2.2 Понятие, состав и содержание информационного обеспечения автоматизированной системы учета, контроля и аудита

Достигнутые в течение последних лет результаты развития средств вычислительной техники, методов проектирования программного и информационного обеспечения различного уровня и назначения способствовали существенному пересмотру принятых ранее подходов к созданию автоматизированных систем и, прежде всего, привели к созданию новой информационной технологии, основными принципами которой являются.

1. Обеспечение общения конечного пользователя (бухгалтера, кладовщика, экономиста и т.д.) с системой автоматизации на профессионально-ограниченном естественном языке, представление входной и результирующей информации в привычной и удобной пользователю форме.

2. Обеспечение возможности решения задач учета, контроля, анализа и аудита по их постановкам и исходным данным независимо от сложности и наличия формальных, математических моделей задач.

3. Создание конечному пользователю таких условий работы, при которых он осуществляет процессы управления и поиск новых решений в режиме активного расширяющегося диалога с ЭВМ, оперируя понятиями своей предметной области, используя профессиональный опыт, навыки и принимая решения одновременно по множеству критериев, часть из которых не описана формально и не имеет количественного выражения. Для осуществления функционирования объекта управления в автоматизированной системе формируется информационное обеспечение, которое состоит из внемашинных и внутримашинных элементов.

Внемашинное информационное обеспечение системы автоматизации учета включает систему классификации и кодирования информации; систему конструкторской, технологической и технической документации (нормативно-справочную информацию), оперативную информацию и систему организации ведения, хранения и внесения изменений в нормативную документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение состоит из комплекса программных средств организации и представления данных и информационной базы данных (БД) на машинных носителях. Информационную БД системы составляют входная и промежуточная информация. Информационная БД содержит сведения о выпускаемой продукции, предметах труда, средствах и технологии производства, о персонале и представляет собой распределенную иерархическую систему взаимосвязанных компонентов и данных обмена между ними. Традиционная организация БД в виде обособленных файлов данных не удовлетворяет требованиям современных систем, этим требованиям отвечает современная технология организации информационной базы в виде банка данных, которая обеспечивает:

1) неизбыточное хранение взаимосвязанных данных, организующих базу данных;

2) быстрый прямой доступ пользователей к требуемым элементам информации;

3) независимость прикладных программ от структуры хранения данных и от процесса развития автоматизированной системы.

2.3 Система классификации и кодирования информации

Одним из основных элементов информационного обеспечения является система кодирования информации. Под кодом понимается система условных обозначений для сигналов. В условиях функционирования систем автоматизации учета, контроля и аудита применяются два вида кодов: экономические и машинные. Экономические коды используются для представления технико-экономической информации, например, код бухгалтерского счета, код материала и т.д.

Машинные коды используются для управления ЭВМ, подачи команд и т.д., например, служебные коды ЭВМ. Система знаков, принятых для определения кода, представляет собой его алфавит. В зависимости от использования символов могут быть цифровые, буквенно-цифровые и буквенные коды. Число символов в алфавите называют основанием кода. В зависимости от основания кода коды бывают двоичные, десятичные, шестнадцатиричные и т.д.

Под кодированием понимается процесс обозначения по определенным правилам исходного множества объектов или обобщений набором символов алфавита кода. Кодовое обозначение характеризуется длиной (числом используемых разрядов) и структурой, отражающей отдельные разряды или группы разрядов. В зависимости от используемых правил кодирования кодовые обозначения могут быть переменной длины и постоянной длины. Кодовое обозначение может быть снабжено контрольным разрядом или разрядами для проверки правильности кодовых комбинаций.

Системой кодирования называется совокупность методов и правил обеспечения кодирования объектов заданного множества. Система кодирования характеризуется емкостью (числом различающихся между собой кодовых обозначений), используемым алфавитом кода и правилами образования кодовых обозначений. Система кодирования должна:

• содержать необходимую информацию об объектах;

• осуществлять в пределах заданного множества объектов однозначное определение каждого объекта;

• использовать в качестве алфавита кода цифры и буквы;

• обеспечивать достаточный резерв незанятых кодовых обозначений для возможности кодирования новых объектов без изменения структуры классификатора;

• быть ориентированной на машинную обработку закодированной информации;

• предусматривать возможность автоматизированного контроля ошибок;

• по возможности иметь цифровой алфавит кода с целью обеспечения наиболее компактного представления информации.

Различают следующие основные виды кодов: порядковые, серийные, позиционные и смешанные.

Порядковый код представляет собой обозначение позиций номенклатуры, которые соответствует их порядковым номерам после расположения в некоторой последовательности.

Серийный код предполагает разделение всей номенклатуры на группы, для каждой из которых отводится с учетом резерва серия порядковых номеров.

Позиционный код предполагает, что предварительно при классификации объектов выявляются некоторые признаки, которым отводится соответствующее количество разрядов в кодовом обозначении.

Смешанные (комбинированные) коды соединяют в себе элементы различных видов кодов.

В зависимости от того, проводится или не проводится предварительная классификация исходного множества объектов, различают кодирование идентифицированное и классификационное. Идентифицированное кодирование предполагает лишь выделение данного объекта из некоторого множества, т.е. его идентификацию. Классификационное кодирование используется для кодирования многопризнаковых номенклатур и предполагает проведение предварительной классификации объектов.

В зависимости от способа предварительной классификации различают параллельное и последовательное кодирование.

Параллельное кодирование предполагает предварительную фасетную классификацию. Фасетный метод классификации характеризуется тем, что исходное множество объектов может независимо делится на классификационные группировки каждый раз с использованием одного из выбранных методов. Каждый признак фасетной классификации соответствует фасету, который представляет собой список значений поименованного признака классификации. Для обозначения отдельного свойства или признака при фасетной классификации выделяют разряд или группу разрядов кодовой комбинации.

Последовательное кодирование предусматривает предварительное проведение классификации по иерархической системе. Иерархическая система предполагает последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Совокупность группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде перевернутого дерева, которую часто изображают в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.

Выделенным классификационным группам присваиваются порядковые коды в пределах каждого уровня иерархии.

Полное кодовое обозначение складывается из кодовых обозначений, составляющих узлы определенной ветви иерархии. При этом значение показателя, записанного в виде цифры в определенной позиции кода, зависит от степени предыдущих знаков кода, т.е. код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего кода к коду вышестоящей группировки.

Для экономической информации широко используют как иерархическую, так и фасетную классификации.