Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

По данному объекту аудиторская проверка проводится по трем основным направлениям:

1. Наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг).

2. Правильность оплаты или получения сумм за полученные или отгруженные материальные ценности.

3. Полнота оприходования и списания полученных ценностей.

Начиная аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, целесообразно провести инвентаризацию (взаимную сверку) с дебиторами и кредиторами. Взаимная сверка производится путем запроса о состоянии расчетов. К запросу должна быть приложена выписка-расшифровка задолженности, числящейся на аудируемом предприятии.

Запросы- подтверждения используются если:

а) на счетах числятся крупные суммы

б) предъявленные поставщиками и покупателями счета являются спорными. В запрос могут включаться данные об остатках на счетах, или счета-фактуры, если остатки в них значительны. Такой запрос-подтверждение отсылают поставщику в двух экземплярах, один из которых возвращается аудитору.

Важным моментом аудита, позволяющим, в совокупности с результатами аудита учредительных документов и учетной политики предприятия, определиться с объемом предстоящей проверки по конкретному объекту, является выявление состояния внутреннего контроля и учета.

Применительно к рассматриваемому в данном разделе объекту аудита контрольный лист для оценки состояния внутреннего учета и контроля представлен в нижеследующей таблице.

Таблица 1

Контрольный лист проверки и учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

	ОТВЕТЫ			ПРИМЕЧАНИЕ
ВОПРОСЫ	да	нет	нет ответа
1	2	3	4	5
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ
1. Производятся ли сверки расчетов с поставщиками?
2. Проводятся ли сверки ежеквартально?
3. Проводятся ли на конец года?
4. Охватываются ли сверкой все поставщики?

Продолжение таблицы 1

1	2	3	4	5
5. Принимает ли участие бухгалтер в составлении акта на выявление расхождений между фактически приходуемыми ТМЦ и значащимися в счетах поставщиков?
РЕАЛЬНОСТЬ
6. Регистрируются ли счета-фактуры в отдельном журнале?
7. Полностью ли доставляются ТМЦ на предприятие т.е. нет ли случаев недостач, расхождений?
8. Своевременно ли предъявляются претензии поставщикам?
9. Всегда ли удовлетворяются предъявленные претензии?
10. Оформляются ли документально возврат ТМЦ, несоответствующих качеству?
ПОЛНОТА
11.Все ли поступившие ценности хранятся на складе?
12.Кроме центрального склада имеются ли другие места хранения
13.При приемки груза, прибыв­шего по Ж/Д, осуществляется ли его перерасчет, взвешивание, обмер, при поступлении на склад?
РАЗРЕШЕНИЕ
14.Имеются ли на все поставки договора- заказа?
15.Осуществляется ли завоз ТМЦ по письмам предприятия?
16.Разработана ли (по Д, К счета 60) наиболее характерная корреспонденция счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия
УЧЕТ
17.Поступают ли в бухгалтерию документы поставщиков на оприходование МОЛ ТМЦ в соответствии с графиком документооборота
18.Систематически ли производятся записи в регистры бухгалтерского учета?
19.Осуществляет ли бухгалтер пересчет сумм указанных в счетах?
20.Сверяет ли бухгалтер цены указанные в счетах с договорными

Обработка документов должна производиться систематически, кроме того обязателен контроль за своевременностью оплаты поставщикам и достоверностью кредиторской задолженности

По результатам тестирования необходимо сделать выводы по состоянию организации внутреннего контроля за операциями по расчетам с поставщиками и состоянием учета, а также выявить те участки, которые не подвергаются контролю или мало контролировались бухгалтерией.

Для проведения проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками можно использовать такие приемы, как пересчет, сопоставление, прослеживание, сканирование, документальная проверка, подтверждение.

В процессе проведения проверки по первому разделу программы необходимо не только проверить наличие подтверждающих документов на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), но и правильность их оформления.

Таблица 2

Программа проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками

№ пп	Содержание	Источник информации	Приемы проверки
1.	Наличие подтверждаю­щих документов на приобретение ТМЦ	Договора, письма, счета-фактуры и приходные документы	Прослеживание, Подтверждение
2.	Проверка своевремен­ности предъявляемых претензий по качеству и количеству товаров	Акты о расхождении количества и качества полученных ТМЦ	Прослеживание,
3.	Проверка правильности изъятия поставщиками НДС	Счета-фактуры, инструкции по НДС	Пересчет
4.	Соответствие занесения данных счетов постав­щи­ков в учетные регистры	Счета-фактуры, регистры бухучета	Прослеживание
5.	Проверка реальности дебиторской и креди­торс­кой задолженности	Регистры бухгалтерс­кого учета, ответы на запросы поставщикам	Сканирование и подтверждение
6.	Проверка реальности списания дебиторской задолженности за счет сомнительных долгов	Аналитические данные по счету 60, 63	Сканирование
7.	Проверка полноты оп­ри­ходования матери­альных ценностей ма­тери­ально-ответст­венными лицами	Счета, приходные акты, накладные, данные складского учета	Выборочная проверка, сопоставления
8.	Проверка правильности составленных корреспонденций счетов	Регистры бухучета, счета, платежные поручения	Сканирование, Прослеживание

Покупка товаров, сырья, материалов, получение электро-энергии, тепла, услуг, работ от поставщиков осуществляются на основе договоров, заказов, писем- заявок. Поэтому одним из важных этапов аудита является проверка выполнения договоров, заказов.

В дополнение к вышеизложенному необходимо также проверить правильность установления цен на материальные ценности, соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки, тарифам и т.д.

При оприходовании ТМЦ могут быть выявлены расхождения по количеству или качеству с указанными в документах поставщика.

В этом случае необходимо составить акт о выявленной недостаче и предъявить поставщику претензию.

К ней должны быть приложены следующие документы:

- копии сопроводительных документов или сличительной ведомости фактического наличия продукции с данными, указанными в документах поставщика;

- квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если она производилась;

- акт о выявленной недостаче продукции;

- другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи.

Если предприятием предъявлялись претензии, проанализировать хотя бы одну: нет ли случаев предъявления претензий с истечением срока исковой давности, доказательны ли предъявленные претензии ( на основании копий документов, прилагаемых к ним).

При проверке расчетов с подрядчиками необходимо проверить:

- обеспечены ли объекты источниками финансирования;

- имеется ли проектно-сметная документация;

- нет ли приписок по объемам работ.

Если при поступлении материалов от поставщика установлена их недостача то необходимо определить ее фактическую себестоимость и отразить на счетах бухгалтерского учета.

Порядок определения суммы недостач при поступлении материальных ценностей от поставщиков может быть представлен следующим образом:

Таблица 3

Порядок определения суммы недостачи при поступлении ТМЦ (условный пример)

Показатели	Стоимость материалов и тарифы тыс.руб.	НДС 20%	Сумма счета тыс.руб.
Предъявлен счет для опла­ты: стоимость материалов	40000	8000	48000
ж.д. тариф, подлежащий возмещению	60000	1200	7200
ИТОГО:	46000	92000	55200
Выявлена при приемке груза: - недостача материалов	4500	900	5400
приходящийся на недостачу ж.д. тариф	675	135	810
ИТОГО:	5175	1035	6210 (Д 76)
Подлежит оприходованию	40825(Д 10)	8165(Д 19)

Сумма фактической недостачи складывается из стоимости недостающей части материальных ценностей по покупным ценам и части подлежащего возмещению тарифа по их доставке (железнодорожный, автомобильный)

Для исчисления общей суммы недостачи необходимо:

а) Определить процентное отношение суммы ж/д тарифа (6000) к стоимости материалов по продажным ценам без НДС. Оно составит 15 % (6000; 40000* 100 %)

в) Определить суммы недостачи с учетом НДС = 6210 т.р. (4500+675)*1,2)

Когда груз поступил после оплаты расчетного документа поставщика, то будут сделаны записи (т.р.)

Д 10 40825

Д 19-3 8165

Д 76 6210

К 60 55200

Если к моменту поступления груза предприятие не оплатило расчетный документ поставщика, то этот груз следует оприходовать по фактической поставке (без отражения на счет 76): Д 10 40825; Д 19-3 8165; К 60 48990

В процессе проведения проверки полноты оприходования ТМЦ, полученных от поставщика необходимо охарактеризовать соответствие (не соответствие) записей в регистрах бухгалтерского учета с документами поставщика.

Для оценки правильности ведения аналитического и синтетического учета по счету “60” следует сопоставить данные о количестве ТМЦ и их стоимости по платежным документам с данными документов на их оприходование (счет-фактур, товаро-транспортных накладных) и показателями аналитического учета расчетов с поставщиками, книгами складского учета, отчетов движения продуктов и материалов.

Результаты проверки полноты оприходования материальных ценностей складами и другими местами хранения целесообразно отразить в таблице.

Таблица 4

Проверка полноты оприходования товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков

№пп	Дата	№ счета фактуры	Наимен. постав-щика	МЦ, услуги	Числится по счету	Факт. оприхо-дование	Откл	Ж-О	Гл. книга	Первич. Документация
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	1.06.03	б/н	ЖБИ-1	за выпол. работы	36000	36000	36000	36000	36000	36000
	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

При проведении аудита правильности изъятия поставщиками НДС проводим выборочную проверку: делаем свой расчет и сверяем суммы НДС, фактически уплаченные поставщиками материальных ресурсов, стоимость которых относится на издержки производства, полностью принимаются в зачет по этим налогам (Д 68 К 19) в бюджет.

Если материальные ресурсы отпущены в производство на изготовление льготируемой продукции, освобожденной от уплаты НДС в бюджет, то приходящиеся на израсходованные материалы суммы НДС (на приобретенные материальные ресурсы) учтенные на субсчете 19-3, подлежат включению в издержки производства (Д 20,23, 25, 26, 97) непосредственно с К 19-3 или путем восстановительной записи с К 68 в зависимости от конкретной, сложившейся на предприятии ситуации в части фактической оплаты счетов за материалы и, следовательно, фактического зачета НДС, уплаченного за материальные ресурсы.

Рассмотрим один из возможных вариантов определения сумм НДС, приходящихся на материалы, использованные предприятием для непроизводственных целей на условном примере.

В апреле всего списано материалов по фактической себестоимости на 206190 т.р., в т.ч. на непроизводственные цели 14220 т.р.

Таблица 5

Исходные данные для расчета

Показатели	Сальдо на 1.04 по неоплаченным расчетным документам (сч.60)	Акцептованные расчетные документы	Оплачены расчетные документы
Покупная стоимость материалов	20000	198000	218000
НДС	4000	39600	43600

Сумма подлежащего зачету НДС = 43.600 согласно Налогового кодекса часть 2, глава 21 должна была сделана запись Д 68 К 19 43600. Если бы все материалы (206190 т.р.) использовались для производственных целей, то этой записью и ограничиваются.

Но согласно Налогового кодекса часть 2, глава 21, НДС приходящийся на материалы, использованные на непроизводственные цели (НДС 13220 т.р.) подлежит списанию за счет соответствующих источников финансирования в зависимости от характера расходов.

Поэтому сумма НДС = 43 600 должна быть скорректирована в сторону уменьшения.

1) определяем долю НДС в составе себестоимости всех списанных материалов (43 600 : 206190) * 100 = 21,15%

2) рассчитываем сумму НДС, приходящуюся на материалы, израсходованные на непроизводственные цели 14220 * 0,2115 = 3008 (т. р.)

В Налоговом кодексе часть 2, глава 21 предлагается на эту сумму сделать восстановительную запись по К 68 (Д 29,86,91 К 68)

И целесообразно в учете вместо двух записей ограничиться одной

Д 68 40 592 т. р.

Д 29,86,91........3008 т. р.

К 19-3 43 600 т. р.

По льготируемой продукции расчет аналогичен.

Примерный перечень случаев расходования (списания) материалов (К 10) и товаров (К 41) на непроизводственные цели.

1. На содержание объектов социальной сферы, находящихся на балансе предприятия: жилищное коммунального хозяйства, спортивных сооружений, здравоохранения, культуры, детских дошкольных учреждений, баз отдыха.

2. При безвозмездной передаче объектов ОС.

3. Безвозмездная передача юридическим и физическим лицам другого имущества.

4. Передача в качестве вклада в уставный капитал.

5. Отпущены дочерним и зависимым обществам в качестве вклада в совместную деятельность.

6. Отпущены филиалам и представительствам организаций, находящимся на самостоятельном балансе.

7. Расходование в результате стихийных бедствий и экстремальных ситуаций, а также на ликвидацию последствий стихийный бедствий и экстремальных ситуаций.

8. Выявлены недостачи

В процессе проведения аудита соответствия занесения данных счетов поставщиков в учетные регистры, проверяем счета- фактуры, регистры бухгалтерского учета. При выявлении несоответствий записей в регистрах бухгалтерского учета с документами поставщика необходимо выяснить причину (прослеживание, сканирование, сопоставление).

На выявленные отклонения должен быть акт, данные которого отражены на сч. 76-2 “Расчеты по претензиям”.

Наиболее часто встречаются ошибки при отражении на счетах бухгалтерского учета операций по неотфактурованным поставкам (НФП) и производственным запасам находящимся в пути.

Неотфактурованной считается поставка материальных ценностей от поставщика до предъявления расчетного документа к его оплате.

В этом случае их приходуют по покупным (или учетным) ценам (Д10 К 60) без НДС.

Суммы налогов по этим материалам будут учтены в том отчетном периоде, в котором поступят расчетные документы (Д 19 К 60).

При поступлении расчетного документа поставщика ранее сделанную запись стоимости материальных ценностей по покупным (учетным) ценам сторнируют и дают положительную запись на сумму счета, предъявленного к оплате.

Например: В июне имела место НФП в сумме 20 000 т.р. В июле предъявлен расчетный документ на оплату в сумме 21 600 т.р, включая НДС.

Должны быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

В июне 20000 т. р. (без учета НДС по ценам, предусмотренным договором поставки)

В июле а) сторнировочная запись 2000 т.р.

б) положительная запись

Д 10 18000

Д 19-3 3600

К 60 21600

Неотфактурованные поставки определяют в конце месяца на основе данных о фактическом поступлении материальных ценностей и расчетных документов, предъявленных для оплаты. Поставщика незамедлительно извещают о такой поставке: ему высылают письмо с приложением акта о приемке материалов (ф. № М-7)

Материальные ценности считаются находящимися в пути, если они оплачены (Д 60 К 51), но до конца месяца не поступили (или находятся на ответственном хранении у поставщика).

Бухгалтерия предприятия приходует их условно (Д 10 К 60) в отчетном месяце. Так делают для того, чтобы отразить в балансе предприятия эти материальные в составе производственных запасов. В следующем месяце указанные материальные ценности восстанавливают на сч. 60 сторнировочной записью в той же корреспонденции. По мере поступления производственных запасов, числящихся в пути, они приходуются в фактически поступивших количествах.

Например: В июне материалы в пути были показаны на сумму 20000 т.р. (с учетом НДС - 24000 т.р.) В июле они поступили в количествах, превышающих указанные в счете, а именно, на сумму 21500 т.р. (без учета НДС)

Должны быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

в июне:

Д 10,19 24 000 т.р.

К 60

в июле:

а). сторнировочная запись

Д 10,19 24 000 т.р.

К 60

б). положительная запись

Д 10 21 500 т.р.

Д 19 4 300 т.р.

К 60 25 800 т.р.

Если сумма поступлений меньше, чем ожидалась (например, 18 500 т.р.), то приходуют фактическое количество поступивших материальных ценностей.

а) сторно

Д 10, 19 24000 т.р.

К 60

б) положительная запись

Д 10 18 500 т.р.

Д 19 700 т.р.

К 60 22200 т.р.

Если “учетной политикой” предприятия предусмотрено для отражения операций по заготовлению использовать сч.15, то приведенные выше записи не делают, т.к. в этом случае материалы в пути выявляются непосредственно на этом счете как его остаток на конец месяца.

При поступлении ТМЦ, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить:

а) не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков.

б) не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность.

Таблица 6

Корреспонденция счетов по учету заготовления производственных запасов

(без использования счетов 15 и 16)

Операции	Сумма, т.р.	корреспондентский счет
		дебет	Кредит
1. Акцептованы расчетные документы поставщиков за полученные материальные ценности
материалы	204 000	10	60
Оплачен счет Одновременно произведен зачет уплаченного НДС ................................................................ 2. Приобретен подотчетными лицами... 3.Транспортировка... 4.Погрузо-разгрузочные работы...	220000 3 7000	60 68	51 19

В процессе аудита правильности составленных корреспонденций счетов необходимо проверить соответствие данных журналов-ордеров № 6, 8 данным, приведенным в главной книге и балансе. При этом следует особое внимание обратить на отражение операций на счетах, учитывающих издержки обращения, производства, так как здесь много ошибок, влияющих на, финансовые результаты предприятия.

Многие предприятия кроме производственной занимаются еще и коммерческой деятельностью. Товары приобретаются для продажи и ошибочно отражают на сч.10 “Материалы” вместо сч.41 “Товары”

Если обнаружено, что товар уже реализован, а в учете отражен на счетах учитывающих производственные затраты (20,44 и т.п.) необходимо сделать исправительные записи.