3. Организация документов в архиве

Распределение документов в архиве – это второй уровень их организации. Первый – распределение архивного фонда страны по архивам.

В крупном архиве основной единицей учёта является фонд. Такие архивы являются многофондовыми. Это все исторические архивы и центральные ведомственные. Небольшой архив является однофондовым. В таких архивах основной единицей учёта являет-ся дело, или единица хранения. Это большинство ведомственных архивов и практически все негосударственные.

Фонды размещаются в различных хранилищах. Хранилище – это изолированное помещение с автономным оборудованием. Один фонд может находиться только в одном хранилище. Его разделение по нескольким хранилищам запрещается. Одноместное хранение фонда удобно при использовании и выгодно при срочной эвакуа-ции. Оно предотвращает путаницу в единицах хранения.

Распределение фондов оформляется в описи фондов по храни-лищам. Она создаётся в крупных многофондовых архивах со мно-жеством хранилищ. Пользователям документов архива такая опись не выдаётся. Она используется сотрудниками архива, чтобы быст-ро ориентироваться во всех комплексах документов. Это ускоряет поиск необходимых единиц хранения и выполнение заявок пользо-вателей.

Подавляющее большинство фондов формируется уже в дело-производстве фондообразователей. Исключением является только коллекция, которая формируется архивистами из случайно уце-левших документов. В ведомственных фондообразователях при комплектовании дел используется документальная классификация. По ней составляется номенклатура дел. Поэтому из ведомственных архивов в исторические поступают уже сложившиеся фонды.

Однако историческим архивам иногда приходится заниматься фондированием. Фондирование – это распределение или перерас-пределение единиц хранения по фондам. Причины его разнообраз-ны: ошибки фондообразователей, необходимость распределить на фонды случайно сохранившиеся документы, создание объединён-ных фондов, приём коллекций.

Для фондирования необходимо изучить историю фондообразо-вателя и его документации.

Главными признаками фонда являются: принадлежность до-кументов данному фондообразователю и общие хронологические границы документов. Самостоятельность фонда определяется по его юридической обособленности. Это акт о его образовании, функциях и правах; собственный финансовый баланс и счёт; соб-ственное штатное расписание; наличие печати, бланков и подписей руководителей.

В исключительных случаях фондообразователем может быть структурное подразделение учреждения, организации, предпри-ятия. Документы такого подразделения должны образовывать кру-пный, исторически значимый сложившийся комплекс.

При фондировании выясняются задачи, функции и масштаб де-ятельности фондообразователя, подчинённость, связи с другими фондообразователями, внутренняя структура, изменения всего это-го на разных этапах. Организация документов по их видам выявля-ется по номенклатурам дел, старым описям и классификаторам, сведениям на обложках единиц хранения.

Принадлежность дел к фонду определяется по системе призна-ков.

Если дело последовательно велось в двух субъектах, оно вклю-чается в фонд того, где было закончено. При смене субъектов за-конченные дела включаются в фонд ликвидированного, а незакон-ченные – в фонд создаваемого. Личные дела, переданные одним субъектом другому, включаются в фонд получившего.

Для полного отражения деятельности коллектива в его фонд включаются документы первичных общественных организаций. Это могут быть профсоюзные организации, спортивные, художест-венные и другие.

Принадлежность отдельных документов к одному фонду опре-деляется также по системе признаков. Для входящих документов это сведения об адресате, для копий исходящих – сведения об ав-торе, для внутренних – сведения об авторе и адресате.

Документы могут изыматься из фонда и по принадлежности включаться в другие. Это документы, которые ошибочно попали в данный фонд. Изымаются невозвращённые документы. Они были переданы одним фондообразователем другому с пометой «Подле-жит возврату». Из фондов личного происхождения изымаются до-кументы государственных учреждений. Но при отсутствии в дан-ном архиве их фондов, документы сохраняются в прежних фондах.

В особых случаях учитываются дополнительные признаки фон-

да. Если фондообразователь преобразовался, его фонд сохраняет целостность. Если он перешёл в другую административно-тер-риториальную единицу, его документы делятся на два фонда. Если изменилась государственная принадлежность – также делятся на два фонда.

Для ведомственных архивов остаётся актуальным изменение фондовой принадлежности документов в результате революции 1991 года. Определяющими являются три группы факторов. Пер-вый – это изменение юридического статуса региона, изменение границ административно-территориального деления. Второй – это коренная реорганизация фондообразователя. Третий – изменение формы собственности или ликвидация фондообразователя.

В дальнейшем эти факторы будут учитываться при передаче документов из ведомственных архивов в исторические. А дополни-тельным будет изменение конституционных основ государства.

В региональных и муниципальных исторических архивах фон-ды делятся по четырём историческим эпохам. Такое размещение облегчает учёт и поиск документов. Фонды до и после Октябрь-ской революции 1917 года в обязательном порядке размещаются в разных хранилищах. При необходимости в разных хранилищах размещаются фонды до и после реформ начала XVIII века. Решает-ся вопрос о разделении фондов до и после революции 1991 года.

Для ведомственных архивов фондирование документов не яв-ляется общей задачей. Оно проводится только в крупных, много-фондовых архивах. К ним относятся межведомственные и объеди-нённые ведомственные архивы. В усовершенствованном состоянии такие фонды и поступают в исторические архивы. При этом ис-пользуются те же принципы фондирования. Они обязательны для всех государственных архивов.

В пределах отдельного фонда документы объединяются в еди-ницы хранения. Это третий уровень организации документов ар-хивного фонда страны.

В основном единицы хранения также создаются в делопроиз-водстве фондообразователей. Возникшая систематизация юриди-чески закрепляется в номенклатуре дел, а затем сохраняется в опи-сях дел архива. При передаче документов из ведомственного архи-ва в исторический систематизация также сохраняется.

Однако историческим архивам иногда приходится производить новую систематизацию. Она называется переработкой фонда и проводится для создания лучших условий использования.

Состав единиц хранения должен наглядно отражать структуру фондообразователя, его функции и отрасль деятельности, время и место деятельности, виды документов. Тогда историку или друго-му пользователю легко ориентироваться в системе единиц хране-ния одного фонда. Наиболее удобно объединение документов в единицы хранения по структурным подразделениям.

При переработке старых фондов используются и старые прави-ла делопроизводства. Они обеспечивают наилучшую ориентацию историка и другого пользователя. Предварительно изучается исто-рия фондообразователя и его документации со всеми изменениями. Единицы хранения формируются заново по девяти классификаци-онным признакам.

Чаще всего используются шесть основных признаков. Это структурный, по подразделениям; функциональный, по способам управления; отраслевой, по предметам деятельности; хронологиче-ский, по этапам деятельности; номинальный, по видам документов; корреспондентский, по адресатам переписки.

При необходимости используются два вспомогательных при-знака: географический, по местам подразделений; авторский, по создателям документов.

В редких случаях используется тематический признак – по на-учным вопросам. Это относится, прежде всего, к единицам хране-ния, которые являются коллекциями.

Комплектование документов в единицы хранения по одному признаку практически не проводится. Как правило, используются одновременно несколько признаков. При этом хронологический признак сочетается с одним или несколькими другими.

Обычно структурный признак дополняется функциональным или корреспондентским. Корреспондентский признак используется только в необходимых случаях. Остальные – ещё реже.

Кроме того, в объединённом фонде единицы хранения распре-деляются по значимости фондообразователей, по времени их воз-никновения, по местам расположения. Иногда используется и чис-то формальный признак – по алфавиту их названий. Этот признак очень удобен при большом количестве фондообразователей.

Самой сложной является фонд-коллекция, который состоит из

коллекций как единиц хранения. Каждая единица хранения может быть оригинальной по составу и содержанию документов. Поэтому и документы включаются в неё по индивидуальному набору при-знаков. А распределение единиц хранения в пределах такого фонда должно быть основано также на оригинальном наборе признаков.

При отнесении документов к одной единице хранения также используются современные правила делопроизводства. Они позво-ляют историку или другому пользователю легко ориентироваться в документах одной единицы хранения.

Единицы хранения относятся к тому году, в котором они нача-ты или поступили фондообразователь. Планы, отчёты, итоги про-верок относятся к тому году, на который они составлены. При этом перспективные планы относятся к первому году их действия, а ретроспективные отчёты – к последнему году оценки. Дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое, относятся к посленему.

Во многих случаях документы одного фонда учитываются в одной описи единиц хранения. Она состоит из нескольких разде-лов, в соответствии с принятой классификацией. Описи нумеруют-ся по мере поступления в исторический архив различных групп единиц хранения данного фонда.

Но для крупных и сложных фондов составляется несколько описей. В этом случае каждая опись должна соответствовать одно-му из разделов принятой классификации единиц хранения. И по мере поступления различных групп единиц хранения нумерация продолжается по той же схеме. За номером последнего раздела классификации следует номер первого раздела.

Наконец, для очень сложных фондов дополнительно составля-ется ещё и схема описей. Чаще всего это относится к фондооб-разователям со множеством структурных подразделений, несколь-ких уровней подчинения и различными местами расположения.

Названия единиц хранения на их обложках и в описи должны совпадать абсолютно. Опись является основным учётным докумен-том и основным архивным справочником. Все записи в ней затем тиражируются во всех остальных учётных документах и архивных справочниках.

Крупная опись может делиться на тома. Они должны иметь примерно равный объём. Это удобно при использовании описи ис-ториками и другими пользователями.