Модели и методы управления портфелями проектов - Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В

задач, которые должны были решать проектные офисы, изменился и основной их функцией стала координация множества проектов для обеспечения согласованности методов и средств управления проектами, применяемых в организации и поддержания функций управления портфелями проектов. В то время как в рамках отдельных проектов, в зависимости от их масштабов и сложности, могут создаваться собственные проектные офисы, ОУП обеспечивает поддержку всего множества проектов, реализуемых организацией.

С началом нового, 21-го века все большее число организаций учреждает у себя ОУП в качестве инструмента обеспечения и поддержки управления проектами. ОУП призваны осуществлять поддержку качественных и количественных аспектов финансовоориентированного управления проектами. При этом под количественными аспектами понимают создание и применение формализованных процедур и методов управления содержанием проектов, их стоимостью, качеством, графиками, рисками, контрактами, интеграцией и условиями выполнения. Качественные аспекты деятельности ОУП помогают справляться с усложняющимися коммуникациями при выполнении проектов, управлять отношениями внутри команды исполнителей проектов, взаимоотношениями организации с заказчиками и поставщиками.

Цели работы ОУП могут варьироваться в широких пределах по своей сложности и ответственности. Предприятия, осуществляющие проекты, могут ставить перед собой задачи достижения результатов, лучших в своем классе, которые могут служить отраслевыми стандартами в части организации работ по проектам. Менее амбициозные предприятия могут довольствоваться решением частных задач совершенствования управления проектами, но чаще всего имеют своими целями просто своевременное завершение запущенных проектов в пределах выделенных на их выполнение бюджетов.

Внедряя у себя ОУП, организация стремится усилить внимание, уделяемое тем сторонам собственной стратегии, которые связаны с наилучшим исполнением функции управления проекта-

31

ми. При этом долговременные планы организации в отношении ОУП, безусловно, должны включать сокращение превышений фактической продолжительности выполнения проектов предусмотренной графиком, совершенствование распределения ресурсов между проектами, ускорение темпов поставки потребителям результатов проектов. Уровень сложности и формализации структуры ОУП, размеры его финансирования могут сильно различаться между организациями в зависимости от общих целей, которые они перед собой ставят. Такими целями могут быть:

повышение эффективности выполнения отдельных проек-

тов;

повышение эффективности выполнения всех проектов данного подразделения и организации в целом;

повышение уровня зрелости организации в части управления проектами.

Наличие в организации ОУП способно приносить ей следующие выгоды и преимущества:

внедрение в должной степени формализованных и устойчивых процедур управления проектами;

повышение эффективности выполнения проектов в части обеспечения требуемого содержания, сокращения стоимости и продолжительности, использования трудовых ресурсов;

внедрение современных подходов к управлению проектами;

повышение прибыльности работы организации.

К числу полезных для предприятия результатов от создания и внедрения ОУП следует отнести создание принципов, средств и методов, способствующих применению количественных подходов к управлению содержанием, стоимостью и сроками выполнения проектов.

Для того, чтобы организация была способна гибко реагировать на пожелания и нужды потребителей, она должна особое внимание уделять всем трем указанным характеристикам проектов и устранению любых оправданных и необоснованных их отклонений от первоначально запланированных. Порой, в погоне за рационализа-

32

цией при выполнении проектов, организации в ходе интенсивного внедрения ОУП забывают об интересах людей или упускают их из виду. Поэтому методы и средства, которыми пользуется ОУП в своей работе, должны предусматривать эффективное обращения с такими, на первый взгляд, не поддающимися строгому количественному описанию категориями как удовлетворенность клиентов, взаимоотношения внутри команд исполнителей проектов и т.д.

Если организация сознательно прежде не уделяла должного внимания управлению проектами, то создание в ней полноценного ОУП может потребовать значительных капиталовложений. Вместе с тем, организациям, которые всегда очень трепетно относились к успешности и эффективности собственных проектов, часто не требуются значительные дополнительные расходы на учреждение ОУП. В том или ином виде эти организации уже располагают всем необходимым для выполнения тех функций, которые обычно возлагают на офисы управления проектами, хотя соответствующие структуры могут называться в них по-иному.

1.3.2. Типы офисов управления проектами

ОУП может иметь иерархическую структуру и выполнять свои задачи на различных уровнях управления в организации. Например, как на любом из трех уровней управления, так и на каждом из уровней (см. Рис. 7).

33

второго уровня входит многопроектное управление, включающее в себя координацию ресурсов в рамках всех проектов подразделения и управление межпроектными зависимостями. На уровне 1 применение методов и средств управления проектами позволяет повысить эффективность процесса реализации проекта (больше проектов выполняются в срок и в рамках бюджета) – план проекта и его календарно-сетевой график становятся средствами коммуникации участников команды проекта как внутри нее, так и с руководством организации. На втором уровне проектный офис выполняет те же функции, но в тоже время он позволяет достичь большей эффективности, обеспечивая анализ не только на уровне отдельных проектов, но и с учетом всех проектов, ведущихся в подразделении.

Уровень 3: Офис управления проектами (корпоративный офис управления проектами)

Для организации, состоящей из множества подразделений и множества проектов в каждом из подразделений, задача выбора проектов в соответствии со стратегией компании входит в обязанности высшего звена руководства компании. В тоже время проектный офис второго уровня не имеет полномочий на определение приоритетности проектов с точки зрения стратегии компании в целом.

Офис управления проектами третьего уровня позволяет достичь максимальной эффективности деятельности проектноориентированной компании (два других уровня управления также имеют соответствующие подразделения). На корпоративном уровне ОУП поддерживает репозитарий стандартов, процессов и методологий, что позволяет совершенствовать методы выполнения проектов всех бизнес-единиц организации. Также ОУП является органом, решающим конфликтные ситуации относительно распределения ресурсов на уровне компании в целом. Но, что более важно, корпоративный офис управления проектами дает возможность организациям управлять всем набором проектов, как одним или несколькими взаимосвязанными портфелями. При этом руко-

35

водство компании всегда может получить общую картину по всем проектам, ведущимся в организации из одного источника – офиса управления проектами. К основным функциям корпоративного офиса управления проектами можно отнести следующие:

Разработка, документирование и хранение методик управления проектами;

Оценка ресурсов: на основании опыта, полученного в результате реализации прошлых проектов, ОУП может делать предположения о ресурсах, необходимых для выполнения проекта, его стоимости и сроках выполнения; разрешение межпроектных ресурсных конфликтов;

Планирование проектов: библиотека планов уже реализованных проектов;

«Консультационный центр управления проектами»: наставничество, обучение;

Центр контроля и анализа проектов.

1.3.3. Роли и обязанности участников ОУП

Типовой перечень услуг, предоставляемых полномасштабным ОУП, приведен в таблице 2 [76]. Каждая из перечисленных услуг требует соответствующего обеспечения персоналом.

36

37

38

39

40