2. Система архивов страны

Архив занимается систематизацией, приёмом, хранением и ор-ганизацией использования документов, которые вышли из управ-ления. Каждый архив хранит исторически сложившийся комплекс документов. Это может быть система фондов, с общими свойства-ми или один фонд. Комплекс составляет профиль архива. Все ар-хивы действуют в соответствии с законом 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».

Крупный архив представляет собой отдельное предприятие со своим штатом сотрудников и руководителей. Средний по масшта-бам архив является подразделением учреждения, организации, предприятия. Он состоит из сотрудников и руководителя. Неболь-шой архив представлен одним сотрудником. Наконец, функции ар-хивиста может совмещать сотрудник архивного органа управления или сотрудник документационной службы учреждения, организа-ции, предприятия.

Существующая система архивов отражает, прежде всего, юри-дическую классификацию документов архивного фонда страны.

По закону архивы делятся на государственные и негосударст-венные. Это деление отражает противоположную идеологию ком-мунистов и либералов. В действительности архивы делятся на го-сударственные, частные, корпоративные, акционерные и личные.

Государственные архивы действуют в соответствии с Пример-ным положением об архиве государственного учреждения, органи-зации, предприятия. Функции негосударственных архивов опреде-ляют собственники. При передаче документов на государственное хранение они руководствуются Примерным договором между уч-реждением государственной архивной службы и организацией.

Государственные архивы делятся на исторические и ведомст-венные. Первые находятся в ведении специальных органов архив-ного управления. В этих архивах имеются только документы по-стоянного хранения, которые полностью утратили управленческое значение. Вторые входят в ведение всех остальных государствен-ных органов. В этих архивах имеются документы постоянного и временного хранения, которые вышли из управления, но не утра-тили связь с ним.

Государственные исторические архивы делятся на федераль-ные, региональные и муниципальные. Их организацию определяют

руководителями соответствующих органов архивного управления.

Федеральных архивов 15. Из них один архив хранит докумен-ты, возникшие до реформ начала XVIII века. Два архива – доку-менты до Октябрьской революции 1917 года. Новые документы в них не принимаются. Одиннадцать архивов хранят документы со-ветского времени по отраслевому принципу. Но архив военно-мор-ского флота и архив литературы и искусства хранят документы, во-зникшие до и после революции. А архив Дальнего Востока хранит документы по территориальному признаку. Все они продолжают комплектоваться новыми документами. Наконец, особым архивом является Центр хранения страхового фонда копий.

Региональными являются архивы республик, краёв, областей, округов и столицы. В небольших регионах действуют по одному архиву со всеми документами его прошлого. В большинстве регио-нов – по два архива. Архив новейшей истории хранит документы бывшей коммунистической партии, исторический архив – все ос-тальные документы. В самых крупных регионах – по три и более архивов различных профилей.

Все федеральные и региональные архивы являются государст-венными унитарными предприятиями. Они обладают также функ-циями научно-исследовательских организаций. Архивы издают публикации документов, научные исследования, методические разработки, справочники, научно-популярную литературу. И в со-ставе сотрудников имеются исследовательские группы.

В большинстве регионов имеются муниципальные архивы крупных городов и районов. В каждом муниципальном образова-нии действует один архив со всеми документами его прошлого.

В крупных регионах это государственное унитарное предпри-ятие. Но в большинстве случаев такой архив является подразделе-нием соответствующего органа архивного управления. Иногда это архив с переменным составом документов. Документы с постоян-ным сроком хранения содержатся им временно, а затем передаются в региональный архив. Муниципальные архивы не являются науч-но-исследовательскими. Но они выполняют все функции по систе-матизации, приёму, хранению и организации использования доку-ментов.

Государственные ведомственные архивы – это, как правило, подразделения федеральных, региональных, муниципальных орга-нов управления и подчинённых им предприятий. Только у крупных

министерств центральные архивы являются государственными унитарными предприятиями. Организация любых ведомственных архивов определяется руководителями ведомств по согласованию с органами архивного управления.

У России государственное устройство федеративное. Поэтому на всех уровнях преобладает автономное управление.

В каждом ведомстве на федеральном уровне действуют архив органа управления и архивы подчинённых ему предприятий того же уровня. На региональном уровне – архив соответствующего ор-гана и архивы подчинённых ему предприятий этого уровня. На му-ниципальном уровне – также архив соответствующего органа и ар-хивы подчинённых предприятий.

Небольшая группа федеральных органов имеют строго центра-лизованное управление. В каждом случае действует центральный отраслевой архив. В нём хранятся документы всех органов управ-ления и подчинённых предприятий данного ведомства.

При меньшей централизации действуют два архива. В цен-тральном архиве хранятся только документы федерального органа управления. В объединённом ведомственном архиве – документы подчинённых органов и предприятий.

Наконец, в объединённом межведомственном архиве хранятся документы небольших ведомств родственных отраслей. Такой ар-хив подчиняется головному органу управления.

Количество ведомств и их архивов на каждом уровне зависит от специфики и масштабов страны, региона или муниципального образования. Специфика складывается в результате реформ и со-става отраслей деятельности. А масштаб определяется численно-стью населения и количеством предприятий.

Существует особая группа ведомственных исторических архи-вов. В них хранятся документы, которые полностью вышли из управления и стали историческими источниками. Однако подчи-няются такие архивы различным федеральным органам управле-ния. Такой орган имеет обычный ведомственных архив с времен-ным хранением документов и ведомственный исторический архив с постоянным хранением документов своего ведомства.

Эти архивы имеют: Президент, Министерство иностранных дел, Министерство обороны, Федеральная служба безопасности, Академия наук, Министерство по атомной энергии, Федеральная служба по гидрометеорологии, Федеральное агентство по техниче-

скому регулированию и метрологии… Всего их – двенадцать.

Необходимость в таких архивах вызвана потребностями в об-щественной безопасности и эффективности. Централизованное хранение всех документов позволяет насквозь контролировать данную отрасль и быстро принимать оперативные решения.

Такие ведомства имеют право долговременного хранения доку-ментов государственной части архивного фонда страны. Сроки и условия хранения определяются специальным соглашением каждо-го ведомства с федеральным органом архивного управления. Со-держание соглашения в каждом случае индивидуально. А кон-кретные основания – самые разные. Архивы помогают восстана-вливать биографии погибших и пропавших без вести воинов, бо-роться с распространением ядерного оружия, предотвращать чрез-вычайные ситуации и тому подобное.

Ещё одной особой группой являются рукописные отделы музе-ев, библиотек и других предприятий Министерства культуры, а также учебных заведений Министерства образования. Названия та-ких архивов очень разнообразны. В них хранятся не столько доку-менты, сколько недокументальные письменные исторические ис-точники. Предприятия культуры и образования собирают или по-купают их у отдельных лиц и общественных организаций, а также принимают на временное хранение.

Рукописные отделы являются подразделениями предприятий. При этом каждое такое предприятие имеет и свой ведомственный архив, с временным хранением собственных документов. Эти до-кументы передаются не в рукописный отдел, а в соответствующий исторический архив.

Особая роль рукописных отделов в том, что они занимают ни-шу по сохранению недокументальных исторических источников. Многие из них являются уникальными и особо ценными. Такие предприятия имеют право временного хранения исторических ис-точников, которые входят в государственную часть архивного фон-да страны. Поэтому условия и сроки их хранения определяются специальным соглашением министерств культуры и образования с федеральным органом архивного управления.

Система негосударственных архивов определяется правами собственников на архивные документы. Она всё ещё находится в периоде формирования. Размежевание собственников на крупных, средних и мелких создаёт различный территориальный масштаб их

деятельности. Соответственно возникают и архивы различных уровней соподчинения в управлении.

Но абсолютно преобладает унитарное управление. Поэтому большинство составляют центральные архивы с различными на-званиями. В них принимаются все документы данного предприятия или объединения предприятий. Такие архивы имеют федеральный, региональный и муниципальный масштаб.

Частные, корпоративные, акционерные, общественные собст-венники могут использовать Примерное положение об архиве го-сударственного учреждения, организации, предприятия. В нём за-фиксирован многовековый опыт и современные достижения в ор-ганизации архивного дела. Научные и методические специалисты по архивоведению рекомендуют, так или иначе, разделять истории-ческий архив и архив с временным хранением документов. Это по-зволяет чётко определять ответственность по систематизации, приёму, хранению и использованию документов.

В зависимости от объёма хранимых документов архив занима-ет отдельное здание, специально отведённые помещения или поме-щение в здании собственника. Хранилища или хранилище архива имеет специальное оборудование.

Архив принимает документы на хранение, систематизирует и учитывает их, определяет ценность, обеспечивает сохранность, ре-ставрирует, создаёт страховой фонд копий, справочники для по-иска, организует использование.

В архиве ведётся методическая работа по улучшению приёма, хранения и использования документов.

При передаче документов в государственный исторический ар-хив собственник заключает договор с соответствующим архивом и за свой счёт проводит экспертизу документов. В зависимости от масштабов деятельности документы принимаются в федеральный, региональный или муниципальный архив.

Граждане по своей воле создают архивы как собрания доку-ментов и других исторических источников. Государство заинтере-совано в получении на постоянное или временное хранение архи-вов выдающихся людей. При передаче таких собраний оно за свой счёт проводит экспертизу и систематизацию источников. В зави-симости от масштаба деятельности человека его собрание прини-мается также в федеральный, региональный или муниципальный архив.