17. Как происходит планирование рабочего времени руководителя?

Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого исп-ся ведение специальных ежедневников рук-ля и секретаря.

Рабочий ритм задает рук-ль. Планы рук-ля явл. рабочим планом секретаря. Ничего не должно быть забыто, все должно быть выполнено, кроме этого должен быть определенный резерв рабочего времени, для решения неожиданно возникших проблем, ведение телефонных переговоров, прием посетителей и т.д.

При составлении плана следует начинать с заранее известных, повторяющихся мероприятий.

Получение почты – утром, отправка корреспонденции – во второй половине дня (около 16.00).

8.30-8.45 разговор с руководителем о делах запланированных на день.

9.30-10.15 прием и разборка почты.

10.15-10.45 передать почту, выслушать и записать указания по обработке поступившей информации.

10.45-11.15 передать почту и указания рук-ля сотрудникам.

16.00-16.05 передать док-ты на подпись рук-лю.

17.00-17.20 подготовить исх почту к отпр.

место, выкл. из сети технические ср-ва, попрощаться с руководителем.

18. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещаний.

Совещание – это такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обслуживания и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Виды совещаний:

1. Конференция – собрание, совещание представителей правительства, общественных, научных и других организаций для обсуждения и решения каких-либо вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в чисто информационных целях.

2. Симпозиум – совещание, чаще международное, по какому-либо специальному, главным образом, научному вопросу.

3. Собрание – заседание членов какой-либо организации для обсуждения чего-либо или принятия решения.

4. Заседание – собрание, совещание членов какой-либо организации для коллективного обсуждения вопросов.

19. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения) или передачи на архивное хранение либо отправки.

Требования к орган документооборота:

1. оперативность прохождения документов (быстрота).

2. соблюдение одного порядка прохождения и обработки документов.

3. исключение лишних и ненужных действий с документами.

Прохождение и обработка документов должна осуществляться на основании схемы прохождения документов, которые разрабатываются службой ДОУ и утвержд-я рук-ем организации.

Организация документооборота может происходить с применением автоматизированной системы регистрации документов.

В зависимости от организации док-ов можно выделить 3 документооборота:

1. вх. док-ты – поступают в организ-ию.

Д/о: поступление – обработка и регистрация – исполнение – подшивка в дело.

2. исх док-ты – отправл из организации.

Д/о: создание – обработка и регистрация – отправка – подшивка 2-го экземпляра в дело.

3. внутренние документы – создаются в организации для решения своих вопросов и не выходят за ее пределы.

Д/о: создание – обработка и регистрация – исполнение – подшивка в дело.