2. Проблемы и вопросы совершенствования механизма обработки бумажных и электронных носителей.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных ИТ, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения КИС, следует обратить внимание на актуальную на сегодняшний день проблему совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Современные системы управления документами - СУД

Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование. Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову.

При использовании специальных аппаратных средств (например, высокопроизводительных сканеров с поддержкой коррекции изображений и удаления искажений, дополнительных плат постобработки, фильтрации изображений) такой модуль позволяет создать линию массового (промышленного) ввода документов. Применение подобных комплексов обеспечивает не только высокую скорость преобразования данных, но и экономит место на носителях информации, благодаря более компактному представлению данных (за счет увеличения качества изображений и более мощных алгоритмов сжатия).

Важно, что часть участвующих в документообороте бумаг (кроме тех, что предназначены для внешнего использования или для отчетности в государственные органы) может быть уже сегодня переведена в электронную форму и именно в таком виде визироваться, согласовываться и утверждаться. В результате появляется возможность реализовать смешанный электронно-бумажный документооборот с необходимым заказчику соотношением бумажных и безбумажных технологий.

Учитывая сравнительно большой объем документов, представленных в графическом виде, техническое обеспечение КИС должно поддерживать использование носителей информации с низкой удельной стоимостью хранения (CD-ROM, CD-RW, магнитооптические диски и библиотеки, стримеры), которые позволяют создавать сравнительно дешевые электронные архивы объемами до нескольких терабайт. Очевидно, что наиболее оптимальным модулем для выполнения функций интеграции с подобными хранилищами следует рассматривать СУД. Именно при разработке КИС желательно выбирать СУД, которая поддерживает иерархическое многоуровневое (в смысле использования различных классов носителей) хранение документов. Например, оперативный архив документов может храниться на быстрых дисковых массивах сервера, обширные справочные материалы в магнитооптической библиотеке, а архив документации за прошлые годы — на CD-ROM.

При работе с большими объемами первичной документации возникает потребность обеспечить автоматический ввод документов в учетную программу при помощи программных или технических инструментов.

В качестве технических инструментов для ввода первичных документов часто пытаются применять сканер с последующим распознаванием, но практический опыт использования подобного подхода показал его крайне низкую эффективность по следующим причинам:

Необходимо применять дорогой пакет распознавания символов.

Правильно распознаются только качественно исполненные первичные документы.

У разных контрагентов могут быть разные формы, в результате приходится подгонять полученный после распознавания файл к единому формату или разрабатывать разные загрузчики для каждого контрагента.

Русские и латинские буквы, имеющие сходное написание, зачастую путаются при распознавании смешанных текстов - особенно это характерно для артикулов, а ведь артикулы во многих случаях являются ключевыми идентификаторами товара.

Точки и запятые плохо отличаются при распознавании, что приводит к искажению строк в целом.

Программа распознавания может убрать или добавить пробелов между словами, что также исказит строку.

Под каждый вид документов нужен свой загрузчик в 1С.

Из-за ошибок процесс трудоемок, требует контроля оператора.

В силу вышеперечисленных причин редкая компания идет по пути сканирования первичных документов, хотя и тут есть возможность применять специализированные обработки, чтобы с их помощью проверять вводимую информацию и иметь возможность автоматически исправить большинство ошибок.

В качестве программных инструментов для пакетного ввода документов в 1С применяются всевозможные программы, модули и обработки для выгрузки или загрузки данных, которые я разрабатываю по индивидуальным заказам. Также можно использовать и готовые инструменты для обмена и конвертации, в этом случае придется их настроить под нужную задачу, что универсально, но не всегда эффективно.

Программы для автоматического ввода документов применяются для обмена документами между системами оперативного или управленческого учета и бухгалтерского учета - чтобы исключить двойной ввод информации. Программы автоматического ввода способны преобразовывать одни документы в другие, менять состав и суммы документов по заданным требованиям.

Наглядный пример тут - загрузка платежек через программу клиент-банка. Все бухгалтера знают, что штатная загрузка из клиент-банка загружает не всю нужную информацию, чтобы автоматически сформировать полноценный платежный документ с проводками. Многих данных не хватает - например, данных о счете, договоре, некорректно указываются бухгалтерские счета и прочее. Но загрузку платежек можно настроить правильно, и тогда можно будет по максимуму исключить ручной труд. Для настройки следует проработать не только программу, но и определенный регламент классификации договоров, счетов, услуг и прочего.

Но самым эффективным использованием системы пакетного ввода документов я считаю организацию автоматического обмена документами с учетными программами ваших контрагентов - клиентов или поставщиков. В случае такой автоматизации учета ваша компания получит следующие выгоды:

Экономится время сотрудников на ввод первичных документов.

Исключаются ошибки ввода по невнимательности, повышается точность данных.

Повышается оперативность представления информации руководству.

Завязываются более тесные взаимоотношения с контрагентами.

Таким образом, проведя автоматизацию ввода первичных документов, вы не только избавляетесь от большого объема ненужной работы, но и улучшаете качество учета и комфортность вашей работы.