4. Методика наведения архивных справок

Предоставление архивных справок – это одна из форм исполь-зования архивных документов. Она входит в систему информации-онных документов, которые выдают все архивы.

В целом в архивах составляются и выдаются три вида инфор-мационных документов. Архивная справка содержит сведения из документов с указанием поисковых данных этих документов. Ар-хивная копия – это полное воспроизведение или изображение тек-ста документа, с указанием поисковых данных. Архивная выписка воспроизводит часть текста документа с указанием его поисковых данных.

Каждый такой информационный документ может получить го-сударственное учреждение, политическая партия или обществен-ная организация, любое негосударственное предприятие или их объединение, а также отдельное лицо. Однако наибольшим спро-сом пользуется именно архивная справка. Она выгодно отличается сжатым изложением большого количества сведений.

По содержанию справки делятся на два подвида. Биографиче-ская справка составляется по плану справочной работы архива. Она содержит сведения по любому вопросу запроса. Тематическая справка – по плану информационной работы. Она содержит све-дения об отдельном человеке.

Регистрация и учёт этих справок ведутся раздельно. Дела с пе-репиской по наведению справок также комплектуются раздельно.

В крупных архивах составление биографических и тематиче-ских справок поручается разным сотрудникам. Иногда это группы сотрудников. Тогда запрос исполняет сотрудник, работающий с фондами, в которых можно найти соответствующие сведения. Но в большинстве архивов всеми справками занимается один сотруд-ник.

Наведение справок по различным запросам играет различную роль в архивах, в зависимости от их типа.

Это основная форма организации использования документов в государственных ведомственных архивах. В них хранятся доку-менты последних лет и десятилетий. Они ещё имеют практическое значение для различных пользователей. Поэтому и заказы на справки являются частыми.

Примерно такую же роль эта форма играет и в негосударствен-

ных архивах. Большинство из них совмещают функции временного и постоянного хранения документов. Временно хранящиеся доку-менты также имеют практическое значение для различных пользо-вателей.

В государственных исторических архивах эта форма составля-ет гораздо меньшую часть работ. В этих архивах хранятся доку-менты, которые поступили после окончания срока ведомственного или негосударственного хранения.

Тематические справки по содержанию очень разнообразны. В сведениях много уникального, неповторимого. Поэтому методика наведения справок состоит из нескольких общих принципов.

Работа начинается с просмотра справочников. Чаще всего не-обходим тематический каталог. Реже используются предметный и географический, ещё реже – другие. В небольшом архиве для этого используется общий каталог.

При обнаружении необходимых сведений просматриваются описи соответствующих фондов или фонда.

Если каталогов нет, то сразу обращаются к описям. В этом слу-чае сначала изучается археографическая часть предисловия каждой описи. Большинство сведений находится в характеристике содер-жания основных групп документов. Дополнительно просматрива-ются указатели к описям. Важны тематический, а также предмет-ный и географический, общий.

Если сведения предисловия неконкретны, а указателей нет, прочитываются заголовки дел. В результате решается вопрос о воз-можном содержании в каком-либо деле необходимого сведения. При этом проверяется группа заголовков, среди которых может на-ходиться необходимый. Это должны быть дела по данному подраз-делению за данный год.

На втором этапе изучаются документы отобранных дел. В каж-дом отдельном случае из одного документа на карточку выписыва-ется или копируется одно сведение. При необходимости дело на-правляется в лабораторию множительной техники. В низу карточ-ки записываются поисковые данные.

Затем все карточки распределяются по схеме общего изложе-ния справки.

Изложение должно быть кратким, ясным и полным. Необходи-мо продумывать каждую формулировку. В необходимых случаях приводятся цитаты из документов. Все сведения приводятся в хро-

нологической последовательности событий, а не документов. В за-висимости от ситуации достаточными могут быть сведения из од-ного документа, из нескольких документов одного дела или из не-скольких дел.

По каждому сведению в конце его изложения в скобках даётся ссылка. Она состоит из номеров фонда, описи, дела, листа или лис-тов.

Кроме того, в конце справки даётся общая ссылка на все ис-пользованные документы. В возрастающем порядке перечисляются номера фондов, описей, дел и листов.

На заключительном этапе справка печатается и оформляется.

Биографические справки по содержанию намного более одно-образны. Состав необходимых сведений очень конкретен. Поэтому и методика составления этих справок более детальна. А выдача справок ограничена.

Отдельным лицам выдаются биографические справки только со сведениями о них самих. Справки со сведениями об обществен-ной деятельности любого лица кроме него выдаются ещё государ-ственным органам, политическим партиям и общественным орга-низациям. Справки со сведениями о взысканиях и уголовной от-ветственности – только правоохранительным органам.

При этом любой пользователь в заявлении обязан точно ука-зать цель и место предоставления запрашиваемой справки.

Поиск сведений для биографической справки ведётся по иной схеме.

Основным источником сведений являются документы по лич-ному составу данного фондообразователя. Поэтому первичным справочником является именной каталог.

При необходимости используются и другие дела. Привлекают-ся и дела вышестоящего органа управления. Оформление кадров не всегда происходит в низовом уровне фондообразователей. Во всех таких случаях используются и другие справочники. А в ведомст-венных архивах дополнительно следует использовать списки суще-ствующих и ликвидированных органов управления и предприятий своего ведомства.

Описи изучаются по той же схеме, что и при составлении тема-тической справки.

Однако избранные дела и документы просматриваются по спе-циальной схеме: сначала личные дела или личные карточки, затем

приказы по личному составу, в конце лицевые счета или ведомости на выдачу заработной платы.

При отсутствии этих документов разыскиваются разрозненные сведения в других документах. Это могут быть табели выхода на работу или журналы посещения, другие учётные документы, доку-менты профсоюзной организации.

Особая точность нужна при отождествлении фамилии, имени и отчества. При несовпадении даже одной буквы следует проверять все варианты написания по всем документам. Расхождение в одну букву может отражать принадлежность сведений к разным лицам. Подтверждающим сведением может быть указание должности, подразделения, поступления на работу и увольнения с ней.

Если расхождение возникло из-за небрежности, указывается истинный вариант по большинству документов и ошибочный по остальным. Указанные в документах инициалы не расшифровыва-ются. Одни и те же инициалы могут обозначать разные имена и отчества.

Собственные добавления архивиста к тексту документов вооб-ще запрещаются. Изложение должно исключать различное толко-вание и содержать все необходимые сведения. Нельзя заменять производственные термины или ключевые слова, от которых зави-сит смысл содержания.

Наилучшим является вариант, когда текст цитируется полно-стью или составляется из необходимых цитат. Обязательны даты поступления на работу и увольнения с ней, даты перевода в другую должность, в другое подразделение.

Не допустимы выражения типа «Из материалов видно, что…». Надо давать полные названия документов и все слова из его текста, которые выражают искомое сведение.

Не допустимы выражения типа «В документах сведения о… не обнаружены». При отсутствии всего фонда необходимо указать, что документы такого-то фондообразователя в архив не поступили.

Если известно, где документы находятся, следует полностью назвать соответствующий архив. Если сведения в документах не обнаружены, надо перечислить названия всех документов по лич-ному составу за данный промежуток времени. Если документы фонда сохранились неполно – перечислить названия всех отсутст-вующих документов.

При составлении текст биографической справки располагается

так же, как и тематической. Сведения даются в хронологической последовательности. После каждого сообщаются конкретные по-исковые данные, а в конце – общие.

Все архивные справки, копии и выписки составляются по еди-ным формам, которые утверждены Росархивом. Они указаны в Ос-новных правилах работы ведомственных архивов и могут исполь-зоваться в негосударственных архивах. Можно использовать бланк текстового документа, или шаблон электронного.

Для направления частным лицам используется форма справки. Для направления другим пользователям – форма служебного пись-ма. Форма – едина для справки, копии или выписки. Различна толь-ко основная часть текста документа.

В конце каждого документа ставятся подпись руководителя ар-хива или фондообразователя, а также печать. В крупном ведомст-венном, негосударственном архиве подпись может ставить руково-дитель подразделения, в которое входит архив.

Делопроизводство по выдаче всех информационных докумен-тов может вестись в самом архиве или в канцелярии фондообразо-вателя.

Там же учитываются и все другие формы использования ар-хивных документов. По каждой форме ведётся самостоятельный учёт. Однако сведения вносятся лишь в четыре вида учётных до-кументов.

Книга выдачи дел из хранилища. Отражает количество дел, выданных сотрудникам архива и другим пользователям. В ней от-мечаются имена лиц или названия организаций, номера фондов, описей и дел.

Журнал регистрации архивных справок, копий и выписок от-ражает количество этих информационных документов, имена лиц или названия организаций.

Журнал информационных документов отражает названия ар-хивных документов или проведённых мероприятий, темы и даты составления, проведения или публикации.

Журнал регистрации посещений читального зала отражает ко-личество пользователей за каждый день, их имена и должности.

Ведение этих учётных документов обеспечивает выполнение сразу трёх задач архива. Это обеспечение сохранности архивных документов, оценка качества работы архива, определение перспек-тив его развития.