1. пер-ды развития ДП и секр-кой службы.

Делопроизводство – это процесс документирования и организации работы с док-ми.

На тер. Беларуси термин ДП появился в конце 18 начале 19 века в связи с введением русского языка в государственный органы управления. В белорусском языке понятию ДП соответствует термин «справоводство».

Первоначально этот термин означал «дело производить», т.е. решать вопросы. А слово «дело» означало собрание док-ов по определенному вопросу.

Впервые слово «дело» зафиксировано в док-ах в 1584г.

В лит-ре выделяют три периода развития ДП и секретарской службы:

*приказное ДП

*коллежское ДП

*исполнительное (министерское) ДП.

Приказное ДП возникло в конце 15века, когда появились первые приказы и приказные избы – это органы гос управления. В это время документы подклеивались в столбцы, длиной до 80м. и наматывались на палочки, а при чтении ленты волочились. Док-ты наз. «волокита». Это название актуально и сегодня, т.к. волокитой мы называет слишком долгое решение вопроса.

Док-ты этого периода:

-царские указы

-царские грамоты

-приговоры

-челобитные

Коллежское ДП сменило приказное, когда было создано 12 коллегий, каждое из кот. занималось определенной сферой правления.

По указу Петра1 1721г. Была образована школа для обучения секретарей их дела.

27 февраля 1720г. Петр1 издал док-т, кот. закреплялось образование самостоятельного структурного подразделения, ответственного за ДП – канцелярия. Работник канцелярии – секретарь. Он был ответственным за организацию ДП, готовил дела к слушанию, докладывал о них, вел справочную работу по док-ам, контролировал исполнение док-ов, хранил печать. Также появился термин архив.

Исполнительное ДП образовалось 1802г., когда появились министерства. Оно хар-ся изданием законодательных док-ов и актов. В первой половине 19века были установлены формы написания новых док-ов. Появились письмовники – это сборники образцов док-ов. Появились бланки. Бланком наз. чистый лист бумаги, на кот. наносили постоянные реквизиты и отвадилось место, для переменной информации.

2. Должностные обяз-ти секретаря?

Секретарь должен знать:

1. нормативные документы, положения, инструкции о ведении ДП

2. структуру организации

3. правила орфографии и пунктуации

4. правила оформления документов

5. правила эксплуатации ср-в оргт-ки

6. правила делового общения

7. основы законодательства о труде

8. правила внут-го труд-го распорядка

9. правила и требования по охране труда и пожарной безопасности

10. правила личной гигиены.

Секретарь:

-выполняет технические ф-и по обеспечению и обслуживанию работы рук-ля и орг-ции (закупка канцелярских принадлеж-ей, обслуж-е оргтехники )

- организует телефонные переговоры

- принимает посетителей

-собирает информ. для рук-ля от сотрудников и др. посетит. во время его отсутствия с последующим докладом

-передают указания рук-ля к сотруд-ам

-оформ. док-ты и др. материалы по указ-ю рук-ля и сотруд-ов

- осуществляет работу по подготовке и проведению совещаний и заседаний

-принимает и обраб-ет корресп. (вх., исх., внутр.)

-формирует дела, обеспечивает их сохранность и передачу на архивное хранение

-принимает док-ты на подпись рук-ля

-орг-ет подготовку командировки рук-ля и др. сотрудников

-планирует свой раб. день и раб. день рук-ля.

3.Деловые кач-ва секретаря

Профессиональное мастерство – владение слепым десятипальцевым методом письма, знание ПК, правила пользования оргтехникой.

Осведомленность – знать стр-ру орг-ии, ф-и раб-ов, направление деятельность фирмы, ее достижения, пути развития ее проблемы.

Организованность – умение орг-ть свое раб. место, раб. место рук-ля, свою работу.

Пунктуальность – своевременное и точное исполнение поручений и док-ов, не опаздывать на работу и на деловые встречи.

Инициативность – умение принимать самостоят. решения не дожидаясь ук-й рук-ля и помощи др. работников в рамках своей компетентности.

Ответственность - умение нести ответственность за выполнение задач, возложенных руководителем.

Дипломатичность – умение проявлять тактичность и осторожность и не разглашать сведения конфиденциального хар-ра, т.е. уметь хранить служебные тайны.

Преданность фирме, любовь к работе.

4.Личные кач-ва секретаря

Внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде.

Вежливость – исполь-нии при деловом общении вежливых слов и формулировок.

Доброжелательность – готовность оказать помощь в любой сложившейся ситуации, создание психологического комфорта в офисе.

Аккуратность – при орг-ции рабочего места, при работе с документами

Интеллигентность – умение тактично и вежливо вести беседу, не показывая плохого настроения и скрывая негативные эмоции.

Хорошая память – не только способность запоминать информ, но и умение пользоваться раб. блокнотами и ежедневниками для ее записи.

Коммуникабельность – умение легко устанавливать контакты с разными по хар-ру людьми.

Способность к самообразованию – не останавливаться на достигнутом, постоянно повышать уровень своей квалификации и профессионализме.

5. Рабочее место секретаря

Рабочее место секретаря наз. приемная. Ее можно разделить на три зоны: основная (рабочая) зона, зона приема посетителей, вспомогательная зона.

Основанная зона – раб. место секр-ря. Здесь нах: стол с приставками, стул и ср-ва оргтехники. На столе расположен ПК, принтер, сканер и др. доп-ые уст-ва ПК; а также телефон, факс для внешней и внутренней связи, органайзер с канц-ми принадлежностями, папки для док-ов, журнал регистрации док-ов. Ящики стола должны легко и бесшумно выдвигаться. Здесь могут находиться конверты, бумага, орфографические словари, словарь иностранных языков, блокноты, ежедневники, журналы регистрации и др. предметы необходимые секретарю для работы. Запрещается хранить в ящиках стола предметы одежды, обувь, еду, косметику, предметы личной гигиены.

Раб. место секретаря должно быть расположено так, чтобы свет падал слева или прямо. Необходимо также обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения ПК должен стоять на столе задней стенкой к посетителям, чтобы избежать утечки информации и сохранить конфиденциальность док-ов.

Зона приема посетителей – место приема где посетители ожидают своей очереди на прием к руководителю. Она должно быть чистым, уютным и привлекательным. Здесь находятся: небольшой столик, стулья или кресла или диваны. На столе размещаются буклеты фирмы. В этом месте на стене можно повесить «немую справку» - это стенд с информацией об организации о часах приема руководителей, об указываемых услугах, о деятельности фирмы.

Вспомогательная зона – место приема где наход. шкафы для док-ов, платиновые шкафы для одежды. Здесь можно хранить чайный сервиз, печенье, чай, кофе, посуду. В этом месте можно расположить такие ср-ва оргтехники, как копир-ный аппарат, бумагоунич-ль. Озеленение приемной осуществляется декоративными цветами. Они подбираются с учетом размера помещения, освещенности, влажности, температуры. Это могут быть: фикусы, драцены.Художественно-декоративные ф-и выполняют картины, сувениры, статуэтки, символика РБ.

Важно помнить, что приемная – это визитная карточка фирмы. Поэтому рабочее место секретаря должно быть чистым и аккуратным. Для приема пищи должно быть отведено спец. место – комната отдыха, комната-кухня. Если такого места нет, секретарь обедает на рабочем месте, для этого необходимо освободить стол от док-ов, а после каждого приема пищи убрать за собой и обязательно проветрить помещение.