III. Приём документов на хранение

1. Экспертиза ценности документов

Из огромного количества возникших документов на постоян-ное государственное хранение в исторические архивы поступает около 3 %. Но примерно за каждые 20 лет происходит удвоение хранимых документов. Поэтому и существует экспертиза ценности документов для передачи их на постоянное хранение. Она пред-ставляет собой актуальную проблему для государства.

Экспертиза – это определение исторического, научного, обще-ственного и гражданского значения документов для определения сроков их хранения и отбора при передаче на государственное хра-нение. Такое хранение может быть временным – в архиве государ-ственного фондообразователя, или постоянным – в государствен-ном историческом архиве.

За передачу на постоянное хранения документов в негосудар-ственном архиве государство не несёт ответственности.

Содержанием экспертизы является оценка документов по оп-ределённым критериям. Они имеют формализованный характер. Общие критерии зафиксированы в законе 2004 года об архивном деле, в правилах работы государственных архивов 2007 года. Кон-кретно эти критерии указываются в классификаторах, номенклату-рах и перечнях. В целом государственные стандарты основаны на результатах научных исследований.

Результатом экспертизы является качественное комплектова-ние архивов и всего архивного фонда страны. В ходе экспертизы как раз и формируются конкретные архивные фонды. Они концен-трируются в государственных ведомственных и исторических ар-хивах. А фонды негосударственных архивов составляют перифе-рию архивного фонда страны.

В процессе экспертизы решается противоречивая задача. С од-ной стороны на постоянное хранение отбираются документы, ко-торые имеют существенное значение. С другой стороны, временно хранятся и затем уничтожаются малоценные документы.

Более 10 лет хранятся документы долговременного практиче-ского значения. Менее 10 лет – документы практически менее значимые. Во всех случаях уничтожаются черновики, внутренние дублеты, отклонённые варианты. Кроме того, периодически унич-

тожаются документы, у которых уже истёк срок хранения.

Однако практическая ценность документов исчезает постепен-но. Поэтому их экспертиза проводится в три этапа, и различными сотрудниками.

Сначала, на стадии делопроизводства, составляется номенкла-тура дел. По ней в дела включаются документы, необходимые в управлении. Черновики, отклонённые варианты, незаверенные ко-пии уничтожаются. В одно дело включаются документы по одному вопросу и одного срока хранения. Это облегчает их дальнейший отбор по срокам хранения. Такую экспертизу проводят сотрудники документационной службы фондообразователя.

Затем в конце года завершённые дела отбираются для передачи в ведомственный или негосударственный архив. Малоценные дела уничтожаются. Такую экспертизу проводят совместно архивисты и сотрудники документационной службы.

На третьем этапе отбираются дела постоянного хранения для передачи в исторический архив. Он может быть государственным или негосударственным. Остальные дела уничтожаются по истече-нии срока временного хранения. Такую экспертизу проводят толь-ко архивисты. Для государственных фондообразователей это со-трудники исторических и ведомственных архивов. Для негосудар-ственных предусмотрены два варианта. При передаче документов на государственное хранение это те же самые сотрудники. При хранении собственником это архивисты его фондообразователя.

При отборе на постоянное хранение исходными являются три фундаментальных научных принципа.

По принципу историзма отбираются документы, которые по-зволяют изучить то или иное явление в его развитии. Это позволяет выявлять закономерности в развитии общества. По принципу все-сторонности отбираются документы, которые позволяют изучить явление со всех его сторон. Это позволяет выявлять все свойства общественного развития. По принципу комплексности отбираются уже возникшие дела. Это позволяет выявлять развитие коллектива, в котором они возникли.

При отборе на временное хранение исходными являются также три фундаментальных принципа.

По принципу перспективности отбираются документы, кото-рые позволяют сравнивать прошлое и текущее состояние коллек-тива. На этой основе можно совершенствовать стратегию управле-

ния. По принципу эксклюзивности отбираются документы, в ко-торых оформлены различные изобретения. Это позволяет исполь-зовать их для определения эффективность новых изобретений. По принципу гуманитарности отбираются документы, в которых со-держатся сведения о членах коллектива. Это позволяет им решать свои личные проблемы.

Все эти принципы определяют общие подходы к оценке доку-ментов. Они изучаются специалистами-архивоведами.

При конкретном решении вопроса руководителями ведомств используются основные критерии отбора. Их соблюдение норми-руется соглашениями с Росархивом.

Учитывается происхождение документов. Оно определяется общественной значимостью, временем и местом фондообразовате-ля. Роль фондообразователей многообразна.

На постоянное хранения отбираются документы фондообразо-вателей, от которых зависит состояние всей страны, независимо от их юридического статуса. Отбираются документы фондообразова-телей, которые определяют развитие страны в течение этапа или перехода к очередному этапу. Документы фондообразователей, от которых зависит регион или муниципальное образование.

А среди документов таких фондообразователей, отбираются те, в которых отразилось его собственное развитие. Особую ценность имеют документы о его организации и реорганизациях.

Учитывается значимость содержания документов. На постоян-ное хранение отбираются документы, которые отображают основ-ную деятельность фондообразователя. На временное хранение – документы вспомогательные, оперативные, справочные. Они неко-торое время сохраняют управленческое значение. Большинство же документов утрачивают всякое значение в течение года. Они унич-тожаются уже при передаче дел в ведомственный архив.

Из основных на хранение отбираются, прежде всего, сводные документы. В них поглощается содержание первичных докумен-тов. Первичные сохраняются, если они отображают личный состав фондообразователя.

Учитывается юридическая сила документов. При отборе на хранение предпочтение отдаётся правильно оформленным ориги-налам. При их отсутствии – правильно заверенным копиям.

Однако при дублетности документов их ценность бывает раз-ной. Если оригинал отосланного документа и копия оставленного

поступают в один исторический архив, сохраняется первый. Если поступают в разные – сохраняются оба. Это становится ясным при определении источников комплектования исторических архивов. Равноценные оригиналы договоров сохраняются все. Но при наличии такого оригинала в вышестоящем фондообразователе, со-храняется только он.

Наконец, учитывается физическое состояние документов.

Документы с особо ценным содержанием сохраняются в Лю-бом состоянии. Даже если они сильно испорченны и не подлежат реставрации. Особо ценные документы выделяются экспертной ко-миссией фондообразователя. Основные документы сохраняются, если они подлежат реставрации. Реставрацию производит фондо-образователь. При невозможности такие документы передаются в исторический архив с целью их дальнейшей реставрации. Ценные, но неосновные документы могут быть уничтожены, если их невоз-можно реставрировать. Но при наличии копии таких документов, они также сохраняются.

В некоторых случаях учитываются специфические свойства документов.

Ценным может быть материальный носитель информации. Это какой-либо небумажный носитель, или бумага особого свойства.

Ценной может быть форма документа. Ценностью являются языковые особенности текста. Это диалект языка, иной язык, эле-менты одного языка в другом. Ценностью является художествен-ное оформление документа. Это оригинальные изображения.

Для оценки всех таких документов привлекаются соответст-вующие специалисты. И такие документы передаются на постоян-ное хранение независимо от их происхождения, содержания, юри-дической силы и физического состояния.

Ценными могут быть любые документы при плохой сохран-ности фонда. При больших утратах на хранение принимаются все уцелевшие.

Все эти критерии конкретно реализуются в перечнях докумен-тов. Перечни – это практические нормативные и справочные посо-бия. По статьям перечней архивисты в стандартных ситуациях и определяют ценность всех документов.

Отступления от показателей перечней для государственных ар-хивов запрещены. Нарушители подлежат административным нака-заниям. А преднамеренное уничтожение ценных документов явля-

ется уголовным преступлением. Использование устаревших изда-ний перечней запрещается.

По отношению к негосударственным фондообразователям пе-речни имеет рекомендательный характер. Они приобретают юри-дическую силу только при передаче документов на государствен-ное хранение.

Для всех документов до 1995 года действует «Перечень типо-вых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ми-нистерств, ведомств и других учреждений, организаций и предпри-ятий, с указанием сроков хранения». Он издан в 1989 году.

Для документов с 1995 года действуют два типовых перечня. Общие документы указаны в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указани-ем сроков хранения». Он издан в 2003 году. Научно-технические документы оцениваются по «Перечню типовых архивных докумен-тов, образующихся в научно-технической и производственной дея-тельности организаций, с указанием сроков хранения». Он издан в 2007 году.

Во всех этих перечнях указаны только типические документы, которые составляются в любом фондообразователе. Однако чело-веческая деятельность многообразна. Многие трудовые коллекти-вы занимаются уникальной деятельностью. Соответственно и в управлении такими коллективами создаются специфические доку-менты. Они не поддаются общей унификации.

Наибольшей спецификой отличаются документы религиозных, художественных, научных фондообразователей, документы поли-тических партий и общественных организаций, документы защит-ных ведомств государства.

Поэтому кроме типовых дополнительно действуют ведомст-венные перечни. В них указаны те или иные специфические виды документов государственных фондообразователей. В каждом ве-домстве может действовать свой перечень. Содержание этих переч-ней каждое ведомство согласует с Росархивом.

В соответствующих случаях соблюдение ведомственных пе-речней для государственных фондообразователей также обязатель-но. Они имеют такую же юридическую силу, что и основные перечни.

Для негосударственных фондообразователей ведомственные перечни имеют рекомендательный характер, как и типовые.