Информационные системы в экономике - Орлова М.В

11

3. И Н Т Е ГР И Р О ВА Н Н Ы Й П О Д Х О Д К С О З Д А Н И Ю А ВТ О М А Т И З И - Р О ВА Н Н Ы Х И Н Ф О Р М А Ц И О Н Н Ы Х С И С Т Е М Э К О Н О М И К И

П опы тк и автом атизации дея тельности к рупны х предприя тий и к орпораций привели к поним анию преим ущ еств интегрированного подх ода к решению задач автом атизации управления предприя тия м и. В настоя щ ееврем я на ры нк епрограм м ны х продук тов данного к ласса лидирую т систем ы R3 и « Г а- лак тик а». К преим ущ ествам систем ы « Г алак тик а» м ож но отнести привя зк у к реальной российск ой эк оном ик е, прак тическ ое внедрение на м ногих предприя тия х . И зучение этого програм м ного продук та позволит нам не тольк о наиболее полно поня ть возм ож ности автом атизации отдельны х процессов

к ально использовать отдельны е м одули, одноврем енно с этим все м одули

зволя ю щ ие вы сшим м енедж ерам предприя тия или к орпорации оценить ф и- нансовое состоя ние собственного предприя тия и предприя тий к онк урентов, оценитьтенденции развития ры нк а. Н а основеэтих оценок приня тьобоснованны естратегическ иерешения понаправления м дея тельности предприя тия , сф орм ировать ф инансовы й и х озя йственны й план, оценить их вы полнение. Кром етогоадм инистративны й к онтуробеспечивает автом атизацию работы с к адрам и, а так ж ереализует ф унк ции элек тронного док ум ентооборота. К он-

тур администр ативного уп р авления им еет в своем составеследую щ ием о- дули: М ар к етинг, Ф инансовый анализ, Уп р авлениеп р оек тами, Ф инансовоеп ланир ование, К адр ы, Д ок ументообор от.

2. К онтур оп ер ативного уп р авления – обеспечивает оперативны й учет и ох ваты вает разнообразны езадачи, свя занны есорганизацией и управлением производственной и к ом м ерческ ой дея тельностью предприя тия . С о-

стоит из м одулей: Уп р авлениеснабжением, Уп р авлениесбытом, К онсиг -

к лассическ ие задачи управления производством : тех ник о-эк оном ическ ое планирование, расчет затрат м атериальны х и трудовы х ресурсов, запуск производства зак азов и ф орм ированиепроизводственны х програм м , подготовк а к онструк торск ой и тех нологическ ой док ум ентации и м ногоедругое. В к лю -

Контурреализует всеаспек ты бух галтерск ого учета для предприя тия и организации лю бой ф орм ы собственности и проф иля дея тельности.

С одерж ит м одули: К асса, Банк , О тчеты, Век селя и к р едиты, Х озоп ер а- ции, М атценности, М алоценк а, С п ецодежда, З ар п лата, О сновныеср едства, Н ематер иальныеак тивы, Баланс, Бух отчетность, К онсолидация

5. М одультор говый зал предназначендля автом атизации торговы х залов, реализую щ их товары за наличны й расчет. М одульпредназначен для работы в лок альной сети и обеспечивает параллельную работу интеллек туальны х к ассовы х аппаратов.

6.М одульнастр ойк а.

Систем а Галак тик асодерж ит:

∙средства для организации к орпоративного м еж /оф исного обм ена данны м и и решает задачуслия ния баз данны х , располож енны х в территориально удаленны х лок альны х вы числительны х сетя х в реж им ереального врем ени.

∙м ногосторонний наборсредств защ иты данны х (м одуль разгра-

ничения прав доступа, м одульвосстановления БД , м одуль персониф ик а- ции действий операторов)

∙средства, позволя ю щ ие учиты вать особенности к аж дого пред-

прия тия , для этогопредусм отрены два вида общ есистем ны х настроек . Это

рование), вы бортек ущ его к аталога, вы числение слож ны х логическ их и ариф м етическ их вы раж ений, к альк уля тор, работу сок нам и(м асштаб, раз- м ер, полож ение, список ок он) и встроенны м редак тором .

В ы зовобщ есистем ной настройк и =

ментам и-основания м и и сопроводительны м и док ум ентам и.

3.О беспечение возм ож ности отраж ения ф ак тическ и проведенны х операций позак упк е-продаж етоваров и услуг вбух галтерск ом учете.

3.2.1 О бслуживаниер асчетов ск онтр агентами

В х оде ж изненного цик ла док ум ента-основания (Д О ) регистрирую тся свя занны есним сопроводительны едок ум енты , отраж аю щ иедвиж ениетова- ров-услуг и денеж ны х средств к ак в сторону собственной ф ирм ы , так и в сторонук онтрагента.

Д ля анализа расчетов ск онтрагентом приня ты следую щ иеподх оды :

∙П олную к артину отношений/расчетов ск онтрагентом м ож но получить путем анализа всех товарно-сопроводительны х и ф инансово сопроводительны х док ум ентов, зарегистрированны х в систем е.

те рные до го во ры, свя зы ваю щ иедва Д О различного направления , наприм ер счет на продаж у и счет на зак упк у. Кром етого, содним Д О м огут бы тьсвя - заны товарны есопроводительны едок ум енты противополож ны х направлений (оплата встречной поставк ой)

∙Д ля учета взаим орасчетов споставщ ик ом и получателем посредством взаим озачета предусм отреноведениеакто ввзаимо заче то в.

3.2.2 О тр ажениех озяйственных оп ер аций в К БУ

В систем е Г алак тик а приня ты следую щ ие сх ем ы отраж ения в Контуре бух учета ф ак тическ и проведенны х х оз. операций поприем у/продаж етоваров и услуг:

1. И тоговы м и сум м ам и, полученны м и в результате ф орм ирования отчетов по зак упк еи реализации товаров и услуг. С ф орм ировав соответствую -

14

щ ий отчет, вы м ож ете увидеть в нем все необх одим ы е итоговы е сум м ы (стоим остьсписания , отпуск ную стоим ость, величину Н Д С и ак циза в стои- м ости реализованны х товаров и т.д.) П ослечего через бух галтерск ую справ- к у м ож но разнести полученны есум м ы по соответствую щ им счетам бух гал-

терск ого учета (Банк =>П латежные док ументы=>Бух галтер ск ая сп р ав- к а).

2. С использованием типовы х х озя йственны х операций (Т Х О ), В вод Т Х О вы полня ется посредством ф унк ций Х озоп ер ации=>Н астр ойк а. П редполагается , что результат лю бой операции, проведенной по первичном у х о- зя йственном у док ум енту, м ож ет бы ть отраж ен на счетах бух учета через Т Х О . В данном случаек первичны м док ум ентам относя тся : нак ладны ена отпуск , прием и возврат товаров, ак ты на ок азаниеи получениеуслуг, прих одны е и расх одны е ск ладск ие ордера, сопроводительны е док ум енты м одуля П РО И ЗВ О Д С Т В О , нак ладны ена всевиды перем ещ ения М Ц внутри ф ирм ы , ак ты онедостачеи избы тк е, ак ты на к ом плек тацию /разук ом плек тование.

Как тольк о в систем еф орм ируется первичны й х озя йственны й док ум ент, операция , к оторую онотраж ает, регистрируется в специальном ж урналеучета х оз.опреаций. Д ля того, чтобы содерж аниеоперации, проведенной по первичном у док ум енту, бы ло отраж ено на счетах бух .учета, необх одим о свя зать еессоответствую щ ей Т Х О .

Д ля этого следует войти в реж им разноск и х оз. операций (Х О ЗО П Е РА-

Д ля зак ры тия отчетного периода необх одим о в реж им е ф орм ирования

к ум ентам . П арам етрф орм ирования типовы х проводок им еет значениеД А. В м ом ент привя зк и Т Х О к первичном удок ум ентуавтом атическ и ф орм ирую тся соответствую щ ие проводк и. В озм ож но так ж е ф орм ирование бух галтерск их проводок , свя занны х спервичны м док ум ентом , вручную без использования м ех анизм а Т Х О . В началеработы сКО У рек ом ендуется задатьосновны епарам етры настройк и и заполнитьосновны ек аталоги.

Д иалоговоеок но « О бщ есистем ная настройк а» м ож но вы зватьиз м одуля Н АС Т РО Й К А или из пунк та м еню =Н=

Рассм отрим тольк отепунк ты ок на, к оторы ем огут вы зватьтрудности: Кнопк а [Ф орм ирование ном еров] устанавливает парам етры для управ-

специальносозданной таблицы ном еров.

15

Кнопк а [оперативны й к онтур] устанавливает парам етры КО У . Рассм отрим основны епарам етры ок на [оперативны й к онтур]

Н ак ладны е в балансе р асчетов определя ет, к ак ие сопроводительны е док ум енты (всеили тольк о проведенны епо ск ладу ) будут учиты ваться при расчете баланса взаим орасчетов с к онтрагентам и. П ри изм енении данного парам етра данны евсех преды дущ их расчетовтеря ю тся .

А втом ати ческ и й р асчет к оли чества отгр у ж аем ого товар а – ис-

пользуется для настройк и ф унк ции ф орм ирования нак ладной на отпуск , если вы брано Д А, то автом атическ и производится распределениенеотгруж енного

количества поск ладск им разрезам .

Названи е дополни т.поля в нак ладны х– задает дополнительны есведе-

ния поданной нак ладной.

Повтор ное пр оведени е нак ладны хна вну тр . пер ем ещени е - определя -

ет возм ож ность ф орм ирования ск ладск их ордеров по уж е проведенны м по ск ладунак ладны м на внутреннееперем ещ ениев м одулеС к ладск ой учет. Е с- ли установлено ЗАП РЕ Щ АТ Ь , то вы несм ож етеповторносоздатьск ладск ие ордера на туж едатупри наличии расх одны х операций со ск лада, отк уда вы - полня ется перем ещ ение.

Учи ты вать ли цену пр и анали зе адек ватности специ фи к аци й –

предназначендля обеспечения совм естим ости сболееранним и версия м и Г а- лак тик и.

Гр у ппа М Ц – тар а. В ы бирается наим енованиегруппы , к к оторой относится тара. П ри этом в соседнееполезаносится к од группы . П арам етриспользуется в Д О на продаж упри расчетестоим ости услуги, к ак % от стоим о- сти позиций. М Ц , отнесенны ек ук азанной группе, неучаствую т в расчетах .

Кнопк а [производство] устанавливает парам етры настройк и м одуля П РО И ЗВ О Д С Т В О .

Кнопк а [Н алоги, счет ф ак тура] позволя ет вы братьналоги , к оторы ебудут считаться Н Д С и АК Ц И ЗО М . В случае ведения счетов-ф ак турстрогой отчетности необх одим о установитьзначениеД А в полеРАБО Т А С О С ЧЕ - Т АМ И -Ф АК Т У РАМ И .

Кнопк а [Д авальческ ое сы рье] устанавливает парам етры настройк и м о- дуля Д АВ АЛ Ь ЧЕ С КО Е С Ы РЬ Е (м ат.ценности передаваем ы е сторонней организации на переработк у.)

Кнопк а [П артионны й учет] устанавливает парам етры , управля ю щ иеавтом атическ им ф орм ированием партий при оприх одовании М Ц по нак ладны м на зак упк у.

Кнопк а [Розничная торговля ] устанавливает парам етры настройк и м одуля Розничная торговля .

В м еню Н астр ойк априсутствует так ж еф унк ция Н астр ойк и п ользователей , спом ощ ью к оторой АБД м ож ет просм атриватьи при необх одим ости исправля тьнастройк и всех пользователей.

16

Д ля идентиф ик ации м енедж еров, работаю щ их в систем е, рек ом ендуется использовать деск рипторы (уник альны е сим вольны е к оды от 1 до 20). Д о- полнительны евозм ож ности по разграничению прав пользователей обеспечиваю тся спом ощ ью введения групп пользователей. С озданиетак их настроек вы полня ется вполеС етевоеимя.

П од к нопк ой [Д ок ум енты ] устанавливаю тся права доступа к док ум ентам взависим ости от значения деск риптора и принадлеж ности к группе пользователей.

Д еск рипторы и группы пользователей использую тся при работесдок у- м ентам и О перативногок онтура следую щ им образом :

Д ля изм енения деск риптора в Н астройк ах пользователей под к нопк ой [Д ок у- м енты ] долж ен бы ть установлен парам етр Р азр еш ать п ер ек лю чение на др угой деск р ип тор . О стальны евозм ож ности пользовательск их настроек позволя ю т изм енить интерф ейсы вы бора при работе с систем ой, задать пара- м етры работы спрайс-листам и, правила ок ругления , налож итьспец условия на работу см атценностя м и, резервированием и тек ущ им и остатк ам и. А так - ж езадатьнек оторы ех арак теристик и для свя зы вания инф орм ации оперативногоучета и бух галтерии.

3.2.3К аталог и ик лассиф ик атор ы

Винтерф ейсах систем ы Г алак тик а присутствует так оепоня тие, к ак к а- талоги и к лассиф ик аторы , к оторы е представля ю т собой струк турированны е таблицы данны х общ их для всей систем ы . В едениеэтих таблиц вы полня ется

Д алеем ы рассм отрим к аталоги, свя занны есф унк ционированием КО У . Н еобх одим о отм етить, что нек оторы е к аталоги им ею т иерарх ическ ую

к ры тия /зак ры тия иерарх ии в ок не перех ода служ ат к ом бинации к лавиш

CTRL/ENTER, CTRL/BackSpase

Я дром систем ы к аталогов КО У я вля ется к аталог М Ц . Д ля М Ц и услуг в Г алак тик е поддерж ивается к лассиф ик ация по О бщ ероссийск ом у к лассиф и- к аторуэк оном ическ ой дея тельности, продук ции и услуг. (О КД П ).

О дной из возм ож ностей к лассиф ик ации М Ц /услуг я вля ется ведениеиерарх ическ их к лассиф ик аторов групп М Ц и услуг. Каж дая группа х арак тери-

17

зуется наим енованием и к одом . П о значению к ода м ож ет бы ть определено

число. Д ля учета М Ц , к оторы еврезультатедополнительной обработк и м огут бы ть преобразованы в неск ольк о других М Ц , в Г алак тик е введено поня тие к ом плек тов. Д ля создания к ом плек та необх одим о в поле Я вляется к ом-

п лек том ввести данны евотк ры вшем ся ок не =С оставляю щ иек омп лек та=

Каталог Услуг и содерж ит переченьуслуг получаем ы х /ок азы ваем ы х вашей ф ирм ой, а так ж еф орм улы для расчета тариф а и к оличества, базовы етариф ы и парам етры .

Каталог М атер иально-отвественные лица(М О Л ) содерж ит список М О Л вашей ф ирм ы .

Каталог П ар тии М Ц содерж ит сведения опартия х М Ц , прох одя щ их через вашу ф ирм у, им так ж ем ож но воспользоваться , если при учететребуется объединитьоднотипны еуслуги. Д ля к аж дого подразделения относя щ егося к типу С КЛ АД в систем ем ож ет бы тьопределена его инф раструк тура. Каж дая

ресурсов х ранения . Н априм ер« ск ладск иепом ещ ения », « автостоя нк и», « торговы еприлавк и» и т.д..

Каталог Ш тр аф ы предназначен для расчета штраф ны х санк ций по до- к ум ентам -основания м (договорам ) вотчетах .

Каталог Н алоги х ранит инф орм ацию о налогах и ак цизах , используем ая систем ой, в частности вД О на продаж у, прайс-листах .

Каталог Д овер енныелицаиспользуется при учете м атериальны х ценностей и содерж ит паспортны еданны еф изическ их лиц.

Набо ры МЦ и услуг использую тся для ф орм ирования специф ик ации в док ум ентах на зак упк у/продаж у, а так ж едля задания норм расх ода сы рья при отпуск ев производство. О перируя наборам и м ож но при создании Д О невводитьдля к аж дого к лиента специф ик ации вручную , а получитьих просто вы - брав соответствую щ ий набор. Катало г Груп п ДО используется для к ласси- ф ик ации Д О сцелью отслеж ивания реглам ента их вы полнения и ф орм ирования отчетов. Заданиегрупповой принадлеж ности позволя ет ф орм ироватьотчетностьподоговорам вразрезегрупп.

18

3.2.4 С к ладск ой учет

М одуль С к ладск ой учет я вля ется я дром к онтура оперативного управления систем ы Г алак тик а. И м енно прих одны еи расх одны еск ладск иеордера определя ю т к артинудвиж ения м ат.ценностей в ф ирм е, их остатк и и учетны е цены .

П олноценное ведение ск ладск ого учета возм ож но при условии его не-

взаим освя занны м и операционны м и док ум ентам и, к оторы е последовательно ф орм ирую тся сразной степенью автом атизации и перех одя т из м одуля в м о- дуль.

В общ есистем ной настройк енепосредственноеотношениек ск ладск ом у учетуим ею т парам етры :

П од к нопк ой [О перативны й к онтур] М ноговалю тный учет - используется , если М Ц зак упаю тся и прода-

ю тся в разны х валю тах . Каж доепоступлениеМ Ц необх одим о относитьк определенной партии для к оторой определя ется своя валю та.

Учетная ценап р и оп р их одовании - задает поря док расчета учетной цены М Ц в зависим ости от налогов. В х одим остьналогов в учетную цену определя ется к ом бинацией значений данного парам етра, а так ж есоответствую щ их признак овдля к онк ретногоналога и ск лада оприх одования .

М етодик асп исания - ф орм ирует цены в расх одны х ск ладск их орде-

средня я цена запасов за нек оторы й период, а затем всерасх оды за этот период списы ваю тся посредней цене.

О п р их одованиеп о ак ту инвентар изации - определя ет цены , к ото-

навнутр еннееп ер емещ ение- определя ет, разрешено ли повторно на ту ж едату ф орм ироватьск ладск иеордера по нак ладной на внутреннеепере-

мещ ениепослевы полнения расх одны х операций сэтогоск лада.

Под к нопк ой [Работа см атценностя м и] в настройк ах пользователя не-

обх одим озадатьзначения парам етров:

Контрольостатк ов при работе« задним числом ». Запрет редак тирования при работе « задним числом ». Контроль уник альности наим енований/ном енк латурны х ном еров.

19

П ом им о х арак теристик и свойств сам ого товара , при ведении ск ладск ого учета необх одим о точно задатьего разм ещ ение, в том численеобх о- дим ы е ресурсы х ранения в к аталоге М Ц и элем енты инф раструк туры ск лада (я чейк и х ранения ) вск ладск их ордерах .

Р ежимы р аботы модуля ск ладск ог оучета:

Реж им 1. У чет товаровна ск ладе.

1.1 Ве де ние складскихо рде ро в, вы полня ется к ом андой м еню До ку - ме нтыПрихо дные о рде ра, Расхо дные о рде ра

Приме чание : П озиция ск ладск ого ордера нем ож ет бы тьудалена, если поданном уприх оду/расх одубы ли возвраты .

Д ля обеспечения к оррек тного ведения м ноговалю тного учета к аж - дая позиция специф ик ации ск ладск их ордеров долж на бы ть отнесена к партии, в к оторой задана валю та. В противном случаесредниецены попо-

=>Н ак ладная навнутр еннееп ер емещ ение) и свя занны е с ним и пары

том тек ущ их остатк ов в разрезах х ранения предназначена ф унк ция (О п е-

ск лад=>малоценк а; Н ак ладная=> р озничная тор говля) предназначены

в резерве, и эти данны ем ож но посм отретьспом ощ ью таблицы тек ущ их остатк ов. Док у м енты =>Тек у щи е остатк и М Ц .

20

Реж им 2. С к ладск иеоперации.

2.1 Ф о рмиро вание накладныхна внутре нне е п е ре ме ще ние .

П редназначендля создания нак ладны х на внутреннееперем ещ ение в интерак тивном реж им есучетом наличия м атценностей по разрезам х ра-

мож носф орм ироватьпоним ск ладск иеордера.

2.2Про ве де ние инве нтаризации.

С кладско й уче т-> Оп е рации> И нве нтаризация

П оря док приведения инвентаризации:

С пом ощ ью ф унк ции И нве нтаризацио нная о п ись ф орм ирую тся и распечаты ваю тся бланк и для проведения инвентаризации. П ослезаполнения бланк ов спом ощ ью ф унк ции Вво д ф актиче ско го наличия вы полня ется ввод собранной инф орм ации. В вод ф ак тическ ого наличия м ож но вы полнитьавтом атическ и спом ощ ью к нопк и [Д ополнитьиз тек ущ их остатк ов]. С пом ощ ью ф унк ции С личите ль ная ве до мо сть м ож нополучитьведом ость рассогласования учетны х данны х и ф ак тическ ого наличия по проведенной инвентаризации. Ак ты о недостачеи обизбы тк е, созданны епри ф орм ировании сличительной ведом ости, аналогичны расх одны м и прих одны м на- к ладны м . П оак там м ож носф орм ироватьск ладск иеордера.

2.3 Про ве де ние до о це нки матце нно сте й . Ск ладск ой у чет=> О пе-

р аци и > Дооценк а м атценностей

И спользуется при необх одим ости отследить влия ние изм енения к урсов валю т на учетны ецены им портны х товаров. А так ж едля дооценк и М Ц но ценепоследнего приобретения и дооценк и на заданную сум м у. Результат дооценк и вы м ож етепросм отретьи распечататьспом ощ ью ф унк - ции Ве до мо сть до о це нки. Е сли дооценк а бы ла проведена неверно, еем ож - ноотм енитьспом ощ ью ф унк ции Отме на до о це нки

2.4 Ко мп ле ктация Ф унк ции м еню Оп е рации -> Ко мп ле ктация

предназначены для ведения док ум ентов (Ак тов), подтверж даю щ их вы полнениеопераций к ом плек тации и разук ом плек тования . Ком плек тация - это ф орм ирование и оприх одование ук азанного к оличества к ом плек тов из им ею щ их ся на ск ладесоставля ю щ их . П ри этом составля ю щ иесписы ваю т- ся соск лада. Разук ом плек тованиеоперация , обратная к ом плек тации: ук а- занноек оличество к ом плек тов списы вается со ск лада, а их составля ю щ ие оприх одую тся . Расчет цен составля ю щ их к ом плек т вы полня ется по ф унк - ции [П ересчет цен в специф ик ации ак та]. С писаниек ом плек тов со ск лада и оприх одование вх одя щ их в них М Ц вы полня ется по к нопк е[Ф орм ированиеордеров].

2.5 Пе ре сче т це н врасче тныхо рде рах.

П роизводится при необх одим ости к оррек тировк и операций задним числом или если небы ли заданы /изм еня лисьцены прих ода. П ересчет средних ценвы полня ется сучетом всех прих одовдня .