2. Научно-справочный аппарат архивов

Наличие справочников в архиве является неотъемлемым усло-вием для использования его документов. Определение необходи-мых справочников – это одна из постоянных проблем архивоведе-ния. Научно обоснованная система справочников гарантирует наи-большую эффективность использования архивных документов.

Система научно-справочного аппарата включает учётные доку-менты и архивные справочники. Первые используют архивисты, а вторые – архивисты и пользователи.

Архивные справочники могут выполнять учётно-контрольную и информационно-поисковую функцию.

По масштабу описания они делятся на четыре типа. Межар-хивные обеспечивают поиск по всем архивам страны. Общеархив-ные по всем фондам одного архива. Межфондовые по группе род-ственных фондов архива. Пофондовые по всем делам одного фон-да. При этом любой справочник содержит сведения на низших уро-внях организации документов: фонд, опись, дело.

Виды архивных справочников многочисленны. Однако для по-льзователя отдельного архива основными справочниками являются путеводитель по архиву, каталог по системе вопросов, различные указатели, обзоры различных видов, опись единиц хранения. Прак-тика работы архивистов и её научная оценка подтверждают эффек-тивность таких справочников.

Состав и параметры этих справочников установлены Правила-ми работы исторических архивов, Основными правилами работы ведомственных архивов, архивов организаций.

Справочники являются общими для государственных истории-ческих и ведомственных архивов. Негосударственные собственни-ки архивов могут использовать эти правила. Но даже в государст-венных исторических и ведомственных архивах установленные справочники используются по-разному.

В исторических архивах используется единая опись и все виды справочников других типов. В ведомственных используются раз-личные описи и некоторые виды других справочников. Кроме того, в ведомственных архивах используются и некоторые делопроиз-водственные справочники. Используются также справочники, при-сущие только ведомственным архивам.

Путеводитель содержит краткие обобщённые сведения о со-

держании документов всех фондов. Каталог – это обобщённое опи-сание содержания документов различных фондов по разным типам вопросов. Указатели бывают самостоятельными справочниками или приложениями к другим справочникам. В них содержатся только ссылочные данные на единицы хранения. Обзор содержит сведения об отдельных комплексах документов. Основой описи яв-ляется список заголовков единиц хранения, с их поисковыми дан-ными.

Основные справочники для государственных архивов являются обязательными. Кроме них, могут использоваться и дополнитель-ные справочники. В исторических архивах они разнообразны. Это зависит от особенностей комплекса фондов отдельного архива. В ведомственных архивах обычно используются различные картоте-ки и краткие справочники.

В небольшом ведомственном архиве достаточными являются три типа справочников. Это историческая справка, различные опи-си единиц хранения, а также номенклатура дел.

Опись единиц хранения – это одновременно справочное посо-бие и учётный документ. Как справочник она используется во всех случаях. Именно по сведениям описей все пользователи в боль-шинстве случаев составляют заявки на использование или копиро-вание документов.

В любом ведомственном архиве обязательно должны быть раз-дельно описи дел постоянного хранения, по личному составу, дол-говременного хранения. Аналогичным описи справочником явля-ется номенклатура дел. Она может использоваться вместо описи дел кратковременного хранения. При необходимости составляется опись особо ценных дел. При передаче дел постоянного хранения в исторический архив составляется их сводная опись.

Все остальные справочники составляются на основе описей и номенклатуры. Исключением является историческая справка.

Она состоит из трёх разделов: история фондообразователя, ис-тория самого фонда, обобщающая характеристика архивных доку-ментов.

Все фактические данные должны иметь ссылки на соответст-вующие распорядительные документы фонда. Это акты о создании, преобразованиях, реорганизациях, ликвидации фондообразователя. Это акты о приёме документов в архив, об их передаче в историче-ский архив.

Историческая справка составляется полностью только при пер-вом поступлении документов в ведомственный архив. Все после-дующие изменения описываются в дополнениях к справке. Вместе с первым разделом сводной описи дел постоянного хранения она представляется в экспертно-проверочную комиссию. Очередное дополнение представляется туда же вместе с очередным разделом сводной описи.

Кроме того, справка и дополнения передаются в исторический архив вместе со сводной описью и делами постоянного хранения. Второй экземпляр справки или дополнения к ней остаётся в ведом-ственном архиве.

В среднем по размеру ведомственном архиве дополнительно могут составляться картотеки и каталоги. Виды этих справочников зависят от профиля архива, состава и содержания документов, час-тоты их использования, преобладающего характера сведений в до-кументах.

Необходимость картотеки определяется, прежде всего, профи-лем архива и преобладающими сведениями в его документах. По-этому картотеки отличаются разнообразием. Так, в архивах орга-нов власти полезно иметь картотеку на организационно-распоря-дительные документы. Они чаще всего используются. В архиве проектно-конструкторских предприятий необходима картотека на протоколы рассмотрения проектов.

Картотеки необходимо составлять раздельно на документы по-стоянного, долговременного и кратковременного хранения. У них различная динамика в изменении состава.

Каталог имеет универсальный характер и составляется по из-бранной логической схеме. Этот справочник применим в архиве любого профиля.

Основными видами каталогов являются систематический (по отраслям деятельности), тематический (по проблемам исследова-ния), предметный (по понятиям). Распространённые разновидности предметного каталога – именной и географический. Но самыми распространёнными являются каталог по истории ведомства и по личному составу.

В картотеках и каталогах используются карточки одной фор-мы, которая утверждена Росархивом.

В верхней части даются классификационные сведения: индекс классификации, название рубрики, название подрубрики, дата и

место события. Ниже даётся описание, которое зависит от вида справочника. Ещё ниже приводятся поисковые данные. Это назва-ние архива, название и номер фонда, номера описи, дела и листов. Затем называются внешние сведения документов: язык, способ воспроизведения и другие. В нижней части приводятся фамилии и инициалы составителя, дата составления.

Указатели составляются только при большом объёме и слож-ной структуре фондообразователя. По форме это книга.

Основными видами указателей являются хронологический (по годам событий), структурный (по подразделениям), географиче-ский (по филиалам), предметный, именной. Вид указателя зависит в основном от профиля архива.

В каждом абзаце приводятся классификационные сведения, описание, поисковые данные, внешние сведения.

В крупном ведомственном архиве дополнительно составляют-ся обзор, путеводитель, краткий справочник.

Обзор используется для предварительного ознакомления с об-щим содержанием документов. Справочник делится на два вида, но по форме оба являются книгой.

Обзор фонда описывает документы одного фонда по всем во-просам. Объектом избирается фонд, который имеет большое ин-формативное значение и содержит разнообразные сведения. По-лезно иметь ещё и обзор фонда – предшественника. По нему мож-но найти сведения о продолжающих действовать решениях и дело-вых связях.

Тематический обзор содержит сведения из документов разных фондов по избранной теме. Обычно это тема, актуальная для дан-ного ведомства. Сведения такого обзора важны для оперативного управления и определения перспектив.

В обоих видах этих справочников единицей описания может быть документ, группа документов, дело, группа дел, фонд и даже группа фондов. Всё зависит от степени однородности содержания. Способ подачи сведений также одинаков.

В абзаце записывается обобщённый заголовок по типу заголов-ка дела в описи. Объём описания может быть разным. Описание даётся в повествовательной форме. После него перечисляются виды документов, их хронологические рамки, характер сведений, поисковые данные. К обзору обязательно прилагаются указатели.

Обзор – это самый удобный справочник для пользователя. Но

одновременно это и самый трудоёмкий справочник для составите-ля. Он требует изучения всех документов архива. При постоянном изменении состава документов ведомственного архива составление обзора является невыгодным.

Путеводитель – тоже книга. Составляется обычно в архивах с отраслевыми фондами. Документам каждого фонда даётся краткая характеристика. Используется путеводитель для быстрого поиска дел по избранному вопросу. Он также требует изучения всех доку-ментов архива. При постоянном изменении состава документов этот справочник быстро устаревает.

Поэтому вместо него часто составляется краткий справочник. Он имеет тот же состав, но отличается суммативными характерис-тиками однородных групп документов.

При составлении справочников сведения берутся из описей. Кроме них можно использовать и справочники делопроизводства. Это учётные, регистрационные, справочные картотеки. Из них можно заимствовать схемы классификаций документов. Это позво-ляет быстро и глубоко изучить сведения документов. Но поиско-вые данные берутся только из описей.

По всем справочникам поиск сведений ведётся вручную. При большом объёме документов он становится трудоёмким. Поэтому крупные ведомственные архивы давно перешли к механическим формам поиска с перфокартами.

В настоящее время началось внедрение автоматизированных поисковых систем. В них используются компьютеры. Однако это требует унификации терминов в архивоведении и прикладной ин-форматике. Необходима также унификация приёмов описания до-кументов. Требуется ещё и специальная подготовка архивистов в области информатики.

Поэтому процесс перехода к электронным справочникам тре-бует времени. В наибольшей мере это освоили архивы наиболее развитых негосударственных фондообразователей.

Однако в большинстве случаев просто нет необходимости в переходе на электронные справочники. Для архива небольшого фондообразователя покупка электронных программ невыгодна. Гораздо проще использовать обычные справочники. А такие архи-вы составляют большинство среди ведомственных архивов и архи-вов негосударственных фондообразователей. Всеобщий переход на электронные справочники – это отдалённое будущее.