Удосконалення управління зовнішньоекономічною діяльністю

Для ефективного здійснення зовнішньоекономічної діяльності на рівні підприємства необхідна  адекватна умовам його роботи структура керування.

На ТОВ «Байс-Агро» основні функції в цій сфері виконує відділ зовнішньоекономічної діяльності, який перезавантажений покладеними на нього функціями, що значно погіршує його ефективність, так як експорт продукції займає не останнє місце на підприємстві, а відділ ЗЕД не завжди вчасно виконує свої обов’язки.

У майбутньому передбачається відкриття  спеціалізованого експортного відділу.

Розділ 3

Шляхи вдосконалення  управління зовнішньоекономічною діяльністю ТОВ «Байс-Агро» Уманського району Черкаської області

 

3.1. Основні  напрями розвитку системи управління  зовнішньоекономічною діяльністю  в підприємстві

 

ТОВ «Байс-Агро» сьогодні має доволі великий експортний потенціал  в сфері агропромислового комплексу, але не може його реалізувати. Це пояснюється тим, що на міжнародний ринках Україна зіткнулася з надзвичайно жорсткою конкуренцією і все це посилюється тривалою та глибокою кризою. Проте в Україні зберігаються передумови для створення конкурентоспроможної економіки та закріплення позицій на міжнародних ринках – це, передусім, багаті природні ресурси, вигідне географічне розташування, кваліфікована та відносно дешева робоча сила, високі технології, наука та доволі ефективна система освіти. 

В.І. Власов зазначає, що після набуття Україною ознак політичної та економічної незалежності необхідність організації ринкових форм збуту сільськогосподарської продукції загалом, та зернової зокрема, набули особливо актуального значення [62].

В даний час досить важливим елементом інфраструктури ринку сільськогосподарської продукції України є транспортна складова, яка забезпечує місцеві, міжрегіональні та міждержавні перевезення сільськогосподарських культур і до складу якої входить автомобільний, залізничний, морський транспорт. На останній припадає значна частина міждержавних перевезень.

Більшість об'єктів інфраструктури, які забезпечують просування сільськогосподарських культур до споживача знаходиться в приватній власності, але стратегічно важливі елементи виробничої інфраструктури, зокрема, такі як залізниця, певна частина елеваторів підпорядковуються державі. Володіння державою такими елементами інфраструктури важливо не тільки для розвитку тих чи інших продуктових ринків, а й для забезпечення продовольчої безпеки країни та вирішення її соціальних проблем.

Повноцінне функціонування ринкової інфраструктури в аграрному секторі,  неможливе без належної інформаційної підтримки його суб'єктів. Зміст інформації, якої потребують учасники ринку загалом зводиться до таких основних відомостей - урожайність сільськогосподарських культур, попит і пропозиція на цей вид продукції, обсяги перехідних запасів продукції, прогноз погодних умов, а також економічні умови функціонування ринку на мікро- і макрорівнях (ціни, тарифи на послуги, ставки по кредитах, рівень доходів населення, державна аграрна політика).

На думку В.І. Бойка, наявність загальнодоступної кон'юнктурної інформації дає можливість учасникам ринку прийняти мотивоване рішення у сфері виробництва та реалізації продукції; сприяє зменшенню коливань ринкових цін; зменшує випадки виникнення дефіциту та затоварюванню конкретного продуктового ринку, а також прояву локального монополізму. Лише потужні суб'єкти ринкових відносин дійсно спроможні прогнозувати кон'юнктуру на ринку та відповідно будувати власну управлінську й маркетингову стратегію поведінки на ринку України [22].

Важливим елементом входження України до світової економічної спільноти є прийняття відповідних правил взаємовідносин між суб'єктами ринку, зокрема, гармонізація вітчизняних стандартів якості, безпеки продукції українського виробництва з міжнародними та Європейського Союзу (врахувавши вимоги стандартів ISO тощо), удосконалення управління санітарним та фітосанітарним контролем, а також методів визначення якості зернових культур. Функція гармонізації українських стандартів з міжнародними покладена на Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики, яким було розроблено «План дій щодо досягнення повної відповідності національної системи стандартизації та технічного регулювання в Україні Угоді про технічні бар'єри в торгівлі COT на 2005-2011 роки». За даними матеріалів проекту Продовольчої і сільськогосподарської організації ООН (ФАО) «Підтримка для формулювання концепції середньотермінової і нової сільськогосподарської політики та політики щодо села в Україні» станом на липень 2006 року в Україні гармонізовано лише 52% від загальної кількості ДСТУ (Державні стандарти України) на сільськогосподарську продукцію, а на продукцію харчової промисловості - лише 29%, тоді як ступінь впровадження міжнародних та європейських стандартів в цих галузях на практиці не перевищує 30% [63].

На сучасному етапі  проблема поліпшення експортного потенціалу ТОВ «Байс-Агро» дуже актуальна. Експорт товарів та послуг може забезпечити приток в ТОВ «Байс-Агро» коштів, необхідних для розширення підприємства та покращення добробуту працівників. Але на даний момент система управління зовнішньоекономічною діяльністю в ТОВ «Байс-Агро» далека від оптимальної.  

 Одна з основних управлінських функцій, реалізованих у діяльності, підприємств,  — це функція організації системи і процесу управління, що включає в себе:

- створення організації, включаючи  вибір її організаційно-правової  форми;

- встановлення її структури;

- визначення штатної чисельності  і складу (номенклатури) посад - керівників, фахівців, технічних виконавців і їхня тарифікація по Єдиній тарифній сітці (ETC);

- регламентацію діяльності структурних  підрозділів і працівників;

- регламентацію діяльності апарату  управління;

- встановлення режиму роботи  і системи охорони;

- організацію  і оцінку праці  працівників;

- реорганізацію;

Організаційна діяльність будь-якого  підприємства виражається в розробці і затвердженні комплексу організаційно-правових документів, які містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів і працівників, їхні права, обов'язки, відповідальність і інші аспекти.

До організаційно-правових документів відносяться: статут організації, положення про організацію; положення про структурні підрозділи, органи управління; регламенти роботи апарату управління; штатний розклад, інструкції з окремих видів діяльності, посадові інструкції працівникам, правила, пам'ятки.

В ході аналізу ми виявили недоліки у  застосуванні організаційно-розпорядчих  методів управління.

Тому, щоб досягти бажаних результатів  на ТОВ «Байс-Агро» слід переглянути  та змінити або доповнити організаційно-правові  документи, враховуючи зміни у діяльності самого підприємства.  Це стосується таких документів як статут, штатний розклад, положення про структурні підрозділи, правила внутрішнього трудового розпорядку.

Порядок внесення змін і доповнень  та їхнього перегляду залежить від  виду організаційно-правових документів. Наприклад, зміни і доповнення в статут організації вносяться в міру їхнього виникнення відповідно до встановленого закону процедурою — за рішенням вищого органа управління організацією (загальних зборів акціонерів або учасників і ін.) з обов'язковим інформуванням органа, що здійснює державну реєстрацію організацій. Зміни в штатний розклад вносяться в міру необхідності наказами або розпорядженнями керівника.

Зміни в положеннях про структурні підрозділи також вносяться розпорядницькими документами керівника по мірі необхідності.

Розробляючи  організаційно-правові  документи керівництву ТОВ «Байс-Агро»  слід залучати кваліфікованих фахівців, що добре знають роботу підприємства як  в цілому, так і по окремих  напрямках.

У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку повинні пройти  процедуру узгодження (візування) із усіма зацікавленими підрозділами й особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника організації або одним із заступників, що керують відповідним напрямком діяльності організації.

Отже, розглянемо які документи  слід переглянути та які зміни  потрібно внести для підвищення ефективності діяльності даного підприємства.

Перш за все на ТОВ «Байс-Агро»  необхідно внести зміни до статуту підприємства, оскільки даний документ розроблений ще у 2003 році.

Це стосується  таких розділів як :

«Загальні положення», де потрібно точно  вказати наявність представництв  і зазначити їх місцезнаходження;

розділ «Порядок діяльності»  повинен  містити механізм відносин організації з іншими організаціями щодо фінансово-господарської діяльності;

розділ про зовнішньоекономічну  діяльність відсутній взагалі, тому його слід доповнити до статуту.

Статут оформляється на стандартному листі папера з нанесенням усіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, місце складання документа, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, оцінка про реєстрації статуту, печатка органа, що реєструє.

Іншим документом, який регулює діяльність будь-якої організації є положення.

Розрізняються положення про організацію  і положення про структурні підрозділи.

Керівництву ТОВ «Байс-Агро» необхідно  розробити як положення про організацію  так і положення про структурні підрозділи.

Текст положення про організацію повинен містити такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні задачі.

3. Функції.

4. Права й обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємини і зв'язки.

7. Контроль, перевірка і ревізія  діяльності.

8. Реорганізація і ліквідація.

Розділ «Загальні положення» повинен містити  офіційне повне і скорочене найменування організації, мету і підстави її створення з указівкою найменування, дати і номеру відповідного правового акту; також тут  вказується, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, які має печатки.

Розділ  «Основні задачі» установлює проблеми або комплекси проблем, що покликане вирішувати підприємство у своїй діяльності і які визначають характер і напрямки його діяльності.

У розділі «Функції» перелічуються дії або види робіт, що повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею задач.

Розділ «Права й обов'язки» повинен  містити перелік прав, якими наділяється  організація в особі її керівника. Право в даному випадку - це юридично узаконена можливість забороняти або вимагати виконання яких-небудь дій. Права встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації покладених на організацію функцій. У права включається право на видання розпорядницьких і нормативних документів, право давати обов'язкові вказівки підлеглим підрозділам і особам з метою виконання покладених на організацію функцій. У числі обов'язків повинні також перелічуватися дії, що організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.

У розділі «Керівництво» встановлюється ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, ким призначається і звільняється від посади керівник, сфера його компетенції.

Розділ «Контроль, перевірка і  ревізія діяльності» установлює, ким здійснюється контроль за діяльністю організації, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, їхня періодичність або терміни, порядок надання підсумкових документів.

У розділі «Реорганізація і ліквідація»  установлюється, у якому порядку  і ким здійснюється реорганізація  і ліквідація організації.

Положення про організації оформляється на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами  положення про організації є: найменування вищого органа, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, печатка.

Що стосується штатного розкладу на ТОВ «Байс-Агро», то його потрібно постійно змінювати, оскільки відбувається постійна зміна кількості одиниць по штату.

Відповідальність за підготовку штатного розкладу несе відділ кадрів. Проект штатного розкладу  повинен погоджуватися з  керівниками підрозділів, головним бухгалтером, юридичною службою, заступниками керівника організації.

Планування діяльності підприємства — найважливіша функція управління, що дозволяє зробити роботу максимально ефективною. Плануючи діяльність, підприємство досягає поставлених цілей з найменшими витратами часу, матеріальних і трудових ресурсів, найбільш доцільним і економічним шляхом.

Тому на даному підприємстві слід розробляти плани особливо щодо виготовлення продукції та розподілу витрат.

Таким чином, для підвищення ефективності діяльності ТОВ «Байс-Агро» керівництву  доцільно внести зміни у діючу  організаційно-правову документацію, розробити необхідну нову документацію, та приділяти більше уваги щодо організації роботи на підприємстві, вносити постійні зміни відповідно до змін у діяльності даного підприємства.

Як відомо, обсяги експорту ТОВ «Байс-Агро» в теперішній час обмежуються занадто вузькою номенклатурою товарів: зернові культури, насіння масляних культур. В той же час в підприємстві товарних видів продукції виробляється в кілька разів більше ніж тих найменувань, що визначають формування експортного потенціалу (таблиця 3.1.)

Таблиця 3.1

Структура товарної продукції рослинництва в 

ТОВ «Байс-Агро» Уманського району Черкаської області, тис. грн.

 

Види продукції	2004р.	2005р.	2006р.	2007р.	2008р.
Зерно	4193,7	9216,6	6206,0	6598,0	7068,0
Льон-довгунець	-	89,6	-	-	-
Соняшник	1896,6	1301,6	619,0	2645,0	432,0
Цукровий буряк	356	-	-	-	-
Соя	-	-	-	18,0	53,0
Ріпак	-	-	766,0	1341,0	3905,0
Інша продукція рослинництва	368,5	221,8	447,0	1566,0	552,0
Рослинництво, всього	6814,8	10829,60	8038,0	12168,0	12010,0

 

Основними  мотивами  розвитку зовнішньоекономічної діяльності на рівні ТОВ “ Байс- Агро“ можуть бути:

- розширення ринку збуту своєї  продукції за національні   межі  з  метою  максимізації   прибутку; 

- закупка  необхідної  сировини, комплектуючих  виробів, нових   технологій  і  техніки; 

- залучення  інжинирінгових  та  інших  послуг  для   потреб  виробництва  з  урахуванням  їх  унікальності, більш  вищої  якості, низьких  цін  в  порівнянні  з  внутрішнім  ринком;

- залучення  іноземних  інвестицій  з  метою  модернізації  виробництва; 

- зміцнення  експортного   потенціалу  і  конкурентних  позицій  на  світовому  ринку;

- участь  у  міжнародному  розподілі  праці, кооперуванні  виробництва  з  метою   успішного  розвитку  економіки.   

Основним  мотивом  здійснення  зовнішньоекономічної  діяльності  ТОВ «Байс –Агро»  є  саме  розширення  ринку  збуту  своєї  продукції  за  національні  межі .

Для успішної експортної діяльності підприємство необхідно створити спеціальний  відділ, що займався б саме експортними  операціями. Створення таких зовнішньоекономічних служб на підприємствах виправдано, якщо:

- частка експорту велика в  загальному обігу; 

- зовнішньоторговельні операції  здійснюються регулярно; 

- випускається продукція з високим  рівнем конкурентоспроможності, бажано  унікальна за своїми властивостями; 

- невисокий рівень конкуренції  на відповідному сегменті світового ринку;

- на підприємстві є необхідна  кількість фахівців із зовнішньоекономічної  діяльності.

На данному підприємстві відсутня експортна служба. Виходячи з цього  підприємство не може конкурувати на сучасному ринку, хоча рівень продукції відповідає національним і зовнішнім вимогам.

Щоб розрахувати необхідну кількість  робочих місць та забезпечення працівників  необхідними матеріалами для  виконання роботи на належному рівні, ми використаємо задачу оптимізації  параметрів управляючої системи Рис 2). Отже, перейдемо до розв’язку.

Загальну кількість задач, які  необхідно вирішувати щороку на підприємстві, знайдемо методом декомпозиції. Для цього використаємо такі ознаки поділу системи управління :

1. Вид управляємого процесу.

2. Вид виробничого підрозділу.

3. Період управління.

4. Фаза управління.

За першою ознакою система може бути поділена ( рис.3.1) на :

1. виробництво експортної продукції;

2. забезпечення експорту основними фондами;

3. забезпечення експорту трудовими ресурсами;

4. забезпечення експорту матеріальними ресурсами;

Рис.3.1 Складові  управління процесами  експорту на

ТОВ «Байс –Агро» Уманського району Черкаської області

5. забезпечення експорту фінансовими ресурсами;

6. забезпечення експорту енергетичними ресурсами

7. забезпечення експорту технічною документацією;

8. забезпечення ефективності експорту.

Схема виробничих підрозділів  ТОВ «Байс –Агро»  Уманського району Черкаської області відображена на рисунку 3.2.

Рис. 3.2. Структура виробничих підрозділів ТОВ «Байс –Агро»  Уманського району Черкаської області

 

Рис.3.3 Структура фаз управління в ТОВ «Байс –Агро» 

Уманського району Черкаської області

Розглянувши теоретичні основи організації  експортних операцій застосовувані  на ТОВ «Байс –Агро»  засоби їх здійснення був розроблений комплекс заходів щодо поліпшення організації і підвищенню ефективності експортних операцій.

Розглянемо основні з них:

- підвищення конкурентноздатності  товарів, вироблених на ТОВ «Байс –Агро»  і планованих на експорт, тому що конкуренція на світовому ринку більш тверда і споживачі пред'являють до товарів більш високі вимоги;

- диверсифікованість виробництва  з метою виведення на зовнішні  ринки нових видів сільськогосподарської  продукції; 

- підвищення кваліфікації персоналу, що приймає участь в організації експортних операцій, шляхом регулярного проведення навчання й атестацій, а також шляхом стимулювання і мотивація персоналу ;

- вибір найбільш ефективної  форми організації відділу, що  здійснює експортні операції;

- поліпшення й оптимізація процесу  пошуку контрагентів і встановлення  контактів з ними;

- залучення контрагентів для  відносин на довгостроковій основі;

- використання ефективних систем  контролю якості з метою недопущення  відмовлення покупця від чи товару зниження ціни;

- здійснення постачань вчасно  з метою забезпечення зобов'язань  по виконанню контракту; 

- розробка і реалізація комплексу  маркетингу при експорті кожного  виду продукції і при виході  на новий ринок; 

- зменшення витрат виробництва з метою зменшення собівартості сільськогосподарської продукції;

- проведення гнучкої цінової  політики, тому що при експорті  товарів підприємство змушене  орієнтуватися не тільки на  свої витрати виробництва, але  і на світові ціни;

- недопущення простроченої дебіторської заборгованості та ін.

В цілому здійснення експортних операцій в ТОВ «Байс –Агро»  є ефективним і прибутковим, але деяких недоліків в організації експортних операцій ТОВ «Байс –Агро»  можна уникнути за допомогою приведеного комплексу заходів щодо поліпшення організації і підвищенню ефективності експортних операцій.