Тема 1. Документування управлінської діяльності. Загальні поняття.

Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання в процесі управлінської діяльності називається – діловодством.

Діловодство – від старовинного «виробництво справ» – процес прийняття рішень на підставі документів. Задачі діловодства: забезпечення ефективного процесу управління; утворення документів; зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

Документування – запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі. (Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів).

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. (Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.) Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

Справа – сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Справочинство – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документ – це матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю. Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні. Офіційно-діловий стиль обслуговує суспільні відносини людей, служить для зв'язку органів влади з населенням, для взаємозв'язку у політичній, економічній, соціальній та культурній сферах.

Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Широке використання усталених мовних зворотів /"відповідно до", "з метою"/, певна стандартизація початків і закінчень документів.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість.

4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

5. Текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості /виробнича рада розглядає/.

7. Найхарактерніші речення – прості поширені, складні речення з сурядним і підрядним зв'язком.

Вимоги до створення документів:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.