V. Специальные вопросы архивного дела

1. Выделение особо ценных документов

В фондообразователях могут возникнуть документы, имею-щие особую историческую, общенаучную и общественную цен-ность. Это фондообразователи, которые играют существенную роль в развитии страны, региона или муниципального образования. По основным документам этих фондообразователей можно изучать и основные явления прошлого.

Поэтому особо ценные документы требуют специальной экс-пертизы, наилучших условий хранения, сложного учёта и специ-фической формы использования. Все приёмы направлены на мак-симальное обеспечение их сохранности.

Экспертиза особо ценных документов отличается от общей экспертизы документов постоянного хранения.

Основная экспертиза документов происходит при их передаче из делопроизводства в архив фондообразователя. Заголовки дел на обложках сверяются с их названиями в номенклатуре. Затем оты-скиваются соответствующие статьи в перечнях. Вторая операция проводится логически – статьи перечней отыскиваются не по ви-дам документов, а по их содержанию.

В соответствии с найденными статьями определяются сроки хранения дел. При истечении сроков хранения дела выделяются к уничтожению. Такая экспертиза проводится ежегодно, перед сда-чей дел в архив. Все действия являются типическими. Потому и методика строго формализована.

Иная методика необходима при выделении дел с особо ценны-ми документами. Специфика ситуации заключается в том, что осо-бая ценность документов не поддаётся полностью чёткой форма-лизации.

Чаще всего особо ценными являются документы со сведениями о создании, преобразованиях и ликвидации фондообразователя. В этих случаях возможно использование формальных критериев.

Но ценными могут быть и документы со сведениями о других важных событиях в истории фондообразователя, об его особых достижениях, выдающихся сотрудниках, необычных происшестви-ях. В этих случаях необходим творческий подход. Принципы исто-ризма, всесторонности и комплексности используются непосредст-

венно – в процессе сравнения документов друг с другом.

Поэтому перед экспертизой изучается вся история фондообра-зователя. На экспертную комиссию приглашаются ведущие спе-циалисты, старейшие сотрудники, бывшие руководители. Вместе с ними члены комиссии обсуждают направления по поиску особо ценных документов.

Для выявления дел с такими документами просматриваются описи по подразделениям основных форм деятельности фондооб-разователя. После обнаружения список дел согласовывается с со-ответствующей экспертно-проверочной комиссией.

Только после этого все дела готовятся к выделению в особую группу.

Сначала составляется перечень дел с особо ценными докумен-тами. В нём указываются номера фондов, описей и дел, их заголов-ки, примечания. К заголовкам даются аннотации на каждый особо ценный документ. В примечаниях обязательно указывается физи-ческое состояние каждого документа, его объём в листах, связи с другими документами.

Этот перечень и рассматривает экспертная комиссия. При по-ложительном решении дела ставятся на особый учёт. На обложке каждого дела проставляется индекс «ОЦ».

Главным учётным документом является опись особо ценных дел. Во многофондовых архивах эти описи составляются раздель-но, на каждый фонд.

Сведения вносятся в последовательности номеров описей дел постоянного хранения. А рубриками являются: порядковый номер дела, номер общей описи, номер дела по общей описи, заголовок дела, дата или крайние даты, номер единицы хранения страхового фонда, примечания.

В конце описи делается обычная итоговая запись. Но при вы-делении очередной группы дел новая опись не составляется. Преж-няя продолжается со следующего номера дела по порядку. В конце делается новая итоговая запись с указанием общего количества дел. Новая опись составляется только при достижении четырёх-значного числа в количестве дел.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает эту опись ка- ждый раз, при передаче дел постоянного хранения в государст-венный исторический архив. Печатаются четыре экземпляра описи. Три экземпляра, вместе с делами, передаются в исторический ар-

хив, а четвёртый остаётся в архиве фондообразователя.

Кроме этого вносятся ещё дополнительные сведения в общую опись дел постоянного хранения. В графе «Примечания» ставится отметка «ОЦ». В конце итоговой записи даётся особая запись: «В том числе ОЦД № [перечисляются]. Всего [цифрами и в круглых скобках прописью]».

Сведения описи особо ценных дел учитываются в листе фонда. В соответствующей графе в числителе указывается общее количе-ство дел, а в знаменателе – количество особо ценных.

В ведомственных и исторических архивах дела с особо цен-ными документами хранятся обособленно. Для них создаются наи-лучшие условия из возможных.

В крупном архиве это может быть отдельное хранилище. В ос-тальных архивах используются отдельные стеллажи, несгораемые шкафы и даже сейфы. Они располагаются в общем хранилище, од-нако место размещения должно быть самым удобным для эвакуа-ции. И при чрезвычайных ситуациях такие дела подлежат перво-очередной эвакуации.

Кроме того, создаются копии таких дел. Эти копии различны и предназначены для разных целей.

Ведомственные архивы обязаны создавать страховой фонд ко-пий на особо ценные документы. Он создаётся на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Этот фонд состоит из страховых копий. Страховая копия – это негативный микро-фильм первого поколения на микроплёнке. Все такие копии только хранятся. Использовать их запрещается.

Ведомственные архивы обязаны также создавать фонд пользо-вания страховыми копиями. Он создаётся для использования копий особо ценных документов. Этот фонд состоит из копий пользова-ния. Копия пользования – это микрофильм второго поколения. Он состоит из позитивных снимков на микроплёнке. Каждый микро-фильм изготавливается в двух экземплярах. Один постоянно ис-пользуется, а второй находится в резерве.

При невозможности изготавливать микрофильмы в архиве де-лается заказ специальному предприятию. При этом копируется всё дело, а не его особо ценные документы.

При передаче таких дел на страховое копирование проверяется их физическое состояние, правильность оформления, особенности отдельных документов. Передача оформляется заказом. В нём пе-

речисляются номера и названия фондов, номера описей и дел, ко-личество листов и страниц в деле. При направлении на копирова-ние и при получении копий все дела сверяются с описями и про-сматриваются полистно. В заверительных записях дел делается от-метка об их копировании. Проверяется полнота и качество копиро-вания.

Учёт копий ведётся по Книге учёта поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования. При этом единицей хране-ния является отдельный рулон микрофильма, независимо от его объёма. Каждая статья книги состоит из 12 рубрик.

Это порядковый номер, дата поступления или выбытия едини-цы хранения, атрибуты документа о поступлении или выбытии, да-та копирования, номера фондов, номера описей, количество дел в единице хранения, количество единиц хранения страхового фонда поступивших и выбывших, количество единиц хранения фонда пользования поступивших и выбывших, примечания.

Сведения по 8 – 11 рубрикам даются при каждом поступлении и выбытии единиц хранения. Кроме того, по состоянию на 1 января каждого года даётся итоговая запись. В ней указывается количест-во имеющихся единиц хранения страхового фонда и фонда поль-зования.

Отдельно составляется опись страхового фонда в четырёх эк-земплярах. Из них три передаются в исторический архив, вместе с копиями страхового фонда и фонда пользования. Четвёртый экзем-пляр остаётся в ведомственном архиве.

Описи нумеруются в порядке их составления. Перенумерация запрещается. Исключений из запрета нет. Отдельная статья такой описи состоит из 8 рубрик.

Это порядковый номер, дата копирования, количество кадров в единице хранения, количество дел, номера фондов, описей, дел, примечания.

Все сведения вносятся из Книги поступления и выбытия стра-хового фонда и фонда пользования. В конце описи также даётся итоговая запись.

Книга поступления и выбытия является внутренним учётным документом фондообразователя. Её ведение контролирует руково-дитель ведомственного архива. При единственном архивном ра-ботнике контроль осуществляет руководитель документационной службы фондообразователя.

Опись сначала рассматривает экспертная комиссия фондообра-зователя, а затем – экспертно-проверочная комиссия. Однако ут-верждает её руководитель фондообразователя.

В конечном итоге дела с особо ценными документами подле-жат четырёхкратному учёту. Это опись дел постоянного хранения, опись дел с особо ценными документами, книга поступления и вы-бытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда.

При этом сами дела дублируются микрофильмами страхового фонда и фонда пользования. А во втором фонде они ещё раз дуб-лируются.

Все эти меры нацелены на максимальную гарантию сохранения сведений особо ценных документов. При утрате других дел по этим делам можно восстановить основные параметры прошлой деятельности фондообразователя. А по делам разных фондов мож-но восстановить основные события из прошлого страны, отрасли, региона.

Однако все эти меры в настоящее время являются недостаточ-ными. В развитых странах архивы давно приступили к сплошному микрофильмированию архивных дел. А в последние десятилетия началась так называемая «оцифровка». Это сплошное копирование на электронных носителях. В России подобная программа разрабо-тана и осуществляется крупнейшими архивами.

Росархив лишь рекомендует копировать особо ценные дела файлами компьютеров. Перевод на электронные носители требует длительного времени. Необходимы переподготовка архивистов и новое техническое оснащение архивов.

Но при любом варианте копирования должен сохраняться мно-гоуровневый учёт. Только он в максимальной степени гарантирует сохранность копий и самих оригиналов. Не утрачивают своего зна-чения специальная экспертиза, обособленное хранение и запрет на использование оригиналов.

Перенос на электронные носители – это только замена матери-ального носителя копий. Она лишь частично изменяет методику работы архивистов. Сущность содержания особо ценных докумен-тов и их особое положение в архиве от замены носителя не изме-няются. Поэтому и основные принципы методики сохраняются. Особо ценные документы всегда будут находиться под особым контролем.