14. Охарактеризуйте правила ведения телефонных переговоров, когда звонят секретарю.

1. перед тем, как поднять трубку рекомендуется улыбнуться, чтобы голос звучал добрее и приветливей. Желательно трубку снять до четвертого звонка.

2. назвать орг-ию, представишься, сделать паузу, чтобы абонент мог поздоровался и представиться. («ОАО Продтовары», приемная генерального директора, добрый день. Колледж связи, приемная).

3. выяснить вопрос по которому звонят, если нужна помощь спросить: чем я могу вам помочь, какой вопрос вы хотели бы решить, по какому вопросу вы звоните, представьтесь, пожалуйста.

4. определить, кто решает или кто может решить данный вопрос и перенаправить звонок этому работнику.

5. если звонок адресован руководителю, секретарь докладывает ему о звонке и соответствующим образом соединять абонента с руководителем.

6. если звонок направляется другому работнику, секретарь четко называется рабочий телефон ФИО работника и его должность.

7. если секретарю необходимо время для поиска информации, необходимо назвать точное время, которое понадобиться. Не надо говорить подождите секунду, т.к. эта фраза не определяет точное время для поиска информаций, нужно сказать для поиска этой информации мне понадобиться 15 мин, пожалуйста, перезвоните.

8. если руководителя нет, все вопросы решает его заместитель, а абоненту нужно сказать, где руководитель и когда он будет.

9. в отсутствии руководителя секретарь записывает информацию о звонящих с последующим докладом руководителю. Для этого можно использовать специальные бланки.

15. Охарактеризуйте правила ведения телефонных переговоров, когда звонит секретарь.

1. перед разговором необходимо подготовиться: выяснить ФИО, должность абонента, чтобы не исказить их.

2. получив ответ нужно поздороваться и представиться, назвать фамилию нужного вам сотрудника или его должность, цель своего звонка.

3. при передаче телефонограммы после представления говорят: «Примите телефонограмму», затем нужно дать собеседнику время подготовиться к записи. Текст телефонограммы диктует четко, обязательно повторяя имена, цифры, телефонограмма считается переданной после его повторного чтения.

4. по окончанию беседы нужно поблагодарить собеседника за информацию и попрощаться.

16. Как происходит подготовка командировки руководителя.

Командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой город для выполнения служебного задания.

Подготовка командировки рук-ля явл. обязательной ф-ей секретаря. При этом секретарь готовит следующие док-ты:

1.приказ о командировании

2.вып-ает командировочное удост-ние.

3.печатает тексты докладов и другие материалы по указанию руководителя.

4.программа командировки.

В ней указываются проводимые мероприятия, место проведения, дота, также указываются ФИО деловых партнеров, их контактные телефоны. Программа составляется в нескольких экземплярах, один отдается руководителю, второй ост-я у секретаря, что бы она могла знать о планах руководителя и при необходимости с ним связываться, еще один экз. может быть у зам. рук-ля.

Дополнительно секретарь готовит для рук-ля канцелярские принадлежности, блокноты, ежедневника, сувениры, а также заказывает номер в гостинице, проездные билеты, уточняет маршрут движения.

Во время отсутствия руководителя секретарь занимается своими обычными делами, принимает посетителей, отвечает на телефонные звонки, обр-ет корреспонденцию, перенаправляет все вопросы к зам. руководителя, записывает информ. для рук-ля с последующим докладом. В это время больше внимания можно уделить оформлению и формированию дела, навести порядок в рабочем столе.

По возвращению рук-ля из командировки секретарь докладывает ему о поступившей информации, вместе они смотрят материала командировки, определ. их полезность для фирмы, раздают их должностным лицам или подшивают в дело.

В обязанности секретаря также может входить помощь руководителя в отчете о командировке.