Основные приемы работы и операции с данными в субд ms Access
При работе с Access целесообразно
щелкать на пустых полях в бланках для
вывода скрытых элементов управления
(например, раскрывающихся списков
или построителей выражений
).
После создания структуры таблицы можно выполнять ввод данных. Для этого нужно перейти в режим таблицы (Область навигации → Все объекты Access → Таблицы).
Если в процессе ввода данных выявится необходимость модификации структуры БД (добавить поля, изменить их свойства), то нужно перейти в режим конструктора и выполнить требуемые изменения. Например, добавить поле можно следующим образом: в режиме конструктора установить курсор на строку с именем поля, перед которым нужно добавить новое поле, и выполнить команду ↓ ПКМ → Вставить строки.
Сделать поле ключевым – ↓на нем
ПКМ и выбрать из контекстного меню пункт
«Ключевое поле» (Выделить поле –
Конструктор – Ключевое поле). В структуре
таблицы ключевое поле помечается
символом
.
Чтобы сделать ключевыми сразу несколько
полей, их нужно сначала выделить с
помощью клавиши Ctrl, а
затем выполнить указанную операцию.
Переход к следующей ячейке – TAB или Enter.
Выделить поле – ↓ на его заголовке;
Выделить запись – ↓ на квадратном маркере в области выделения (крайний левый столбец);
Выделить ячейку – подвести УМ к левому краю ячейки, когда УМ примет форму толстого плюса –↓.
↓ПКМ открывает контекстное меню, связанное с конкретным элементом или объектом.
Изменение ширины столбца – установите УМ на разделительной линии между заголовками столбцов. Когда указатель мыши изменит свою форму и примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его или выполните двойной щелчок мышью.
При выводе таблицы можно отобразить не все поля, а только некоторые – ↓ПКМ → Отобразить столбцы → Установить флажки у нужных полей.
Выборка и сортировка данных в таблице
Сортировка: Выделить нужный
столбец, выполнить команду Главная
→Сортировка и фильтр или ↓кнопку панели
инструментов
.
После проведения сортировки по возрастанию поля «Наименование» таблица примет вид:
Рис.1. Пример на сортировку данных. Поскольку латинские буквы в таблице кодировки ASCII имеют меньшие коды, чем русские, то товары, чьи названия начинаются с латинских букв, окажутся в списке выше. |
Выборка:
1) Выборка из имеющегося списка данных – Главная → Сортировка и фильтр → Фильтр → Изменить фильтр → [Открыть в нужном поле Список] → [Выбрать нужное значение (значения перечислены по возрастанию)] → ↓ПКМ → Применить фильтр.
2) Выборка данных по определенному критерию – Гл.меню → Сортировка и фильтр → Расширенный фильтр.
Отмена критериев сортировки и выборки – Гл.меню → Сортировка и фильтр → Удалить фильтр.
Для включения поля в фильтр нужно ↓↓ на нем в списке полей таблицы или выбрать его из раскрывающегося списка «Поле» в бланке фильтра.
Создание запроса
Создание запроса на расчет итоговых значений:
Запросы→Создать→Простой запрос→[Выбрать источник данных и нужные (только числовые) поля]→[Выбрать отчет Итоговый]→[В окне Итоги установить флажки у требуемых операций: Sum (суммирование), Avg (среднее значение), Min (минимальное значение), Max (максимальное значение), Подсчет записей (количество записей, по которым подсчитываются итоги)].
Для создания запросов предназначены мастер запросов и конструктор запросов.
Рис.2. Окно конструктора запросов.
В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса.
В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:
В строке Поле помещаются поля, использующиеся для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.
Строка Имя таблицы показывает, из какой таблицы (или запроса) выбрано данное поле.
В строке Сортировка можно выбрать тип сортировки информации, возвращаемой в запросе, по возрастанию или по убыванию.
Установка флажка Вывод на экран позволяет показать информацию в поле.
В строке Условие отбора вводятся ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием или условием отбора.
В СУБД Access нежелательно присутствие в исходных таблицах вычисляемых полей, то есть таких, значение которых зависит от значений других полей, однако можно создать вычисляемое поле в запросе.
В СУБД MS Access не существует запрос на создание данных. Существуют Запросы на изменение, которые позволяют за одну операцию вносить изменения в несколько записей. Существуют четыре типа запросов на изменение:
– запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц; можно удалять только всю запись, а не отдельные поля из нее;
– запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц;
– запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц;
– запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Таким образом, базы данных MS Access могут содержать различные объекты: таблицы для сохранения данных, формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах; запросы для поиска и извлечения только необходимых данных; отчеты для анализа и печати данных в определенном формате; макросы и модули, но основными объектами любой базы данных являются таблицы. Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных. Все остальные объекты являются производными и создаются только на основе ранее подготовленных таблиц.