6. Охарактеризуйте ф-и секретаря по бездокументному обслуживанию работы руководителя и организации.

*организ раб. места секретаря и рук-ля

*прием посетителей

*ведение телефонных переговоров

*подготовка и организация проведения совещаний и заседаний

*подготовка командировки рук-ля

*планирование раб. времени секретаря и рук-ля

*обслуживание средств оргтехники

*закупка канц-ких принадл, конвертов и выполнение др. технич-х ф-й

Деловые контакты секретаря:

Секретарь -> руководитель

Секретарь -> сотрудники

Секре-рь для рук-ля явл. помощником. По указанию рук-ля секретарь оформ. док-ты, печатает тексты докладов и др. материалы, вызывает сотрудников по внутренней связи или лично, передает поручения исполнителя, принимает информацию от посетителей, сотрудников по телефону во время отсутствия руководителя с последующим докладом.

Для сотрудников секретарь явл. посредником между ними и руководителем. Секретарь принимает на подпись док-ты, передает и получает информацию от различных источников, передает корресп-ию, контролирует исполнение поручений и док-ов.

Секретарь не должен явл. источником сплетен и интриг, не должен выдавать информацию конфиденциального хар-ра и сведения, кот. могут нанести ущерб фирме.

Секретарь должен создавать доброжелательную и благоприятную атмосферу в коллективе.

7. Основные правила приема посетителей.

• Увидев посетителя отложить все дела и поприветствовать вошедшего (Добрый день, чем могу быть полезна). Важно помнить, что ни один посетителя не должен оставаться без внимания секретаря.

• Узнать вопрос по кот. пришел посетитель.

• Определить сможет ли справиться с этим вопросом кто-то из заместителей руководителя или др. сотрудников и направить посетителя к нему.

• Доложить руководителю о посетителе по внутреннему телефону или войдя к нему в кабинет.

• Если посетитель представился визитной карточкой, секретарь с благодарностью принимает ее, данные заносит в ПК или картотеку, а визитную карточку помещает в отдельный ящик. Возвращать визитную карточку посетителю нельзя – это не принято, или означает отказ к беседе или знакомству.

• Если руководителя нет на месте секретарь предлагает посетителю решение вопроса с зам-ем руководителя. Или записать его на прием или назвать точное время когда будет руководитель. Те же действия выполняет секретарь когда руководитель занят и не может принять посетителя.

• В случает какой-либо задержки можно предложить посетителю почитать газеты, журналы, т.е. быть радушной и гостеприимной.

• Нельзя оставлять на рабочем столе документы доступные посетителям и нельзя оставлять включенный ПК с повернутым монитором.

• Иметь под рукой список лиц, к кот. можно обратиться в случает обострения ситуации с посетителем.

• Прием посетителей и его предварительная запись на прием можно вести в спец. журнале.

№	Ф.И.О. посетителя	Место работы или место жительства	Дата и время приема	Вопрос по кот. пришел посетитель	Тел посетит	Решение по вопросу	Примечание
1	Иванова Татьяна Петровна	Учащаяся БГК связи	05.04.2010 15.20	О заключ. дог-ра на прохожд. практики по спец-ти секретарь.	26-23-45	Заключ. договор от 05.04.2010	Рук-ль практики нач. отдела кадров И.В.Жук

Такая форма журнала может вестись и при предварительной записи на прием к руководителю. При этом в него вносят следующ. сведения: Ф.И.О.; должность; место работы; с кем из сотрудников назначена встреча; на какое время и по какому вопросу. По окончанию приема журнал заполняется секретарем или работником деятельности организации графы журнала могут быть различными.

8. Охарактеризуйте прием сотрудников своей организации.

1.хорошо знать структуру организации, иметь представление о ее деятельности, знать распределения обязанностей и вопросов между работниками.

2.установить и довести до сведения всех сотрудников организации, время приема по текущим вопросам.

3.хорошо знать тех сотрудников, кот. имеют доступ к руководителю в любое время (заместители, гл. бухгалтер, начальников отделов)

9. Охарактеризуйте прием сотрудников других организаций по текущим вопросам.

1.соглосовать время приема, чтобы оно было удобно, как для посетителя, так и для руководителя, если осуществляется предварительная запись на прием.

2.доложить о посетителе руководителю и проводить его в кабинет руководителя.

3. если руководителя нет на месте, организовать прием этого посетителя другим компетентным работникам.

10. Охарактеризуйте прием командированных работников.

1.выяснить согласовано ли это посещение заранее.

2.выяснить вопрос по кот. приехал посетитель.

3.отметить командировочное удостоверение.

4.выяснить обеспечен ли командированный гостиницей, если нет то помочь в решении этого вопроса.

11. Охарактеризуйте прием по личным вопросам.

1.принимать телефонные звонки и других посетителей, перенаправлять их к заместителям руководителя.

2.не пропускать в кабинет руководителя сотрудников не имеющих отношения к приему

3.вызывать других работников по просьбе руководителя.

4.по окончанию приема записать посетителя в журнал «учет посетителей по личным вопросам».

12. Охарактеризуйте прием делегаций.

1.поговорить с руководителем о назначении ответственных лиц, за прием делегации

2.позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

3.по просьбе руководителя подать чай или кофе членам делегации.

13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.

Основная задача секретаря при ведении телефонных переговоров – это фильтрация вызова, т.е. освободить руководителя от звонков ему не адресованных и перенаправить их к компетентным работникам.

При ведении телефонных переговоров секретарь должен соблюдать следующие принципы:

1.краткость – разговаривать только по существу и не использовать служебный телефон в личных целях на долгое время.

2.вежливость – использовать в разговоре вежливые слова и формулировки.

3.доброжелательность – готовность оказать помощь любому позвонившему по любому вопросу.