3. Опись как базовый архивный справочник

Опись – это, по сути, перечень заголовков единиц хранения с указанием их состава и содержания. В ней закрепляется системати-зация единиц хранения в рамках фонда. Опись является одновре-менно основным видом справочника и основным видом учётного документа в архиве. С одной стороны, она обеспечивает быстрый поиск документов. А с другой – фиксирует основные сведения о единицах хранения.

Кроме того, опись – это главный источник для составления всех других учётных документов и архивных справочников. После изучения других справочников пользователь обращается именно к описи. По её данным он составляет заказ на получение конкретных единиц хранения.

Базовый характер описи определяет и особые требования к ней. Всякие нарушения в описании дел могут привести к дезорганиза-ции работы архива.

Опись создаётся по избранной классификации единиц хране-ния. Классификация возникает на стадии делопроизводства и офор-мляется номенклатурой дел. Затем она воспроизводится в описях при передаче дел в архив фондообразователя и из него в историчес-кий. Фонд имеет по нескольку описей. Поэтому неизменность классификации позволяет легко ориентироваться в заголовках еди-ниц хранения.

Составление описей начинается в ведомственном архиве и ар-хиве негосударственного фондообразователя. Раздельно составля-ются описи на категории дел: постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения. При необходимости состав-ляются описи особо ценных дел, дел ограниченного доступа и дел специфического состава. Последняя группа дел отражает профиль фондообразователя. Каждая опись получает собственный состав-ной номер.

Первым символом является номер структурного подразделе-ния, если они существуют. Вторым – обозначение категории дел. Для описи дел специфического состава используется произволь-ный символ из букв. Третьим символом, после дефиса, является обозначение года завершения дел данной описи. Это последние две цифры числа года.

Сразу же описи начинают выполнять три функции. Это закреп-

ление систематизации дел с помощью индивидуального номера, обеспечение сохранности дел, раскрытие состава и содержания до-кументов для пользователей.

В ведомственном архиве сначала составляются годовые описи. В них описываются дела, полученные архивом из делопроизвод-ства за очередной год. Передача происходит в начале каждого года. Передаются только дела после окончания делопроизводством. Если дело продолжает комплектоваться, оно сохраняется в документаци-онной службе фондообразователя.

Составление этих описей является результатом внутренней экс-пертизы документов в фондообразователе. По перечням они разде-ляются на категории по срокам хранения. В пределах описи разделяются дела разных структурных подразделений. Дела пере-числяются в последовательности, которая закреплена в номенкла-туре. Возникшая последовательность дел и закрепляется порядко-выми номерами каждой описи.

Затем из погодных описей дел постоянного хранения составля-ется сводная опись за определённый период. При наступлении сро-ка она, вместе с этими делами, передаётся в исторический архив. В этом случае качество внутренней экспертизы фондообразователя проверяет экспертно-проверочная комиссия архивной отрасли управления. При этом возникшая последовательность дел сохраня-ется.

Описание дел всех категорий имеет общую форму. Сведения об одном деле являются отдельной описательной статьёй описи. Эти сведения фиксируются по графам. Вся совокупность сведений по графам и является статьёй.

Общими для всех описей являются шесть граф: порядковый номер дела, его индекс по номенклатуре, заголовок дела, его край-ние даты или дата, количество листов в деле, примечания.

В описи дел долговременного хранения имеется дополнитель-ная графа – указание конкретных сроков хранения. По порядку она является пятой, то есть располагается перед графой «Примечания».

При заказе дела пользователь обязан указать все сведения по графам описательной статьи. Исключением является только после-дняя графа – «Примечания». Она предназначена для самих архиви-стов.

Основной проблемой любого архива является усовершенство-вание заголовков дел описей.

Состав документов каждого дела должен описываться в юри-дически закреплённых названиях видов документов. Словом «ма-териалы» можно, в крайнем случае, обозначать действительно раз-нородный состав документов одного дела. Это тот случай, когда перечисление видов является длинным.

Содержание документов должно описываться в кратких типо-логических формулировках. Они должны соответствовать терми-нологии документоведения. Запрещается вольный пространный пе-ресказ.

Заголовок должен в очень сжатом объёме излагать максимум необходимых сведений для проверяющих и пользователей. По та-кому заголовку пользователь может легко уяснить необходимость изучить данное дело по избранному им вопросу.

Поэтому редактирование заголовков дел в архиве составляет основную часть работы по усовершенствованию фонда. Значи-тельную часть этой работы составляет также устранение ошибок в нумерации и индексации дел.

Каждая опись должна иметь законченную нумерацию. Сле-дующая опись той же категории должна начиняться с дела № 1.

В зависимости от количества дел можно составлять сводные описи трёх типов: на все документы фонда за период, на докумен-ты фонда за один год, на документы одного подразделения за год. Соответственно, каждая опись должна иметь свой порядковый но-мер. Другие комбинации недопустимы. Они могут дезориентиро-вать пользователей.

При этом количество номеров в любой описи не должно пре-вышать трёхзначного числа. Шифр из большого количества цифр громоздок. Сам по себе он может быть причиной ошибок пользо-вателей. Если не удаётся описать дела в описи одного типа, следует переходить к описям другого.

Годовые описи дел постоянного хранения должны иметь еди-ную нумерацию. Она заканчивается только при передаче очеред-ной группы таких дел в исторический архив. После этого следую-щие годовые описи должны начинаться с дела № 1.

Однако каждая опись, независимо от нумерации, должна за-канчиваться итоговой записью. В сводной описи дел постоянного хранения ставиться собственная итоговая запись.

Без крайней необходимости в текст описи никакие изменения не вносятся. Лишь в некоторых случаях архивисты проводят усо-

вершенствование фонда. Как и переработка фонда, оно имеет це-лью создание наилучших условий для пользователя.

В ведомственных архивах это делается всякий раз при состав-лении сводной описи дел постоянного хранения. В исторических архивах такая работа является плановой и проводится в специально назначенные сроки.

В таких случаях по каждой графе описи устраняются все опи-ски, неточности, пропуски и другие ошибки. Затем изменения вно-сятся во все приложения к описи. При этом используются действу-ющие правила делопроизводства.

Жёсткие требования предъявляются к качеству материального носителя.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу наби-раются на компьютере и печатаются только на лазерном принтере. Бумага должна быть высшего качества. Шрифт должен быть чёт-ким, без разводов и абсолютно чёрным. Эти описи пользователи будут изучать в течение многих десятилетий.

В настоящее время одной из проблем исторических архивов является угасание текстов 20 – 30-х годов ХХ века. Стабилизация текстов документов и обновление описей требует огромных затрат. Поэтому экспертно-проверочные комиссии и не утверждают описи плохого качества.

В ведомственных архивах описи дел долговременного хране-ния могут составляться на обычном материальном носителе. Дос-таточно соблюдать правила делопроизводства.

Состав описи имеет стандартный характер.

Любая опись должна начинаться с титульного листа. В нём указываются название фонда, его переименования и изменения подведомственности в хронологической последовательности и с указанием даты каждого изменения. Затем указываются номер фонда, номер описи и крайние даты документов дел. В ведомст-венном архиве используются различные делопроизводственные обложки. Но при передаче дел постоянного хранения в историче-ский архив все дела и опись подшиваются в специальные архивные обложки, или же переплетаются.

На втором листе описи даётся оглавление. Оно должно отра-жать схему распределения единиц хранения по различным груп-пам. Указываются годы в их последовательности, структурные подразделения и листы, с которых начинаются заголовки единиц

хранения каждого подразделения. Такое оглавление позволяет пользователю легко ориентироваться в составе единиц хранения и отыскивать сведения о необходимых ему.

С нового листа даётся список сокращений. Общепринятые со-кращения в него не включаются. Это сокращения, действующие в стране и в архивном деле. Указываются только специфические для каждой отрасли деятельности и не понятные широкому кругу поль-зователей.

С нового листа начинается и предисловие, которое состоит из двух частей.

В исторической части излагается прошлое фондообразователя. Сообщаются время его создания с названием соответствующего акта, подчинённость и функции, реорганизации и переименования, подведомственная сеть органов управления и предприятий.

В археографической части описывается прошлое самих доку-ментов. Указывается их общее количество, крайние даты, поступ-ление документов в другие фондообразователи, выбытие из данно-го фондообразователя. Описывается система делопроизводства, по-строение описи, приёмы описания единиц хранения, содержание основных групп документов, связи между этими группами. Назы-ваются также виды имеющихся справочников на сведения доку-ментов данной описи.

С нового листа начинаются описательные статьи. Они и со-ставляют, собственно, опись. Всё, что включается до и после них, являются приложениями к ней.

После описательных статей даются указатели. Для описи с большим количеством единиц хранения составляются три указате-ля: предметный, именной и географический. Для остальных описей достаточен один общий указатель, из рубрик смешанного состава.

Последним в описи является лист-заверитель. В сводной описи дел постоянного хранения указывается общее количество прону-мерованных листов, в том числе литерные и пропущенные номера. В годовых описях – общее количество внесённых дел, в том числе литерные и пропущенные номера.

Такая организация сведений описи позволяет пользователю свободно ориентироваться в ней. Своими сведениями опись связы-вает в систему все другие справочники. Пользователь отыскивает в них необходимые сведения, а в описи – выходные данные для по-лучения из хранилища в читальный зал.