V. Организация использования документов

1. Цели и формы использования документов

Создание необходимых условий для использования докумен-тов в различных целях – это конечная задача архивов. Ради реше-ния этой задачи выполняются все другие работы. Это обеспечение полноценного состава документов, обеспечение их сохранности и систематизация.

Государственные исторические архивы специально созданы в целях широкого использования документов. Для ведомственных архивов организация использования документов вне управленче-ских целей является дополнительной задачей. Но это – временное состояние документов. А негосударственные архивы решают та-кую задачу в зависимости от воли собственников.

Недокументальные исторические источники очень редки. Боль-шинство сведений по различным вопросам общества содержат ар-хивные документы. Они позволяют экономить средства и затраты, увеличивать эффективность любого вида деятельности. Поэтому сведения документов необходимы самым разным государственным учреждениям, политическим партиям, общественным организаци-ям, руководителям предприятий всех форм собственности, отдель-ным гражданам.

Разнообразные потребности общества определяют и различные цели использования архивных документов.

В политических целях они используются для определения эм-пирической основы политики. На основе документальных сведе-ний разрабатываются программы, планы, реформы, агитационные материалы.

В узко управленческих целях они используются для определе-ния текущих задач, обеспечения эффективности решений, совер-шенствованию структуры и функций, организации деятельности любого коллектива.

В научных целях архивные документы используются, прежде всего, как исторические источники. Первичные сведения о про-шлом позволяют устанавливать факты и закономерности в разви-тии общества.

Но кроме историков документы используют экономисты, куль-турологи, социологи, политологи, географы, психологи и филоло-

ги. Первичные сведения о настоящем позволяют объективно оце-нивать состояние общества и ближайшие перспективы его разви-тия. Архивные документы используют также биологи и физики для изучения окружающей жизни и всего мира.

В хозяйственных целях архивные документы необходимы для организации геологоразведочных работ по поиску полезных иско-паемых, для проектирования плотин, мостов и автотрасс. Докумен-ты используются для организации борьбы с паводками, нашест-виями насекомых и других вредителей, для районирования сортов растений и пород скота.

В общих гуманитарных целях документы используются при создании художественных произведений, прежде всего историче-ских. Они используются для подготовки популярных лекций, книг, теле- и радиопередач, документальных фильмов. Документальную основу имеют агитационные материалы просветительского харак-тера.

В узко социальных целях архивные документы используются для оформления пенсий и других пособий, для уточнения граждан-ства, при разделе и наследовании имущества, для установления родственных связей и родословного происхождения.

В учебных целях сведения архивных документов используются для подготовки хрестоматий и альбомов, учебных фильмов, иллю-стративного материала к занятиям. Проводятся экскурсии школь-ников и студентов по архивохранилищам.

Разнообразие целей вызывает разнообразие форм использова-ния архивных документов.

Наиболее разнообразны формы использования в государст-венном историческом архиве. Здесь доступ к документам наиболее широк.

Типическими являются рекламирование документов, их публи-кация, подготовка по ним радио и телепередач, выдача в читаль-ный зал, передача во временное пользование, предоставление ори-гиналов при составлении копий, проведение экскурсий по храни-лищам, проведение творческих встреч авторов с читателями, слу-шателями и зрителями, проведение выставок документов, ответы на разнообразные запросы, предоставление справок.

Для выполнения всех этих задач в государственных историче-ских архивах как раз и действуют отделы использования.

В государственных ведомственных архивах формы использо-

вания документов менее разнообразны. Действуют различные ог-раничения, потому что к документам допускается ограниченный круг лиц. Причиной являются интересы самого фондообразователя.

Во-первых, фондообразователь не заинтересован в разглаше-нии всех сторон своей деятельности. И это предусмотрено закона-ми. Во-вторых, документы ещё нужны для определения стратегии управления. Их часто используют руководители различного ранга. Для ведомственного архива характерны некоторые из общих форм использования и специфические формы.

По степени юридической значимости важнейшей формой яв-ляются ответы на запросы руководителей фондообразователя и его подразделений. Реже этим руководителям документы выдаются во временное пользование. Ведомственные архивы часто составляют биографические справки для работающих и бывших сотрудников фондообразователя. Документы могут выдаваться в читальный зал. Они могут использоваться для подготовки радио- и телепередач, а также выставок.

По объёму основную долю составляют, прежде всего, биогра-фические справки. За этим следуют ответы на запросы руководите-лей, выдача им документов во временное пользование.

Использование документов и сведений из них имеет ограни-ченный характер. В обязательном порядке они предоставляются только руководителям и сотрудникам, работающим и бывшим. Об-служивание других пользователей строго ограничено, в соответст-вии с законом об информации. В нём учтены противоположные ин-тересы фондообразователей и остальных граждан.

Свободный доступ имеют только контролирующие, следствен-ные и судебные органы. Доступ остальных организаций и граждан регламентируется руководителем фондообразователя. А он обязан охранять производственные тайны фондообразователя и его со-трудников.

При выдаче дел любым руководителям используется общее правило. Составляется акт о передаче документов во временное пользование, с указанием срока. При этом структурные подразде-ления и другие пользователям получают дела только с разрешения руководителя фондообразователя. Выдача дел для работы на дому запрещается всем пользователям.

Читальный зал имеется не в каждом фондообразователе. Ино-гда создать его невозможно или нецелесообразно. В этом случае

для работы с документами отводится одно из рабочих помещений архива, или отдельный стол в рабочем помещении. Работа с доку-ментами в хранилище запрещается.

Специфический характер имеет также использование докумен-тов для подготовки радио- и телепередач, выставок. В основном это делается в рекламных целях. С помощью документов подтвер-ждаются достоинства продукции, услуг или открытий. Использова-ние документов в иных целях требует разрешения руководителя фондообразователя.

Организация использования документов в исторических и ве-домственных архивах одинакова. Единые требования установлены Росархивом. Из них обязательными являются семь требований.

Любые документы могут использоваться только с разрешения руководителя, архива или фондообразователя.

При любом использовании должна полностью обеспечиваться сохранность документов.

Выдаваемые дела должны быть обработаны, оформлены и уч-тены. У них должны быть номер, шифр для дел ведомственного ар-хива, заверительная надпись и лист использования.

Пользователю запрещается подчёркивать текст, делать в нём пометы, загибать листы, закладывать между листов какие-либо предметы, курить и есть во время работы с документами.

Копии снимаются с разрешения руководителя архива или фон-дообразователя. При этом запрещается использовать копироваль-ную бумагу или кальку. А в особых случаях запрещается использо-вать фотоаппарат со вспышкой.

На выставках экспонируются, как правило, фото-, ксеро- и дру-гие копии. В исключительных случаях, для короткой экспозиции, используются оригиналы под стеклянной витриной, с охраной и со-трудником архива. Но для этого требуется разрешение руководите-ля архива или фондообразователя

При выемке дела на его место подкладывается лист-замести-тель. В нём указываются номера фонда, описи и дела, дата выдачи, полное имя пользователя. А после возвращения дела на его место в лист-заместитель вносится дата возвращения.

Предусмотрены и специальные условия по отношению к Поль-зователю.

Сотрудники архива обязаны ознакомить его с правилами рабо-ты с документами. Они обязаны сообщить ему об ответственности

за порчу или пропажу документов. При возвращении дела сотруд-ник архива в присутствии пользователя должен проверить наличие и состояние всех листов.

Пользователь несёт ответственность за сохранность докумен-тов, за правильность использования сведений документов, их ко-пий, выписок и справок по документам.

Кроме этого, ведомство может дополнительно регламентиро-вать свободу использования документов во всех своих архивах. И об этих ограничениях сотрудник архива также должен сообщить пользователю.

Негосударственные архивы отличаются разными вариантами форм использования.

Наиболее доступными являются архивы общественных органи-заций. Они стремятся привлечь самых разных пользователей. По-этому в них используется такое же многообразие форм, как и в го-сударственных исторических архивах. Существенным ограничени-ем является только использование документов руководителями для определения стратегии управления в данной общественной органи-зации.

Архивы политических партий, частных, корпоративных, ак-ционерных собственников находятся примерно в таком же поло-жении, как и государственные ведомственные архивы. Поэтому им присущи такие же ограничения в допуске пользователей к архив-ным документам.

Собственники не заинтересованы в разглашении всех сторон своей деятельности. И это предусмотрено законом. Документы ещё нужны для определения стратегии управления. Их используют раз-личного ранга руководители фондообразователя. Обязательным является предоставление документов контролирующим органам, а также следственным и судебным.

Дополнительным ограничением является неспособность руко-водителей извлекать выгоду из сведений своих документов. Пре-обладает стремление всячески ограничить доступ посторонним пользователям.

Владельцы личных архивов стремятся в максимальной степени ограничить доступ посторонних пользователей. Обязательным яв-ляется только предоставление документов налоговым, следствен-ным и судебным органам. Всё остальное зависит от воли владель-цев архивов.