соответствующим графиком сроки.

Ответственный - начальник Общего отдела Горохова Т.М.

Директор Р.Л. Наумова

Верно

Секретарь-референт (подпись) Л.В. Еременко

02.07.2007 г.

Значение вышерассмотренных нами кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами предусмотренного Конституцией Российской Федерации права на труд, образование, пенсионное обеспечение, социальное страхование и т.п.

К сожалению, в последнее время в нашей стране сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, установил следующее: из почти полторы тысячи проверенных предприятий и организаций только двадцать процентов имеют специальное помещение для хранения подобных документов. Обычнее всего документы по личному составу хранятся и рассредоточены по столам, шкафам, каким-либо подсобным помещениям, практически кладовым, находятся в бесхозном и легкодоступном состоянии. При всем этом ответственные за данную работу (а именно за хранение) лица часто меняются. Только в тридцати проверенных организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 организациях не назначены даже ответственные за подобную деятельность. В результате всего этого в каждой четвертой из проверенных организаций и фирм обнаружена частичная или абсолютно полная утрата документов. Проверка двадцати уже приватизированных предприятий города Новосибирска показала, что они в целом остались практически без своего архива и документов.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 года N 381-р и постановлением администрации Новосибирской области от 20 мая 1992 года N 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято было также постановление администрации Новосибирской области от 2 августа 1992 года N 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании статей данного нормативно-правового документа в организациях и на предприятиях должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников*(25).

Глава 2. Деловое письмо

Деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент - большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу"*(26).

В настоящее время во многих странах происходит процесс унификации формы деловых писем. К примеру, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, который называется Zip-Cole (в переводе означает "код-молния"). В Америке из-за широкой автоматизации информационных процессов в управлении, в век компьютеризации американское деловое письмо переживает "второе рождение".

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя). Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму.

Вежливость и точность неотъемлемы в деловой корреспонденции и оформлении деловых писем, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля*(27).

Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно деловые письма несут в себя не волю одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации.

Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном, а не в хаотичном порядке.

Бланк официального письма - это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Таким образом, мы представляем себе, что деловое письмо состоит из самой рамки письма и внутри данной рамки располагается текст. Помимо текста, письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате).

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Как мы уже указали ранее, допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов России.

Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора-два интервала; желательно избегать переноса слов.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.

На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо - в течение десяти дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение тридцати дней (целого месяца).

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

грамотность;

корректность*(28).

Но все данные требований и правил мы подробнее рассмотрим далее.

На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма.

Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (148 х 210 миллиметров).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 миллиметров - левое поле;

10 миллиметров - правое поле;

20 миллиметров - верхнее поле;

20 миллиметров - нижнее поле.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением, которое будет указано нами ниже. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

│ 20 │ 73 │ │ 88 │ 10 │

│◄──►│◄────────────────────►│ │◄───────────────────────►│◄──►│

─────┼────┴──────────────────────┴─┴─────────────────────────┴────┼─────

▲ │ │ ▲

3│ │ │ │

▼ │ │ │

─────┤ ───┬──────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐ │ │

▲ │ ▲ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │

│ │17│ │ 03 │ │ │ │ │

│ │ ▼ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

31│ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │

│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

▼ │ │ │ │ │ │ │

─────┤ ├──────────────────────┤ │ │ │297 │

▲ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │

22│ │ │13 │ │ │ │ │

▼ │ │14 │ │ │ │ │

▲ │ │ │ │ │ │ │

18│ │ │18 │ │ │ │ │

▼ │ │ │ │ │ │ │

─────│ ├──────────────────────┴─┴─────────────────────────┤ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

─────┤ ├──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

▲ │ │21 22 25 │ │ │

20│ │ │ │ │ │

▼ │ │ │ │ │

─────│ ───┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

▲ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │ │ │ │

40│ │ ▲ │ │ │ │

│ │16│ │20 30 29 │ │ │

▼ │ ▼ │ │ │ │

─────┤ ───┴──────────────────────────────────────────────────┘ │ │

▲ │ │ │

20│ │ │ │

▼ │ │ ▼

─────┼────────────────────────────────────────────────────────────┼──────

│ 210 │

│◄─────────────────────────────────────────────────────────► │

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

│ 20 │ │ 10 │

│◄──►│ │◄──►│

─────┼────┴──────────────────────────────────────────────────┴────┼─────

▲ │ │ ▲

3│ │ │ │

▼ │ │ │

─────┤ ───┬──────────────────────────────────────────────────┐ │ │

▲ │ ▲ │01 02 16 19 │ │ │

│ │17│ │ 03 │ │ │

│ │ ▼ │ │ │ │

│ │ ───┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ ▲ │08 09 10 │ │ │

│ │ │ │04 05 06 07 │ │ │

│ │20│ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

73│ │ │ │ │ │ │

│ │ ▼ │ │ │ │

│ │ ───┼──────────────────────────────────────────────────┤ │297 │

│ │ ▲ │11 12 15 │ │ │

│ │10│ │13 14 │ │ │

│ │ ▼ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

▼ │ │ │ │ │

─────│ ├──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

▲ │ │18 17 │ │ │

18│ │ │ │ │ │

▼ │ │ │ │ │

─────┤ ├──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

─────┤ ├──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

▲ │ │21 22 25 │ │ │

20│ │ │ │ │ │

▼ │ │ │ │ │

─────│ ───┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

▲ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │27 │ │ │

40│ │ │ │ │ │

│ │ ───┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ ▲ │28 30 29 │ │ │

│ │16│ │ │ │ │

▼ │ ▼ │ │ │ │

│ │ │

▲ │ │ │

20│ │ │ │

▼ │ │ ▼

─────┼────────────────────────────────────────────────────────────┼──────

│ 210 │

│◄─────────────────────────────────────────────────────────► │

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Росархив │

│ Государственное учреждение │

│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и │

│ архивного дела │

│ (ВНИИДАД) │

│ │

│ │

│ │

│ ______________ N__________________ │

│ │

│ Москва │

│ │

│ │

│ │

│ │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘