4. Проверка наличия и состояния документов

Это одна из основных мер по обеспечению сохранности ар-хивных документов. Во время проверки устанавливается фактиче-ское наличие дел по описям, выявляются дела для профилактичес-кой обработки и реставрации, выявляются неучтённые, ошибочно учтённые и отсутствующие дела. Одновременно выверяется весь учётный и справочный аппарат.

Задачи и методика проверки в государственных исторических и ведомственных архивах одинаковы. В негосударственных архи-вах она определяется собственником. Но государственные норма-тивы основаны на научных оценках и рекомендуются всем.

В государственных исторических архивах проверка сложна и объёмна. В государственных ведомственных архивах она проще. Но везде это, прежде всего, периодическая плановая работа.

В исторических архивах фонды в зависимости от ценности де-лятся на три группы. Фонды особо ценные и часто используемые проверяются один раз в 10 лет. Фонды менее ценные и реже ис-пользуемые – один раз в 15 лет. Остальные – один раз в 20 лет. Од-нако дела с особо ценными документами любых фондов проверя-ются один раз в 5 лет.

В ведомственных архивах дела постоянного хранения прове-ряются один раз в 5 лет. По личному составу и долговременного хранения – один раз в 10 лет. Однако все дела с документами огра-ниченного доступа проверяются ежегодно.

В исторических и ведомственных архивах проводятся также единовременные проверки. Они обязательны после перемещения дел в другое хранилище или в другой архив, после чрезвычайных происшествий любого рода, при смене директора архива или от-ветственного за архив, при ликвидации или реорганизации архива или фондообразователя.

Кроме того, дела постоянного хранения в ведомственном архи-ве проверяются непосредственно перед их передачей в историче-ский архив.

Плановые проверки проводят сотрудники исторического архи-ва или сотрудники ведомственного архива с помощью сотрудников документационной службы. Единовременные проверки – члены специальной комиссии. Для исторического архива её назначает ру-ководитель архивного органа управления. А для ведомственного

архива – руководитель фондообразователя.

В начале проверки изучаются документы о состоянии дел фон-да на данный момент.

Изучается дело фонда и связанные с ним документы. Оцени-ваются акты и листы предыдущих проверок. Оцениваются также акты о выделении дел к уничтожению, о неисправимом поврежде-нии дел, о необнаружении дел, о выдаче дел во временное пользо-вание, другие документы об изменениях в составе дел фонда.

Затем изучаются учётные документы. Проверяется правиль-ность нумерации дел в описях, правильность итоговых записей в описях, соответствие сведений этих записей сведениям о количест-ве дел в листе фонда.

Изучение всех этих документов позволяет установить состоя-ние дел только юридически. Это отправная позиция для установле-ния фактического состояния.

После изучения всех необходимых документов проводится сверка. Это основной и самый длительный этап проверки.

Описательные статьи описей сравниваются с описаниями дел на их обложках. Конкретно сверяются: номер дела, делопроизвод-ственный индекс, заголовок дела (в том числе название фондообра-зователя и его структурного подразделения), начальная и конечная дата дела, количество листов в деле, срок хранения, примечание.

Выданные в читальный зал и во временное пользование дела проверяются по книге и актам выдачи. И эти дела учитывают как имеющиеся в наличии.

Так устанавливается количество дел по описи и в наличии, не-описанные дела, ошибочно внесённые в данную опись, под данным годом или за данным подразделением.

Дополнительно проверяются дела с особо ценными докумен-тами и документами ограниченного доступа.

На каждое необнаруженное дело составляется карточка. Она включается в общую картотеку необнаруженных дел. Карточки ра-сполагаются в ней по порядку номеров фондов, описей и дел.

Затем дела просматриваются полистно. Выявляются ветхость, повреждение, поражение плесенью или насекомыми. Раздельно ус-танавливается количество просто повреждённых и неисправимо поврежденных дел.

В соответствии с этим устанавливаются дела, подлежащие рес-таврации, переплетению, подшивке, восстановлению угасшего тек-

ста, дезинфекции или дезинсекции, а также уничтожению.

Проверяется качество итоговых записей в описях, внесение сведений по результатам предыдущих проверок. Для этого прове-ряется нумерация дел. Выявляются вновь обнаруженные дела без номеров, свободные номера без соответствующих дел, пропущен-ные номера, литерные и повторные. Выявляются дела, относящие-ся к другим фондам.

Обнаруженные недостатки сравниваются с документами дела фонда и учётными документами. Полнота сверки дополнительно контролируется по топографическим указателям и картотеке необ-наруженных дел. Это страховка от ошибок проверяющих.

Все недостатки последовательно записываются в листах про-верки. Это рабочие документы, которые составляются в ходе свер-ки. Позже, после решения всех вопросов, сведения листов должны быть обобщены в актах проверки.

Исправления в нумерации дел отмечаются в новой итоговой записи соответствующей описи. Затем после неё дополнительно делается особая запись. Она начинается со слова «Проверено». Да-лее ставится дата, фамилии с инициалами и подписи всех прове-ряющих.

Кроме методики важно соблюдать технологию сверки. Она уменьшает вероятность ошибок. Действия проверяющих должны быть поэтапными, в соответствии с продуманной схемой.

Многолетний опыт показал, что непосредственная работа должна вестись двумя проверяющими. Один называет шифр и за-головок дела, а другой проверяет по описи идентичность. Затем первый полистно проверяет дело. Устанавливается соответствие документов заголовку, их физическое состояние, качество завери-тельной надписи. А второй, при наличии замечаний, вносит записи в листы проверки.

Поэтому комиссия по проверке должна состоять, как минимум, из двух членов. При необходимости назначается третий, как руко-водитель. При большом количестве проверяемых дел комиссия должна состоять из нескольких пар непосредственно проверяющих и руководителя.

Карточка необнаруженного дела заполняется по форме, утвер-ждённой Росархивом. В неё записываются номер дела, его заголо-вок, отметка о розыске и его результатах, дата, наименование должности и подписи проверяющих.

Записи в листах проверки должны вестись по каждой описи от-дельно. Лист проверки составляется по форме, утверждённой Рос-архивом. По каждой статье записываются номер дела, его заголо-вок, обнаруженный недостаток или ошибка в соответствующей графе, предложение по устранению.

Все недостатки, ошибки и предложения фиксируются сразу же при их обнаружении. В конце каждой страницы листа делается итоговая запись по всем графам.

Во время сверки должен сохраняться порядок расположения дел на стеллажах, секциях и полках, в коробках или связках. Дела поочерёдно вынимаются и после сверки кладутся на прежнее ме-сто.

Неправильно положенные дела подкладываются на предназна-ченные им места. В лист проверки вносится исправление, если де-ло уже проверено по другой описи, другому году, другому подраз-делению. Дела других фондов изымаются и подкладываются в кон-цы полок соответствующих фондов.

Поврежденные дела сразу же переносятся в лабораторию или изолятор. Неописанные дела кладутся в конец ряда данного фонда по категориям: постоянного хранения, по личному составу, долго-временного хранения, кратковременного хранения.

Во время сверки запрещается описание дел. Все нерешённые вопросы описания решаются потом, в ходе розыска или после про-верки. Запрещается даже делать записи или пометы в описях или других учётных документах. Впоследствии всё это может дезори-ентировать самих архивистов и пользователей.

Если выявляются отсутствующие дела, по окончании сверки принимаются меры по их розыску.

Первоначальный розыск проводится по схеме. Сначала прове-ряются дела тех же номеров, но по другим подразделениям. Затем – дела тех же номеров, но под другими годами. Наконец – дела тех же номеров, но по другим описям. Это наиболее вероятные причи-ны отсутствия сведения о деле в данной статье описи. Причинами являются ошибки в систематизации.

При отрицательном результате проводится более глубокий ро-зыск. Он требует уже изучить все учётные документы, документы по выдаче дел из хранилища. В ведомственном архиве дела разы-скиваются также в делопроизводстве подразделений. В деле фонда проверяются: акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи

дел во временное пользование, акты предыдущих проверок.

Найденные дела сразу же подкладываются на соответствующие места. При этом в каждую карточку необнаруженного дела вносит-ся запись: «Найдено и подложено в фонд». Однако карточка сохра-няется в картотеке.

Если отсутствие дела подтверждается документами, сведения о нём исключаются из описи. Затем исключение воспроизводится во всех остальных учётных документах.

Но если подтверждающих документов нет, а розыск ничего не дал, сведение об этом включается в акты проверки. Однако розыск таких дел не прекращается. Он проводится в плановом порядке, в течение года, уже после окончания проверки.

Итоги проверки оформляются документами по формам, кото-рые утверждёны Росархивом.

Составляется акт проверки. Он содержит сводные данные по результатам проверки. Указывается: числится по описи, не оказа-лось в наличии, имеются литерные номера, пропущено номеров, дела других фондов, имеется в наличии, не включённые в опись, итого по фонду, условия хранения. Впоследствии по всем пунктам акта во все учётные документы вносятся соответствующие измене-ния. Исключением являются необнаруженные и неисправимо по-вреждённые дела.

При отсутствии дел комиссия дополнительно составляет акт о необнаружении дел. В нём указываются номер описи, номер дела, его заголовок, даты или дата, количество листов в деле, предпола-гаемая причина отсутствия. В этом случае новые сведения вносятся в учётные документы только по истечении года окончательного ро-зыска. Лишь тогда дела снимаются с учёта.

При обнаружении повреждений документов комиссия допол-нительно составляет акт о неисправимых повреждениях дел. В нём указываются номер дела по порядку, номер описи, номер дела по описи, количество листов, заголовок дела, его даты или дата, сущ-ность и причины повреждения. Такие дела сразу после проверки снимаются с учёта. Сведения об остальных повреждённых делах включаются в план дальнейшей работы архива.

Все акты утверждает директор исторического архива или руко-водитель фондообразователя. На основании актов планируются не-обходимые дальнейшие действия. Изменяются и сведения в спра-вочниках.