3. Архивы электронных документов

Появление электронных документов отразило завершающий этап глобального изменения в развитии информационный средств человечества.

Первой информационной революцией было выделение пись-менных средств из вещественных. При переходе от первобытного общества к антагонистическому общественный строй резко услож-нился. Это и потребовало новых средств информирования.

Второй информационной революцией является выделение тех-нических средств из вещественных и письменных. При переходе к капиталистическому обществу общественный строй вновь резко усложняется. Это и требует новых средств информирования, тех-нических.

В процессе выделения происходило возникновение разнооб-разных технических средств. Среди них компьютер является са-мым эффективным. А электронные документы – самыми эффек-тивными средствами управления.

В России электронные документы приобрели массовый харак-тер на рубеже 80 – 90-х годов ХХ века. В документационной служ-бе фондообразователей сложились комплексы электронных доку-ментов. Они стали включаться в архивный фонд страны.

Общие параметры этих комплексов впервые были определены законом 2002 года. По нему вводились «Основные правила работы государственных архивов». Дополнительные параметры определе-ны в двух актах. Это «Основные правила работы архивов органи-заций» 2002 года и «Основные правила работы с научно-техни-ческой документацией» 2003 года.

Однако формирование системы электронных документов в ар-хивах ещё не завершилось. Соответствующий федеральный исто-рический архив пока не создан. Региональные архивы действуют только в Чувашии, Калмыкии и Москве. В такой последовательно-сти они и создавались.

Но уже сложились комплексы электронных документов в ве-домственных и негосударственных архивах. Электронные доку-менты создаются, используются и хранятся совместно с письмен-ными (бумажными). А крупные фондообразователи создают архи-вы электронных документов как отдельные подразделения.

Электронные документы организуются в такие же формы, что

и бумажные. Существенным отличием является только разграниче-ние единицы учёта и единицы хранения. Но этим свойством от-личаются все технические средства информирования. Это видеоза-писи, звукозаписи, кинофильмы.

Во всех технических средствах носитель и информация отно-сительно самостоятельны. Единицей хранения является физически обособленный носитель: жёсткий диск, компакт-диск, дискета, магнитная лента, кинолента, кристалл. Единицей учёта является комплект единиц хранения с записью любого объекта технической обработки. Этот комплект составляет каталог (директорию). А объектом записи может быть файл, папка, гипертекст, база данных, банк данных и так далее.

Архивы с электронными документами находятся в ведении общих органов управления. Для государственных это архивные ор-ганы или органы других ведомств. Для негосударственных – их собственники. В этом никакой специфики нет.

Экспертиза электронных документов включает те же задачи, этапы, общие принципы, основные критерии и статьи перечней. Дополнительным критерием является только оценка носителя или материальной основы электронных документов.

Для кратковременного хранения принимаются документы на любом носителе, включая и дискету. Для долговременного и по-стоянного хранения – только документы на дисках. В экспертной системе равны оптический, лазерный и RAID. Достаточным счита-ется даже диск CD.

Проблемой является отсутствие специфических сведений об электронных документах в действующих перечнях. Применимы только ведомственные перечни.

Электронные документы принимаются на хранение обычными экспертными комиссиями. Но основная нагрузка приходится на центральные экспертные комиссии ведомств, экспертные комиссии подведомственных органов и фондообразователей. Негосударст-венные собственники решают эти проблемы самостоятельно.

Центральная экспертно-проверочная комиссия ещё не обобщи-ла практический опыт экспертизы электронных документов. Её ре-комендации имеют предварительный и абстрактно-неконкретный характер. Эти рекомендации необходимо использовать только в качестве наиболее общих подходов. Они не могут применяться не-посредственно – при экспертизе конкретных групп электронных

документов. Необходима дальнейшая формализация критериев.

Все методические требования разрабатывают центральные эк-спертные комиссии ведомств. А накопление практического опыта происходит в экспертных комиссиях предприятий этих ведомств и негосударственных фондообразователей.

Экспертно-проверочные комиссии ориентируются на методику центральных экспертных комиссий ведомств.

В составе всех экспертных комиссий обязательно должен быть специалист по электронным документам. Это может быть систем-ный администратор или документовед с соответствующей подго-товкой.

Особо ценные документы и документы ограниченного доступа выделяются по общим критериям.

На государственный учёт электронные документы берутся обычным способом. В ведомственных архивах они составляют от-дельный комплекс с названием «Библиотека электронных доку-ментов».

Раздельно учитываются единицы хранения и единицы учёта. Для этого составляется карточка регистрации формуляров. Допол-нительно учитываются средства защиты от несанкционированного доступа. Для этого составляется карточка средств защиты.

Электронные документы относятся к документам обособлен-ного хранения. Сервер и диски размещаются в отдельном храни-лище. Соответственно, персональные компьютеры с доступом к серверу размещаются в служебных помещениях архива и в читаль-ном зале. А средством защиты от несанкционированного доступа обеспечивается вся система.

Технология хранения электронных документов не включает в себя специальных требований. Достаточны обычные условия для офиса документационной службы фондообразователя.

Возможна дополнительная защита дискет от электромагнитно-го воздействия. Но они используются только для документов крат-ковременного хранения. А они хранятся в ведомственных и него-сударственных архивах. В исторических архивах хранятся только диски.

Специфической проблемой обеспечения сохранности является перевод всех данных в новые форматы. Эта операция поручается системному администратору или другому сотруднику с соответст-вующей подготовкой.

Обновление носителей электронных документов происходит медленно. Качественно иной носитель устаревает или появляется примерно один раз в 15 – 25 лет. За всё время использования элек-тронных документов исчезли кассеты с магнитными лентами и 5-дюймовые магнитные дискеты. Последним новшеством является массовое использование флэшек.

К такому изменению любой архив может подготовиться забла-говременно. Достаточно любой файл хранить в двух экземплярах на отдельных носителях. При необходимости вторые экземпляры файлов копируются на новый носитель.

Однако программное обеспечение обновляется каждые 3 – 5 лет. Поэтому при постоянном и долговременном хранении требу-ется периодически переводить всю электронную информацию в новые форматы. Это относится к файлам, папкам, гипертекстам, базам данных, банкам данных и системы защиты.

Самым эффективным способом является миграция документов в открытые или самые распространённые форматы. Миграция – это перевод электронных документов с одной технологической плат-формы на другую. Способ отличается выгодным соотношением надёжности и дешевизны.

Сложным и дорогостоящим способом является конвертация документов. Для этого используется специальная программа пере-вода из старых форматов в новые. Но сам способ более надёжен.

Самым перспективным способом перевода является инкапсу-ляция. Это включение в файлы межплатформенных форматов. Пе-ревод осуществляется очень легко и быстро. Однако способ техно-логически не доработан.

Реставрация электронных документов возможна только с по-мощью специалистов. Если для системного администратора про-блема оказалась непосильной, заказ направляется в специальную фирму.

Проверка наличия и состояния дополнительно включает сверку данных о единицах хранения и единицах учёта. Самыми распро-странёнными являются ошибки в численных обозначениях файлов, объёма в байтах, производственных и серийных номерах носите-лей.

Использование электронных документов отличается только техническим обеспечением.

Научно-справочный аппарат сразу составляется в электронном

варианте. Он закладывается уже на стадии проектирования элек-тронной системы фондообразователя. По содержанию типы и виды справочников остаются прежними.

Опись единиц хранения остаётся базовым архивным справоч-ником и основным учётным документом. Она отличается двойной графой, со сведениями о единицах учёта и единицах хранения. В первой графе дополнительно указываются тип носителя, фирма из-готовителя, производственный номер, серийный номер, ёмкость в байтах.

В исторической справке к описи должны быть указаны техно-логические особенности создания, хранения и использования элек-тронных документов. Эти сведению даются по международному стандарту ISAD(g).

При передаче в государственный исторический архив вместе с документами копируется электронный вариант справочников и системы защиты. Поэтому в составе экспертно-проверочной ко-миссии должен быть системный администратор или соответст-вующий ему специалист. А все члены комиссии должны профес-сионально владеть навыками составления, использования и хране-ния электронных документов.

В целом архив электронных документов не многим отличается от архива научно-технической документации.

Расхождение между единицей учёта и единицей хранения воз-никло ещё во второй половине XVIII века. Стали распространяться механические средства информирования. Но документы на меха-нических носителях не составлялись. Явление стало более широ-ким с конца XIX века, когда появился кинематограф. Появились документы на фотохимических носителях, затем на электромаг-нитных. Однако их использовали только специалисты. Архивы с научно-технической документацией были редкостью.

Современная же проблема имеет социальный, а не технологи-ческий характер. К концу ХХ века использование электронных средств информирования приобрело массовый характер. А в управлении электронные документы стали необходимостью. По-этому и стали возникать многочисленные архивы с электронными документами. Расхождение между единицей учёта и единицей хра-нения приобрело регулярный характер.

Возникла и перспектива образования обособленной группы ар-хивов научно-технических документов, в том числе электронных.