34. Каковы основные принципы систематизации документов дела.

1. Вопросно-логический – в дело с перепиской помещается документ-запрос, а за ним документ-ответ.

2.Хронологический – в дело формируются документы одного периода по датам (год, квартал, месяц).

3.Нумерационный – используется в случае, когда в деле группируются однородные документы имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы др.).

4.Алфавитный – док-ты группируются в деле в алф-ном порядке по фамилии автора.

5.Комбинированный – включает в себя 2 и более принципа.

35. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел?

Оформление дел – комплекс работ по технической обработке, проводящийся сотрудниками соответствующих структурных подразделений с методической помощью и под контролем ведомственного архива.

Полное оформ-ие дел предусматривает:

1.подшивку или переплет дела

2.нумерацию листов в деле.

3.составление в необходимом случае внутренней описи документов дела.

4.составление заверительной надписи дела.

5.описание дела на обложке

Частичное оформление дела: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

36. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дела.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются с учетом возможности чтение текстов всех документов, дат, виз и резолюций в них. Металлические скрепления (скобы, скрепки, булавки) должны быть из дела удалены.

37. Как происходит нумерация листов дела?

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задавая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов и частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

38. Что такое лист-заверитель дела? Каковы его особенности составления и оформления?

В конце дела оформляется лист-заверитель дела: на отдельном листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью кол-во пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации и физическое состояние документов дела. Листы внутренней описи указываются в заверительной надписи после общего количество листов дела через знак «+»

Заверительная надпись разборчиво ставится составившим ее сотрудником с указанием его должности и даты оформления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надпись в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Например, если между листами под номерами 14 и 15 был обнаружен еще один лист, он нумеруется как лист 14а.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ___________листа(ов).

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ________:

пропущенные номера ___________

+ листов внутренней описи __________

(цифрами и прописью)

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2

Наим-ние должности

лица, составившего

заверительную

надпись Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000