2. Прийняття, реєстрація та розподіл документів

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

прийом вхідної кореспонденції;

обробка та реєстрація документів;

контроль виконання документів;

обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо).

Прийняття документів на зберігання має на меті забезпечення їх зберігання. Це гарантовано реалізацією принципу таємниці вчинення нотаріальних дій та відповідальністю нотаріуса за збереження прийнятих документів.

Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи:

• первинна обробка;

• попередній розгляд;

• реєстрація;

• розгляд документів керівництвом;

• направлення для виконання;

• контроль за виконанням;

• виконання документів;

• підшивка документів до справ.

Прийняття документів:

Документи надходять до установи:

- від спеціалізованих підрозділів;

- від установ зв’язку;

- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

- від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

- наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;

- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

- з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;

- після перевірки документ передати керівникові;

- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем.

Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Реєстрація документів

Реєстрація документів – присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

1. Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.

2. Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:

- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;

- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”,

“Для службового користування”.

3. На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.

4. Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.

5. Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.

6. Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.

Реєстрація документів — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування.

До цього переліку можуть входити:

1) листи, що надійшли, й копії до відома;

2) телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

3) графіки, наряди, заявки, рознарядки;

4) зведення та інформація до відома;

5) навчальні плани, програми (копії);

6) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

7) прейскуранти (копії);

8) норми витрат матеріалів;

9) поздоровні листи й запрошення;

10) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

11) наукові звіти;

12) щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

13) форми статистичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення колегіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою:

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

4. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Вітальні листи й запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Вхідний номер та дата

Кореспондент

Дата та номер документа

Заголовок

Резолюція

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

Примітка

На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато, закінчено.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: “В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п’ять) аркушів”. Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: “В даному журналі зареєстровано 270 документів”. Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.

Розподіл документів:

Після реєстрації документи передаються керівнику для розгляду і прийняття рішення.

При роботі з текстовими матеріалами для того, щоб перед читанням визначити, яку інформацію несе текст в цілому менеджер має звернути увагу на: назву, передмову та введення, зміст та підзаголовки глав, резюме та висновки.

Керівник повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа та встановити реальні терміни. Ці вказівки повинні бути оформлені у виді резолюції на самому документі. Резолюція може з'явитися підставою для того, щоб взяти документ на контроль.

Оформлюючи адресат резолюції, менеджер повинен дотримуватися таких вимог: треба прагнути до єдиного виконавця, але при об'єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцеві під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням дати одержання.

У процесі попереднього розгляду може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

При розгляді документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них — не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління — зменшення кількості рівнів і ланок управління.

Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити їх обробку в апараті управління.

Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації. У інших випадках ці документи не будуть враховані діловодною службою, їх пошук буде ускладнений, а інформацію про хід їх виконання неможливо передати зацікавленим організаціям.

Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням з секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи підприємства, розклад робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.

Сутність негайної відповіді («блискавки») на діловому листі з метою раціоналізації особистої праці менеджера полягає у наступному: написання від руки на отриманому листі відповіді, датування, підписання, відсилання оригіналу відправникові (копія залишається у справі).

У деяких підприємствах кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год, в інших — два рази за день — о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розгляду щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.

Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (як правило, у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документа або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. В разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чорнові тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.

Коли робота над документом завершена, на ньому проставляється оцінка про його виконання і направлення у справу.

Номенклатура справ — це систематизований список справ, переданих до архіву.