2. Выделение документов ограниченного доступа

К документам ограниченного доступа относятся документы, которые содержат сведения о государственной и иной тайне.

По закону государственным секретом являются сведения о во-енной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности, рас-пространение которых может нанести ущерб безопасности страны.

По степени важности государственные секреты делятся на го-сударственную тайну и служебную тайну. К первой относятся све-дения, обладание которыми позволяет нанести ущерб качествен-ному состоянию страны. Ко второй – сведения, обладание которы-ми позволяет нанести любой другой ущерб состоянию страны. Распределение этих тайн также определено законом.

Иной тайной по закону является служебная, конфиденциаль-ная, коммерческая, банковская, налоговая. Состав этих тайн отра-жает экономоцентризм в понимании общественных явлений.

Служебная тайна, как и государственная, имеет государствен-ный характер.

Самостоятельную роль в современном капиталистическом об-ществе играет конфиденциальная тайна. Это сведения о личной жизни гражданина, его ответственности перед государством, слу-жебном положении, профессиональной деятельности, личных дос-тижениях.

Коммерческая, банковская, налоговая тайна отражают эконо-мическую деятельность в обществе. Это сведения о предпринима-тельстве, финансовых вкладах и налогах юридического или физи-ческого лица.

Однако в принципе тайной может быть и культурная, социаль-ная, любая политическая деятельность. Просто эти тайны наименее регламентированы государством и не выделены как самостоятель-ные типы.

Положение документов ограниченного доступа в любом архиве определяется актами государства, нормами делопроизводства, а также специфически архивными нормами.

Если в архив фондообразователя поступают документы огра-ниченного доступа, то все члены экспертной комиссии должны иметь право доступа к этим документам. Желательно, чтобы в со-став комиссии входил ещё и руководитель службы безопасности.

В оценке исторической, общенаучной и общественной ценно-сти таких документов никакой специфики нет. Тайну могут содер-жать документы постоянного, долговременного и кратковременно-го хранения. А документы по личному составу всегда содержат конфиденциальную тайну.

Обязанностью членов комиссии является сохранение тайны со-держания документов. В случаях, кроме дел по личному составу, тайной является даже названия документов и их состав в деле.

Особые требования предъявляются к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Порядок уничтожения дол-жен исключать любую возможность ознакомления с документами посторонних лиц и неполное уничтожение.

Уничтожение производят только архивисты и сотрудники фон-дообразователя, которые имеют допуск к документам ограниченно-го доступа.

Для уничтожения используются сжигание, расплавление, дроб-ление, растворение, химическое разложение, превращение в бес-форменную массу или порошок. Допускается измельчение на ку-сочки площадью не более 2,5 квадратных сантиметров.

Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Перед этим каждое полистно сверяется со сведениями акта о выделении к уничтожению, внутренней описи и заверительной надписи.

Перед уничтожением из дел могут изыматься документы, не-обходимые в дальнейшей работе. Тогда в акте указывается: какие документы из каких дел изъяты и в какие дела включены. Вносятся соответствующие номера фондов, описей, дел и листов. Указыва-ется и фактическое количество листов уничтоженных дел.

Кроме того, в журнале учёта делается соответствующая запись о новом местонахождении документов.

Тайной является сам вопрос о государственном учёте докумен-тов, содержащих государственную тайну.

На все дела с документами ограниченного доступа составляет-ся отдельная опись. Соответственно, в графе «Примечания» других описей ставится отметка «ОД».

Сведения о таких делах включаются в карточку фонда, лист фонда, годовой отчёт архива и дело фонда. Отдельно ведётся книга учёта поступлений и выбытия дел с документами ограниченного доступа.

На обороте обложки дела или на первом листе даётся список

лиц, которым разрешено использовать данное дело. Изменения в списке вносятся с разрешения руководителя службы безопасности по представлению других руководителей. Обязательной является внутренняя опись документов. Она является первым или вторым листом в деле.

При размещении все документы ограниченного доступа распо-лагаются в режимном хранилище. В крупном архиве это может быть отдельное хранилище, специально отведённое для таких до-кументов. Тогда документы размещаются на обычных стеллажах. В других архивах это может быть только сейф или сейфы в общем хранилище.

Кроме схемы размещения и плана эвакуации разрабатывается специальная инструкция. На случай чрезвычайной ситуации в ней определяются порядок вызова сотрудника службы безопасности, порядок вскрытия хранилища, очерёдность выноса документов и места их дальнейшего хранения.

Инструкция должна находиться у дежурного по фондообразо-вателю, в службе безопасности и в режимном хранилище. Она не должна раскрывать состава документов. С ней под расписку долж-ны быть ознакомлены все задействованные лица.

Кроме того, режимное хранилище должно быть обеспечено необходимым количеством специальной тары. Это могут быть мешки, чехлы, контейнеры. При чрезвычайной ситуации в нерабо-чее время дежурный по фондообразователю может вскрыть ре-жимное хранилище и принять меры к спасению документов в соот-ветствии с инструкцией. О вскрытии такого хранилища составля-ется специальный акт за подписью дежурного.

При любом размещении документов ограниченного доступа архивист-хранитель должен иметь допуск к этим документам. При его отсутствии из-за болезни, отпуска, командировки закреплённые за ним документы временно передаются другому архивисту. Это может разрешить руководитель архива, фондообразователя или службы безопасности. При увольнении хранителя проводится про-верка наличия и состояния документов ограниченного доступа.

Хранилище оборудуется замком повышенной надёжности (с так называемым секретом). Возможно установление автоматиче-ского турникета и камеры видеонаблюдения.

Возле окон с внешней стороны стены не должно быть никаких сооружений, облегчающих доступ к окнам. Это пожарная лестни-

ца, водосточная труба, балкон, бордюр на крыше, пристройка. На окнах первого и последнего этажа устанавливаются металлические решётки.

Желательно, чтобы такое хранилище располагалось вблизи от кабинетов руководителей архива или фондообразователя. Наилуч-ший вариант – расположение рядом с кабинетом руководителя службы безопасности.

Запасные ключи от всех режимных помещений должны быть у руководителя архива или фондообразователя. Рабочие экземпляры – в запечатанном пенале на посту охраны. Список имеющих право пользоваться ключами, утверждается руководителем службы безо-пасности.

Ответственные за режимные помещения получают и сдают ключи на пост с записью в отдельном журнале. Кроме записи о времени получения и сдачи ключей дополнительно даётся запись о выключении и включении специальной сигнализации.

Любая обработка режимного хранилища или читального зала производится в присутствии архивиста-хранителя. Но это может быть и специально назначенный сотрудник, имеющий право само-стоятельно вскрывать режимное помещение.

При обнаружении несанкционированного проникновения ре-жимное помещение не вскрывается. Если это обнаружено после вскрытия, помещение покидается. Обеспечивается его охрана до прибытия сотрудника службы безопасности.

Проверка наличия и состояния документов ограниченного дос-тупа проводится ежегодно, в начале первого квартала. Проверка проводится независимо от времени поступления документов и их местонахождения.

Для проверки приказом руководителя фондообразователя на-значается специальная комиссия. В неё должны входить не менее трёх человек, имеющих доступ и прямое отношение к документам ограниченного доступа. Одним из членов такой комиссии обяза-тельно должен быть сотрудник службы безопасности.

По результатам проверки составляется обычный акт, который утверждается руководителем фондообразователя. Однако необна-ружение или повреждение дел и отдельных документов ограни-ченного доступа является чрезвычайным происшествием. В таких случаях обязательным является служебное расследование.

Доступ к документам имеют: руководитель архива или фондо-

образователя, его заместитель, руководитель службы безопасности и его заместитель, сотрудники фондообразователя и другие Поль-зователи, имеющие доступ к этим документам. Разрешение со-трудникам даёт один из этих руководителей.

В общий читальный зал документы не выдаются. Специальный читальный зал также является режимным помещением. Он распо-лагается рядом с хранилищем, а документы выдаются через окно в стене. В крайнем случае, в общем читальном зале оборудуется от-дельное помещение.

Любой пользователь имеет право работать только с теми дела-ми, к которым он получил доступ. Вместе с обычным заявлением или письмом он должен предъявить справку о допуске.

Пользователь обязан знать, какие именно сведения документов подлежат защите, кому из других сотрудников разрешено исполь-зовать эти сведения, в каком объёме сведение документов можно довести до этих сотрудников.

При пользовании делами они должны возвращаться в храни-лище в тот же день.

Для производства копий должен вестись отдельный журнал.

Изъятие документов ограниченного доступа имеет дополни-тельные ограничения. Выемка документов, содержащих государст-венную тайну, производится только с санкции прокурора. Выемка документов, содержащих сведения о финансовых вкладах, – только по решению суда.

Кроме отметок на обложке и в заверительном листе делается отметка во внутренней описи дела. Оно должно быть повторно за-регистрировано в журнале учета поступлений и выбытия.

При передаче документов ограниченного доступа из ведомст-венного архива в исторический архив они подлежат отдельной экс-пертизе.

Дела проверяются полистно. Данные сверяются с внутренними описями, описями дел ограниченного доступа и общими описями дел постоянного хранения. Из годовых описей дел ограниченного доступа составляется сводная опись в 4-х экземплярах. Три экзем-пляра передаются вместе с делами, а четвёртый остаётся в ведом-ственном архиве.

Качество экспертизы оценивает соответствующая экспертно-проверочная комиссия. Однако среди её членов должны быть спе-циалисты, которые имеют доступ к таким делам.