2. Система экспертных органов

Приём-передачу документов на хранение практически осуще-ствляют сотрудники документационной службы и сами архивисты. Они же выделяют документы, предназначенные для хранения. А оценивают их работу специальные комиссии.

Такие комиссии составляют особую ветвь среди органов управ-ления архивным делом. Это коллективные совещательные органы различных отраслей и уровней подчинения. Состав комиссий опре-деляется соответствующими руководителями. Они же утверждают и решения комиссий.

Система комиссий нацелена на объединение усилий по экспер-тизе ценности документов. Разделение функций и согласование действий позволяют качественно отбирать ценные документы и не «засорять» исторические архивы малоценными документами.

Всю экспертную службу возглавляет Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве. Руководитель Росархива на-значает эту комиссию и утверждает её решения.

В состав комиссии входят ведущие специалисты страны по во-просам архивного дела. Это высшая инстанция в решении всех во-просов по определению значимости документов. Но вопросы рас-сматриваются на федеральном уровне как типические.

Центральная экспертно-проверочная комиссия разрабатывает и совершенствует основные принципы комплектования архивного фонда страны и конкретно его государственной части.

Она рассматривает: общий состав документов для хранения в государственных архивах, категории уникальных и особо ценных документов, критерии отбора документов на хранение, категории сдающих документы фондообразователей, перечни типовых управ-ленческих документов, качество ведомственных перечней доку-ментов, предложения ведомств об изменениях сроков ведомствен-ного хранения документов, право отдельных ведомств самостояте-льно выделять документы к уничтожению, предложения ведомств о замене оригиналов документов микрофильмами.

В зависимости от Центральной экспертно-проверочной комис-сии находятся все остальные экспертные комиссии. Они делятся на две ветви: архивные и ведомственные. Архивные напрямую подчи-няются ей, а ведомственные контролируются путём согласования с руководителями ведомств.

Через деятельность архивных и ведомственных комиссий как раз и осуществляются единые принципы экспертизы ценности до-кументов. Для негосударственных фондообразователей требования Центральной экспертно-проверочной комиссии имеют рекоменда-тельный характер. Но они обязаны следовать этим принципам, если передают свои документы на государственное хранение.

Большинство практических вопросов по экспертизе решают ведомственные комиссии. Это все вопросы временного хранения и частично вопросы постоянного хранения документов.

В каждом ведомстве действуют Центральная экспертная ко-миссия. Методическая работа по экспертизе ценности документов является её важнейшей функцией. В вопросах общих принципов экспертизы всех документов своего ведомства она находится под контролем Центральной экспертно-проверочной комиссии. В во-просах ведомственных особенностей экспертизы она сама прини-мает решения, а также контролирует нижестоящие экспертные ко-миссии.

Центральная экспертная комиссия назначается руководителем ведомства. Он же утверждает её решения. В состав комиссии вхо-дят ведущие специалисты данной отрасли по вопросам архивного дела.

Из общих вопросов она рассматривает проекты перечней до-кументов, проекты перечней микрофильмов, заменяющих ориги-налы документов, классификаторы документов, примерные номен-клатуры дел, инструкции по делопроизводству. По этим вопросам все центральные экспертные комиссии вносят свои предложения в Центральную экспертно-проверочную комиссию.

Из ведомственных вопросов комиссия рассматривает списки фондообразователей для оценки их документов по категориям хра-нения, типовые положения об экспертных комиссиях ведомства, методические и организационные рекомендации этим комиссиям, их предложения о праве самостоятельно выделять документы к уничтожению. По этим вопросам каждая центральная экспертная комиссия действует в рамках своего ведомства.

В каждом фондообразователе отдельного ведомства действует Экспертная комиссия. Руководитель фондообразователя определя-ет её состав и утверждает её решения.

Комиссию возглавляет один из заместителей руководителя. Обязательными членами являются руководители документацион-

ной службы, бухгалтерии и отдела кадров. Все они по своим про-фессиям являются специалистами документационного дела и уча-ствуют в составлении номенклатуры дел. Значит, в их компетенции находится общее комплектование документов в дела и их отбор на хранение.

Если архив является подразделением фондообразователя, в ко-миссию включается его руководитель. При наличии одного архи-виста он также включается в комиссию. При необходимости, для консультаций, могут привлекаться другие сотрудники фондообра-зователя, специалисты по специфическим вопросам документове-дения и другим вопросам.

В каждом государственном фондообразователе имеется поло-жение об экспертной комиссии. В нём учитывается специфика до-кументации данного фондообразователя. Но общие критерии долж-ны соответствовать организационно-методическим указаниям Цен-тральной экспертной комиссии ведомства.

Большинство функций Центральной экспертной комиссии сов-падают с функциями экспертных комиссий. Они различаются только уровнем фондообразователя и его документации. Для Цен-тральной экспертной комиссии это – документация министерства, для Экспертной комиссии – документация нижестоящего органа управления или подведомственного предприятия.

Обе комиссии принимают проекты номенклатур и графики пе-редачи дел из делопроизводства в ведомственный архив. Комиссии рассматривают описи дел для их передачи в ведомственный и ис-торический архив, акты на уничтожение дел с истекшим сроком хранения, акты о неисправимом повреждении документов, приём на ведомственное хранение документов по личному составу, переч-ни и описи особо ценных документов, предложения о замене ори-гиналов документов их микрофильмами.

Каждая вышестоящая комиссия оказывает организационно-ме-тодическую помощь подразделениям своего фондообразователя и комиссиям нижестоящих фондообразователей. Количество уров-ней экспертных комиссий соответствует иерархии соподчинения в данном ведомстве. Но всюду низший уровень занимают комиссии муниципальных фондообразователей.

Вся деятельность ведомственных комиссий оформляется про-токолами и решениями. Экземпляр текста каждого решения, по од-ному вопросу, визируется руководителем фондообразователя. По-

сле утверждения этого текста соответствующей архивной комис-сией, он утверждается руководителем. Поэтому в большинстве слу-чаев ведомственные комиссии предварительно согласовывают все свои решения с архивными комиссиями.

Таким образом, ведомственные комиссии полностью контро-лируют только два этапа экспертизы ценности документов. Это от-бор документов для включения в дела в документационной службе управления и отбор дел на временное хранение в ведомственные архивы.

Следовательно, от этих комиссий зависят два обстоятельства. Это качество документационного обеспечения государственного управления и качество профессиональной деятельности сотрудни-ков управленческих органов и управляемых предприятий.

Отбор дел на постоянное хранение в исторические архивы кон-тролируется лишь в начальной стадии. Окончательное же решение принимают архивные комиссии.

Архивные комиссии действуют параллельно, в ведомстве са-мого Росархива. Они оценивают результаты экспертизы ведомст-венных комиссий. Так и осуществляется практический контроль над включением ценных документов в государственную часть ар-хивного фонда страны.

Большинство федеральных архивов комплектуются современ-ными документами. И в составе каждого такого архива действует экспертно-проверочная комиссия. Она назначается директором соответствующего архива. Он же утверждает и её решения.

Из региональных архивов все комплектуются современными документами. При каждом архивном управлении региона также действует экспертно-проверочная комиссия. И она назначается уже руководителем архивного управления. Он же утверждает решения комиссии.

Любая экспертно-проверочная комиссия вносит предложения в Центральную экспертно-проверочную комиссию.

В пределах своих задач она рассматривает списки фондообра-зователей, которые сдают свои документы в соответствующий ар-хив, проекты их номенклатур, описи дел постоянного хранения и по личному составу, комплектование документами негосударствен-ного и личного происхождения, методические пособия по экспер-тизе, о неисправимо поврежденных документах, о необнаружении документов.

В особых случаях экспертиза ценности документов проводится в государственных исторических архивах. Её проводят уже со-трудники данных архивов.

Поэтому в составе такого архива действует экспертно-методи-

ческая комиссия. В неё входят наиболее квалифицированные со-трудники, которые специализируются в методике архивного дела. Директор архива определяет состав комиссии и утверждает её ре-шения.

Деятельность такой комиссии шире экспертизы ценности до-кументов. Экспертно-методическая комиссия рассматривает ре-зультаты экспертизы внутри архива, методические пособия архива по самым разным вопросам, оказывает помощь в комплектовании архива документами фондообразователей. Однако по некоторым вопросам экспертизы требуется утверждение со стороны соответ-ствующей экспертно-проверочной комиссии.

Вся деятельность архивных комиссий также оформляется про-токолами. Протоколы утверждает директор федерального архива или руководитель архивного управления региона.

Эти комиссии действуют в соответствии с решениями Цен-тральной экспертно-проверочной комиссией. Но свои конкретные решения они с ней не согласовывают. И только при возникновении разногласий с ведомственными комиссиями спорный вопрос выно-сится на решение Центральной экспертно-проверочной комиссии.

Негосударственные фондообразователи экспертизу ценности своих документов определяют самостоятельно. По договору экс-пертно-методические комиссии архивов могут оказывать им по-мощь в этом вопросе. Однако качество экспертизы также опреде-ляют соответствующие экспертно-проверочные комиссии.

Таким образом, архивные комиссии во всех случаях контроли-руют только последний, третий этап в государственной экспертизе ценности документов. Это выделение ценных документов для по-стоянного хранения в государственных исторических архивах.

Следовательно, от архивных комиссий зависит качество, преж-де всего, государственной части архивного фонда страны. Комис-сии контролируют также качество документов негосударственных фондообразователей, которые передаются на государственное хра-нение. Однако большинство негосударственных фондообразовате-лей ценность своих документов определяют самостоятельно. Эта часть архивного фонда страны комиссиям неподконтрольна.