II. Современная организация архивного дела

1. Состав архивного фонда страны

По закону 2004 года архивный фонд страны составляют доку-менты, которые отражают материальную и духовную деятельность всех народов, имеют историческое, научное и общественное значе-ние. По составу в него входят связанные между собой фонды до-кументов и отдельные документы различной собственности. В этих документах содержатся сведения об экономических, культурных, социальных и политических отношениях на всех этапах развития.

По собственности документы делятся на государственные и негосударственные.

Документы государственной части архивного фонда страны не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок в нарушение права государственной собственности. Документами негосударст-венной части распоряжаются собственники. Но государство огра-ничивает их свободу в случаях, когда сделки с документами нару-шают права других граждан страны.

Государственные документы по происхождению составляют семь групп. Это документы национализированных частных, сосло-вных, корпоративных и других архивов; документы государст-венных учреждений, организаций и предприятий на территории СССР; документы личного происхождения, поступившие в собст-венность государства; документы отечественных учреждений, ор-ганизаций и предприятий за рубежом; документы, поступившие в собственность государства из-за рубежа; издания, не поступившие в Книжную палату и библиотеки-депозитарии; страховой фонд ко-пий уникальных и особо ценных документов и книг.

По праву распоряжения эти документы делятся на ведомствен-ные и государственные. Первые находятся во временном распоря-жении государственных ведомств. Вторые находятся в постоянном распоряжении специальных государственных органов архивного управления.

Негосударственную часть составляют документы частных, кор-поративных, акционерных собственников, документы политичес-ких партий и разнообразных общественных организаций, а также документы личной собственности. Эти документы хранятся их собственниками или принимаются на государственное хранение по

договору с соответствующими органами архивного управления.

Любые документы принимаются на государственное хранение по результатам их экспертизы. Она проводится соответствующими государственными органами по государственному стандарту и пе-речням. Нормативами государства определены основные ком-плексы видов документов, подлежащих постоянному хранению. Состав комплексов отражает распределение видов документов по основным сферам деятельности в обществе.

Это законодательные акты; другие документы государствен-ного управления; проектные, конструкторские, технологические, картографические, телеметрические и другие специальные доку-менты; программы и механографические документы; киноленты, микрофильмы, фотографии, звукозаписи видеозаписи; научные, литературные, живописные и музыкальные рукописи и рисунки; дневники, мемуары, письма.

В соответствии с нормативными актами государства историче-ские архивы составляют списки государственных организаций, до-кументы которых подлежат включению в архивный фонд страны. Установлены правила отнесения документов к категории уни-кальных и особо ценных, к категории ограниченного доступа. Ус-тановлен также порядок создания страхового фонда копий уника-льных и особо ценных документов.

Специфическая ценность документов негосударственных соб-ственников определяется их договорами с государственными органами архивного управления.

Система хранения документов и их комплексов определяется документальной классификацией. Деление по общим признакам одного класса и их отличиям от других классов имеет иерархиче-ский характер.

Высшим классом является архивный фонд. Это совокупность документов, которые исторически и логически связаны между со-бой. Она возникает в процессе создания документов, их использо-вания и принятия на хранение. Выделены четыре типа таких совокупностей.

Архивный фонд учреждения, организации, предприятия возни-кает в результате деятельности данного коллектива. Архивный фонд личного происхождения возникает в результате деятельности отдельного человека. Объединённый архивный фонд создаётся пу- тём объединения мелких фондов. Архивная коллекция создаётся

путём объединения разрозненных документов по любому общему признаку.

Архивному фонду соответствует документальный фонд. Он состоит из таких же совокупностей документов. Но они использу-ются в управлении и других практических целях. Состав докумен-тального фонда постоянно изменяется. Вновь созданные докумен-ты включаются в него. Отслужившие практический срок уничто-жаются или передаются в архив. За счёт этого архивный фонд по-стоянно пополняется из поступлений документального.

Таким образом, создатель документов является фондообразо-вателем. Это может быть любая юридически организованная груп-па лиц или отдельное лицо.

В пределах архивного фонда документы объединяются в еди-ницы хранения. Это совокупности логически взаимосвязанных и физически объединённых документов либо отдельные документы. Выделены шесть типов единиц хранения.

Самой распространённой является дело. Физически это доку-менты, подшитые в папку. Они объединяются в совокупность есте-ственным путём, в процессе управления. В одно дело включаются документы по одному из вопросов управления. Но крупное дело может состоять из нескольких томов. И тогда каждый является от-дельной единицей хранения. Специфическая форма дела – это кол-лекция. Она создаётся собирателями древностей или архивистами из разрозненных документов по тематическому признаку.

Самостоятельной формой организации текстов является книга. Она может представлять собой единый документ или сборник до-кументов. В обоих случаях это отдельная единица хранения. Если крупная книга состоит из нескольких томов, то каждый является единицей хранения.

Отдельно может храниться очень важный или очень объёмный документ. Он также являются единицей хранения.

Единицы хранения состоят из отдельных документов. Доку-мент – это физически и логически завершённый текст с атрибутами авторства, времени и места составления. Он может состоять из од-ного или нескольких листов.

Некоторые документы состоят из множества листов. Тогда они являются одновременно документами и единицами хранения. По форме организации это может быть дело или книга. Отдельные особо крупные документы состоят из нескольких томов дел или

книг и также являются единицами хранения.

В целом между единицами хранения и документами нет чёткой границы. Существует несколько переходных форм.

Фонды, единицы хранения и документы разделяются на три большие стадиальные группы. Они соответствуют основным эпо-хам в развитии страны, её документации и архивного дела.

Первой хронологической границей являются реформы начала XVIII века. Тогда произошли коренные изменения в видовом со-ставе документов, их языке и оформлении. В результате создания ведомственных исторических архивов делопроизводство и архив-ное дело стали разделяться. Центральные государственные органы с их документацией были перемещены из Москвы в новую столицу Петербург. Резко изменился и состав местных органов управления с их документацией.

Второй по таким же масштабам хронологической границей яв-ляется Октябрьская революция 1917 года. Вновь изменились виды документов, их язык и оформление. Возникли исторические и ве-домственные архивы. Центральные государственные органы и ис-торические архивы были расположены в старой столице Москве. Вторично изменился состав местных органов управления с их до-кументацией.

Документы трёх стадиальных групп различаются по количест-ву, ценности и интенсивности использования. Для работы с ними требуются разные знания, умения и навыки. Это касается и пользо-вателей, и самих архивистов. Ради удобства в использовании эти документы хранятся раздельно, и с ними работают разные группы архивистов.

В настоящее время возникает третья хронологическая граница. Это распад Советского Союза в 1991 году. Масштабы изменений в документации и архивах вновь стали существенными. Но пока это проявилось только в составе фондообразователей, их документа-ции и архивах. В исторические архивы документы новой эпохи ещё не поступили. Архивисты готовятся к обособленному приёму, хранению и организации использования этих документов.

По территориальной принадлежности фонды, единицы хране-ния и отдельные документы делятся на федеральные, региональ-ные и муниципальные.

Государственная часть архивного фонда страны чётко делится

на эти три группы. Основанием такого деления является админист-

ративно-территориальное устройство страны.

Негосударственная часть делится таким же образом по терри-ториальному масштабу деятельности фондообразователей и со-держания их документов. Однако территориальное устройство этих предприятий, объединений и организаций не всегда совпадает со страновой. Бывает четырех- и пятизвенная иерархия. Если фондо-образователь действует на территории нескольких регионов, его документация имеет федеральный характер. Если он действует в нескольких муниципальных образованиях одного региона, его до-кументация имеет региональный характер.

Документы территориальных групп также различаются по ко-личеству, ценности и интенсивности использования. Чаще всего у них разные пользователи. Иногда требуется знание местных этнических, хозяйственных и других традиций. И для лучшей орга-низации использования эти документы хранятся в разных архивах.

По способам создания документы делятся на текстовые и не-текстовые. Это давнее деление возникло тогда, когда в архивах хранились в основном письменные источники, а в музеях вещест-венные. Но такая специализация никогда не была полной. К тому же со временем широко распространились технические источники, а среди них электронные. Явной стало несоответствие архивной классификации и источниковедческой.

В источниковедении классификация отражает основные сред-ства информирования, которые последовательно создавались чело-вечеством. Они делятся на четыре типа: вещественные, письмен-ные, технические и современные источники. Последний тип спе-цифичен. Это сами люди, которые запоминают информацию.

Отдельным классом вещественных источников являются изобразительные. Многие из них хранятся в архивах. Отдельный класс письменных источников – повествовательные. Они редко хранятся в архивах. Отдельный класс технических источников – электронные. Они только начинают поступать в архивы.

Таким образом, по источниковедческой классификации к не-текстовым документам относятся изобразительные и электронные. Это отдельные классы двух разных типов. Архивная классифика-ция текстовых документов также не совпадает с источниковед-ческой.

В целом архивная классификация документов требует доработ-

ки в соответствии с общенаучными принципами.