30. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел.

Ежегодно НД уточняется, переписывается и утверждается руководителем организации. НД, как правило составляется в 4-х экз. Один – в дело, один – в гос. архив, один – рабочий вариант, один – в дело экспортной комиссии.

НД представляет собой таблицу в первой графе проставляется индекс дела. Он состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела (01-05). Во вторую графу вносят заголовки дел. Третья графа заполняется в конце календарного года, в ней указывается количество дел заведенных в течении года. В четвертой графе проставляется срок хранения дел на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения. Пятая графа служит для различных отметок: копийность, передача дел в другие организации, утрата дел и др.

31. Правила сост. Заголовков дел.

Заголовки дел в НД располагаются в определенной последовательности. Сначала располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет хранения, затем временного до 10 лет включительно хранения. Сначала включаются дела с организационными документами, затем с распорядительными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данной организации, бухгалтерские документы, договоры, планы, отчеты, акты и переписка.

Заголовки должны указывать на содержание документов находящихся там. Нельзя использовать неконкретные формулировки типа : разна переписка, входящие документы, разные материалы.

НД в номенклатуре должна совпадать с их заголовками на обложке. В конце года оформляются итоговые записи в номенклатуре. Здесь указываются количество заведенных дел с постоянными, временными свыше 10 лет и временными до 10 лет сроками хранения, а также количество переходящих дел.

32. Каковы основные правила формирования дел.

ФД – группировка исполненных документов в дело, в соответствии с НД и их систематизация внутри него.

1.В дела помещаются только те документы, кот. по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

2.В дело помещаются только исполненные документы.

3Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнит-ми материалами по решению данного вопр

4.Док-ты постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела.

5В дело помещается только 1 экз. документа.

6.В деле должно быть сформировано е более 250 листов. Допустимая толщина дела 30-40 мм.

7.В дело включаются документы только одного ДП-го (календарного) года.

8.Проекты документов формируются в самостоятельные дела, отдельно от их подлинников.

9.Докты должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами СТБ 6.38-2004

33. Каковы основные признаки формирования дел.

1. Номинальный - в дело включают документы одного вида, например «Акты списания материальных ценностей», «Протоколы производственных совещаний».

2. Предметно-вопросный – в дело помещают документы одного содержания, например «Документы об изменении цен» (справки, ведомости и др.)

3. Авторский – в дело включают документы одного автора, например «Протокол заседаний бухгалтерии».

4. Хронологические – в деле формируются документы за определенный период, например «Планы капитальных вложений за 2007 г (январь)».

5. Корреспондентский – в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами, например «Переписка с ОАО»Салют» о поставке продукции».

6. Географический – в одном деле формируют документы корреспондентов связанных с определенной территорией, например «Договоры о финансовых вложениях в местную промышленность Минской области».

7. Смешанный – включает в сбя 2 и более признака, например «переписка с филиалом г. Бобруйска об изменении цен»