20. Документопотоки организации.

Вся документация организации делиться на 3 документопотока:

1. Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие от других организаций по различным каналам связи.

2. Исходящие документы – это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы.

3. Внутренние документы – это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности организации для решения поставленных задач.

21.Правила приема и обработки входящей корреспонденции?

1. Прием документов. Передача писем с пометкой «Лично».

2. Вскрытие конвертов и проверка целостности вложений.

3. Сортировка на регистрируемые и не регистрируемые.

4. Постановка отметки о поступлении на док-те (штамп вх. док-ов).

5. Регистрация. Передача док-ов в структурные подразделения исполнит.

6. Регистрация.

7. Передача и доставка док-ов рук-лю.

8. Оформление резолюции.

9. Внесение сведений резолюции в журнал или карточку регистрации.

10. Передача док-ов исполнителям.

11. Контроль за исполнением док-ов.

12. Исполнение документов.

13. Подшивка документов в дела.

22.Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?

1. Разработка проекта исх-го док-та.

2. Проверка прав-ти оформ док-та.

3. Согласование содержания проекта документа и его корректировка.

4. Проверка правильности и подписание док-та рук-ем.

5. Тиражирование и регистр-ия док-та.

6. Простановка индекса документа.

7. Проверка правильности адресования док-та.

8. Упаковка и отправка док-а адресату.

9. Подшивка второго экз. док-та в дело.

Исходящие документы составляются не менее чем в двух экземплярах. Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.

23. Правила обработки вх. коресспонденции?

1. Прием док-ов и проверка правильности доставки. Передача писем с пометкой «Лично».

2. Вскрытие конвертов и рповерка целостности вложений.

3. Предварительное рассмотрение (сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые).

4. Простановка отметки о постпуплении на док-те (штампа вх. документов).

5. Регистрация. Передача док-ов в структруные подразделения исполнителям.

6. Регистрация.

7. Передача и доставка документов руководителю.

8. Рассмотрение док-ов руководителем (резолюция).

9. Внесение сведений из резолюции в журнал или в карточку регистрации.

10. Передача док-ов исполнителям.

11. Контроль за исполнением док-ов.

12. Исполнение док-ов.

13. Подшивка док-ов в дела.

24.Как происходит регистрация док-ов? Каковы основные принципы регистрации?

Регистрация документов – это фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи сведений о них в регистрационных формах.

Основной принцип регистрации – однократность, т.е. регистрируется документ один раз и в одном месте.

Входящие документы регистрируют в день поступления, а исходящие и внутренние – в день подписания.

25. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс.

Индексация док-ов – это проставление порядковых номеров арабскими цифрами и других условных обозначений указывающих место составления и хранения документов.

Как правило, индекс входящих, исходящих и внутренних документов сложный и состоит из нескольких частей.

Например: 05-29/145, где 05 – индекс структурного подразделения, 29 – номер дела по номенклатуре, 145 – порядковый номер док-та при регистр.