Приказ и деловое письмо: Требования к оформлению и образцы документов согласно гост р 6.30-2003 Глава 1. Все о приказах

В древности вместо нынешних ГОСТов, норм и правил по делопроизводству существовали письмовники. Что это такое? Расскажем поподробнее об этих удивительных пособиях древности. Письмовники - это сборники образцов документов, вышедшие непосредственно из делопроизводственной практики и содержащие стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства, а также формулы речевой учтивости, вежливости, обходительности, необходимые для написания личных и деловых писем.

Предшественниками письмовников были формулярники, известные на Западе уже в седьмом веке, а в России - только лишь с первой трети шестнадцатого столетия (в частности, формулярники московской митрополичьей кафедры). Формулярники - это описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, "азбуками-прописями" для писцов, летописцев, биографов. Данные документы содержали в себе образцы построения различных документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные, деловые и иные отношения. Другой вид ранних письмовников - это титулярники, которые содержали сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

С восемнадцатого столетия с обособлением частной и общественной жизни появляется разделение между письмоводительством для государственных нужд и руководствами к написанию частных писем. Письмовники первой группы - "для государственных нужд" - как и в допетровское время, регламентировали состав, форму и содержание официальных документов. Таков был "Письмовник", содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные (Санкт-Петербург, 1788 год) и изданный вслед за ним "Кабинетный и купеческий секретарь". С конца восемнадцатого и до начала двадцатого века было составлено более ста письмовников, которые в современном документоведении принято делить на три вида, а именно:

содержащие образцы документов;

дававшие описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцами и формами деловых бумаг, составляемых в процессе производства дела;

обосновывающие теорию документирования, в том числе вводящие единообразные формы деловых бумаг и упрощающие делопроизводство.

Последний вид официальных письмовников - издания начала XX века.

Письмовники для делопроизводителей к этому времени стали именоваться "Пособиями по письмоводству". Пользователь при необходимости брал за образец соответствующий текст и, заменив его фактуру, составлял собственное письмо. К деловому письмоводству обычно прилагались образцы рапортов, представлений, отношений, протоколов, актов, постановлений, ведомостей и т.п. Подобные руководства составлялись буквально для всех категорий должностных лиц: чиновников, офицеров, полицейских и т.п. Некоторые из письмовников рассматриваемой группы достигали значительных объемов. Так, хранящееся в фондах Научной библиотеки Томского государственного университета "Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения", составленное в 1913 году В. Максимовым, содержит более двух тысяч страниц.

Одним из наиболее ранних письмовников второй группы (для частных лиц) считается "Наставление" как сочинять и писать всякие письма к разным особам, (1765 год), составленное неизвестным автором. Оно было адресовано простым людям и является первым образцом русской нормативной эпистолографии. Однако самый известный из письмовников для частных лиц, выдержавший за три четверти века более десяти переизданий, - это знаменитый сборник Н.Г. Курганова (1725-1796 годы) - автора нескольких научных трудов по навигационному делу. Прославила его составленная им лично скорее для развлечения "Российская универсальная грамматика, или Всеобщее письмословие, предлагающее легчайший способ основательного учения русскому языку, с седьмью присовокуплениями разных учебных к полезнозабавных вещей" (1769 год).

Данная книга, получившая впоследствии название "Письмовника" Курганова, преследовала прежде всего учебные цели, давая сведения по русской грамматике. Вслед за грамматикой автор ввел в сборник семь "присовокупленных вещесловий" - "краткий чертеж (очерк) наук и художеств", словарь иноземных слов, упражнения по риторике, пословицы, анекдоты, "краткие замысловатые повести", сюжеты которых были почерпнуты из иноземных и частично русских источников и носили шутливо-назидательный характер.

Содержавший массу полезной информации, а не только образцы писем, "Письмовник" Курганова стал учебной энциклопедией для самообразования нескольких поколений россиян. Наряду с сонниками, песенниками и т.п. письмовники, составленные по типу кургановского, издавались и переиздавались на протяжении всего XIX века в столице и в провинции. Ими пользовались и обычные городские обыватели, и те, кто причислял себя к образованному сословию: письмовники имелись в лицейских библиотеках.

В конце девятнадцатого века в России появились новые пособия по письмоводству. Важнейшими среди них были "Положение о письмоводстве в военном ведомстве" (1883 год) и "Письмовник" Крылова с подзаголовком: "Настольно-справочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов, договоров, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с подробным наставлением, как их составлять, кому и куда подавать" (1888 год). В этих сборниках были уже приведены новые образцы деловых, личных и иных писем, соответствовавшие новой эпохе и новому языковому этикету. В них содержались образцы поздравительных и утешительных писем, рекомендации, приглашения, "письма любовные", письма, "содержащие упрек, выговор" и т.п., а также ответы на все эти письма. В предисловии к "Письмовнику" Крылова автор-составитель утверждал: "Главное достоинство письма есть краткость изложения; мысль свою должно высказывать немногими, определенными и ясными выражениями, так как неправильно понятое или не так истолкованное письмо может внести получателя к совершенно другим действиям, а в письмах деловых - к большим потерям".

В советское время жанр письмовников был подвергнут осмеянию как "пережиток буржуазного прошлого". Частная и личная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры (перлюстраторов), умение писать деловые и иные письма утрачивалось, значение и важность деловой корреспонденции недооценивались. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто вообще обращал внимание на эпистолярный этикет.

Переживаемый Россией процесс обновления внес изменения в содержание и форму деловых писем. Появились новые правила ведения деловой корреспонденции, отличительной чертой которых является не приказ, а именно искусство убеждать и умение вызвать интерес к себе. Современные письмовники на электронных носителях (например, семейства MultiLex) призваны помогать современным пользователям постигать искусство ведения деловой корреспонденции, которая признается ныне неотъемлемой частью культуры и профессионализма современных предпринимателей*(1).

Итак, когда-то давным-давно существовали письмовники, руководствуясь которыми любой человек, умеющий писать, мог изложить свои мысли в удобоваримой и принятой в то время форме. Подобные пособия сейчас непопулярны, но некоторые "шпаргалки" все же существуют. Какие именно?

В России в нынешние времена существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов, а именно государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный государственный стандарт был принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов*(2).

Информация, которую содержит в себе данный ГОСТ Р 6.30-2003, входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей, кадровых работников и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. Помните, что последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов. Приказы или распоряжения являются распорядительными документами, регулирующими работу организации с персоналом.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом или организацией. При этом надо иметь в виду, что компетенция руководителя организации, осуществляющего именно исполнительно-распорядительную деятельность, закрепляется в учредительных документах - Уставе организации или положении об обособленном подразделении. Так, к примеру, в Уставе организации может быть сказано, что руководитель имеет право издавать только приказы (по основной деятельности и по личному составу) или только распоряжения.

Если же в учредительных документах говорится о том, что руководитель издает приказы, то в этом случае основные, самые важные и наиболее принципиальные решения оформляются приказами, а решения частного характера (более мелкого значения) - распоряжениями. Поэтому в унифицированной форме "приказ (распоряжение)" нужно оставить только одно наименование, которое соответствует компетенции руководителя, закрепленное учредительными документами. В большинстве организаций таким документом, конечно же, будет приказ*(3).

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на соответствующую должность).

Приказ, как известно, является самым распространенным видом распорядительных документов. Приказ издается по самым различным вопросам, таким, как создание, ликвидация, реорганизация учреждений и их филиалов, утверждение и изменение устава, инструкций, правил, положений, по кадровым вопросам и вопросам управления и пр. С помощью приказа руководитель ставит перед своими работниками основные цели и задачи, указывает пути решения принципиально важных вопросов. Приказ является обязательным документом для всех работников данной организации (органа) или для отрасли. В исключительных случаях приказ может распространять свое действие на достаточно широкий круг организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Приказ, как и любой иной документ, не может в себе содержать сведений, противоречащих законодательству России.

Подготовкой проектов приказов в основном занимаются специалисты структурных подразделений организации, отвечающие за определенные направления деятельности: менеджеры, экономисты, финансисты, инженеры и т.п.

Работа над проектом приказа включает в себя обычно следующие основные стадии и действия:

Подготовка проекта приказа;

Согласование текста приказа с заинтересованными должностными лицами, к примеру это может быть заместитель руководителя по каким-либо вопросам, главный бухгалтер, руководитель соответствующего структурного подразделения, филиала, юрист организации и пр.;

Учет замечаний по тексту приказа;

Внесение соответствующих исправлений в текст приказа;

Представление проекта приказа на рассмотрение руководителю организации;

Рассмотрение проекта приказа руководителем организации и внесение, естественно при необходимости, замечаний и исправлений в него;

Подготовка в связи со всеми исправлениями, дополнениями и уточнениями окончательного варианта текста приказа*(4).

Оформление согласованного и рассмотренного руководителем текста приказа включает в себя:

- распечатку текста приказа на специальном бланке организации для приказов;

- визирование приказа должностными лицами, участвовавшими в его согласовании;

- подписание приказа руководителем организации;

- регистрацию приказа в специальной учетной форме секретарем (канцелярией, общим отделом и пр.);

- визирование приказа исполнителями, названными в приказе (так называемые визы ознакомления)*(5).