4. Архивы негосударственных фондообразователей

Своеобразие негосударственных архивов в современной Рос-сии определяется их неустоявшимся положением.

Типично противоречие между стремлением собственников свободно распоряжаться своими документами и стремлением госу-дарства ограничить эту свободу в интересах всего общества. Такое противоречие снимается объективными оценками научных специа-листов в архивном деле. Именно эти оценки оформляются закона-ми, подзаконными актами и отраслевыми нормативными докумен-тами.

Проблема в том, что государство в определённой мере привык-ло следовать научным выводам по этому вопросу. А у новых соб-ственников такой привычки нет. Её отсутствие вызывается пере-ходным состоянием негосударственных архивов.

Сама практика негосударственного владения и хранения доку-ментов возродилась в стране через длительный промежуток време-ни. В советское время негосударственных архивов не было. Пред-шествующий опыт забыт и во многом утратил практическое значе-ние. Новый опыт ещё слишком мал.

Негосударственные собственники во всём только учатся соиз-мерять собственные и общественные интересы. Архивное дело не является исключением.

Кроме того, специалисты по архивному делу не успевают с тео-ретическими, прикладными и методическими исследованиями. Научные публикации по этой тематике остаются редкостью, хотя тематика во всём новая. Причины различны.

Система негосударственных архивов быстро расширяется и изменяется. Недостаточны сведения от негосударственных собст-венников. Расплывчаты фундаментальные понятия негосударст-венного архивного дела.

Практика работы негосударственных архивов регламентирует-ся государством лишь по некоторым направлениям. Подавляющее большинство норм имеет рекомендательный характер. А в самой работе архивов много стихийного. Собственники лишь начинают нанимать профессиональных архивистов.

Негосударственная часть архивного фонда страны полностью оформилась в результате закона 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». По нему архивные документы негосудар-

ственных форм собственности приравнены к государственным. Общим критерием является их историческая, общенаучная и общественная ценность.

Негосударственные собственники архивных документов обяза-ны обеспечивать их приём, хранение, учёт и использование. По всем нормам архивного дела негосударственные документы отли-чаются от государственных только юридическим статусом.

Но даже собственность на документы не является абсолютной. Документы, возникшие до приватизации, являются собственно-стью государства. При реорганизации фондообразователя учреди-тель обязан определить судьбу старых документов. При ликвида-ции это обязан сделать конкурсный управляющий или ликвидаци-онная комиссия.

Кроме того, документы по личному составу должны храниться на общих основаниях в течение 75 лет, а нотариальные 100 лет. За-прещена продажа документов, содержащих государственную и иную тайну, охраняемую законом. При выставлении других доку-ментов на торги собственник обязан за 30 дней уведомить соответ-ствующий государственный орган архивного управления. Он имеет приоритетное право на покупку в соответствии с экспертной оцен-кой.

Архивный фонд собственника образуются из его документаль-ного фонда, по общим типам и видам документов. Собственник определяет, какие документы должны поступать из делопроизвод-ства в архив. Обязательным является только передача документов по личному составу.

Примерное положение об архиве утверждено Приказом Росар-хива в 1992 году (№ 156 от 18 августа). Должностная инструкция заведующего архивом и архивариуса утверждена приказом Росар-хива в 2000 году. Она опубликована в журнале «Кадры предпри-ятия».

Архив может быть подразделением фондообразователя, его филиалом или предприятием. Он не должен совмещаться с библио-текой, документационной службой, справочной или юридической. Каждая из этих отраслей имеет очень много специфических свойств. А ответственность должна быть профессиональной и пер-сональной.

Организацию документов в архиве определяет собственник. Обязательным является только деление на отдельные документы,

книги и дела. Органы управления архивным делом собственник оп-ределяет самостоятельно.

Частично регламентирован приём документов на архивное хра-нение. Если собственник намерен передавать свои документы на государственное хранение, он обязан выполнить все требования го-сударственной экспертизы. Она должна проводиться при комплек-товании дел, их передаче в архив фондообразователя и в государст-твенный исторический.

Собственник обязан также создать экспертную комиссию. При многоуровневом управлении он обязан создать центральную экс-пертную комиссию и подчинённые ей экспертные комиссии. Дей-ствуют нормы Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Оно утверждено приказом Росархива в 1995 году (№ 2 от 19 января).

Для передачи собственник заключает договор с соответствую-щим государственным историческим архивом. Этот архив обязан оказывать такую же помощь, как и государственному ведомствен-ному архиву. Примерный договор приводится в письме Росархива 1991 года (№ 4/1003 от 16 декабря).

Собственник сам определяет группы особо ценных документов и документов ограниченного доступа. Однако документы с госу-дарственной тайной и по личному составу выделяются под контро-лем соответствующих государственных органов. Собственник обя-зан хранить тайну, даже если такие документы не передаются на государственное хранение.

Государство частично регламентирует и хранение архивных документов.

Они берутся на государственный учёт, только если собствен-ник передаёт их в государственный исторический архив. Тогда он обязан соблюдать правила учёта и размещения, технологию хране-ния, правила проверки документов. Для остальных собственников эти требования имеют рекомендательный характер.

Для определения площади хранилищ или хранилища рекомен-дуется расчёт. Архивная полка стеллажа по стандарту должна иметь 1 м в длину и 65 см в ширину. На ней размещается от 30 до 50 дел в папках или переплётах. Стеллаж по стандарту должен иметь 12 полок. При стандартной ширине проходов площадь вычи-сляется при известном количестве дел.

Помещения и оборудование хранилищ должны быть приняты в

эксплуатацию специальной комиссией. Её состав определяется ру-ководителем фондообразователя.

Условия хранения особо ценных документов и документов ог-раниченного доступа определяет собственник. А сохранность до-кументов по личному составу обеспечивается государственной ре-гистрацией учредительных документов фондообразователя. Экс-пертиза таких документов должна проводиться в службе кадров, или управлении персоналом.

С этой целью в закон 2004 года «Об архивном деле в Российс-кой Федерации» внесена специальная статья. А её исполнение раз-дельно контролируют сразу несколько государственных органов. Это Федеральное архивное агентство, Пенсионный фонд, Федера-льное агентство по труду и занятости, Министерство здравоохране-ния и социального развития.

Организация использования архивных документов регламен-тируется также частично. При этом большинство требований Рос-архива основано на государственных законах.

Федеральная служба безопасности осуществляет контроль над использованием документов, содержащих государственную тайну.

Сам архив считается режимным предприятием или подразде-лением. Он должен находиться под контролем внутренней службы безопасности. Знакомиться с документами можно только с разре-шения руководителя фондообразователя.

Однако он обязан организовать выдачу архивных справок, ко-пий и выписок для действующих и бывших сотрудников фондооб-разователя. Обязательным является также предоставление необхо-димых документов судебно-следственным и налоговым органам государства. Они несут ответственность за разглашение коммерче-ской, конфиденциальной, банковской и налоговой тайны.

Собственник сам решает вопрос о предоставлении своих доку-ментов для исследования по историческим, общенаучным и обще-ственным темам.

В целом требования в организации архивного дела для негосу-дарственных архивов делятся на обязательные, рекомендательные и собственные. Однако собственные изобретения в негосударст-венных фондообразователях могут иметь очень ограниченный по-ложительный результат. За долгий период становления архивного дела государство, с помощью учёных, накопило огромный опыт. Гораздо эффективнее использовать рекомендации государства, а не

тратить время, силы и средства на собственные изобретения.

Частичный контроль государства определяется общественной ценностью самих архивных документов, а не их собственников. Архивы давно перестали быть обслуживающим или остаточным звеном в управленческой деятельности. Документная информация является главным информационным ресурсом любого юридиче-ского и физического лица. Таково неотъемлемое свойство страны, которой управляет правовое государство.

Именно в силу своей значимости часть документной информа-ции и превращается в архивную. Это важный объект собственно-сти, который обеспечивает и материальные блага, и духовные цен-ности.

Но владение архивными документами требует от собственни-ков разнообразных мер по их отбору, учёту, хранению и использо-ванию. Важнейшую роль играет просвещённость собственника. От этого зависят и результаты производственной деятельности наня-тых им архивистов.

Большинство негосударственных собственников не понимает специфической ценности архивных документов.

Безоговорочно признаётся только их оперативная ценность в управлении собственной организацией. Документы неполно ис-пользуются даже для определения стратегии управления и пер-спектив развития организации.

Об исторической, общенаучной и общественной ценности не-государственные собственники вообще не думают. И извлекать вы-году из этого не умеют.

Поэтому государство сознательно направляет действия собст-венников на профессиональную организацию их архивов. Этим оно, прежде всего, обеспечивает интересы всего общества. Обеспе-чиваются и интересы государства. А сами собственники в будущем смогут найти средства извлекать выгоду и для себя.

Рынок идей развивается так же интенсивно, как и рынок вещей. Это закон зрелого капиталистического общества.

Архивная отрасль страны развивается примерно так, как страна в целом. Революция 1991 года создала первичные условия для фор-мирования зрелого капитализма. И архивной отрасли тоже пред-стоит достичь зрелости. Основным резервом являются негосудар-ственные архивы. Проблема в создании общих принципов органи-зации архивного дела, независимо от собственности.