3. Технология хранения и реставрации документов

Технология хранения архивных документов является одним из основных средств обеспечения их сохранности. Создание оптима-льных условий для их хранения – это главная задача архивистов. А реставрация – это способ устранения недостатков хранения. Конк-ретные приёмы хранения документов направлены на их огражде-ние от неблагоприятных природных условий, порчи или хищения. Предусматриваются также меры по восстановлению утраченного.

Все меры обеспечивают общие условия хранения для обычных бумажных документов и специфические условия – для документов различного обособленного хранения. Первые условия регламенти-руются общими правилами Федерального архивного агентства. Вторые же зависят от правил других ведомств. Они определяются спецификой документов обособленного хранения.

При этом требования к историческому и ведомственному архи-ву одинаковы. Различаются лишь материальные возможности этих архивов. Для негосударственных архивов требования являются ре-комендательными. Но за последствия нарушения этих требований отвечает собственник архива.

Документы хранятся, чтобы ими пользовались в течение сро-ков, пока они представляют какую-либо ценность. И весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий хранения. Это общее требование реализуется в системе конкретных требований.

Первыми являются требования к зданию, в котором располага-ется архив.

Крупные государственные и ведомственные архивы распола-гаются в специальных зданиях. Они строятся по специальным про-ектам, вдали от основных автотрасс, промышленных предприятий и крупных водоёмов. Это защищает документы от излишней пыли, газов и влаги. Небольшие архивы располагаются в помещениях зданий органов управления. Однако эти помещения должны быть изолированы от остальных. Запрещается использовать чердачные и подвальные помещения.

В любом варианте должна быть обеспечена защита от неблаго-приятного физического, биологического, социального воздействия.

Кроме хранилища или хранилищ обязательно должны быть ка-бинет или кабинеты для архивистов.

По возможности необходимо также хранилище для приёма и разбора поступающих документов, изолятор для поражённых до-кументов, лаборатории для обезвреживания, для реставрации и пе-реплетения, читальный зал. В небольших архивах для этого могут использоваться помещения документационной службы архивного органа управления или фондообразователя.

Вторыми являются требования к хранилищам или хранилищу.

Они оборудуются кондиционерами с противопылевыми и про-тивогазовыми фильтрами. При их отсутствии используются кало-риферы с вентиляцией и увлажнением. Полы застилаются линоле-умом или покрываются масляной краской. Допускается использо-вание других покрытий с аналогичными свойствами. Это мини-мальные и обязательные требования для исторического и ведомст-венного архива. Могут быть и дополнительные средства.

В хранилищах не должно быть магистральных трубопроводов. Должны быть только трубопроводы для обеспечения самих храни-лищ. Но в хранилищах с делами кратковременного хранения до-пускаются различные трубопроводы. Во всех случаях трубопрово-ды должны быть изолированы.

Применяется скрытая электропроводка или электропроводка в газовых трубах. Осветительная аппаратура должна быть как мини-мум полугерметичной. Распределительные щиты и рубильники ус-танавливаются вне хранилищ.

Разрешается использовать только углекислотные огнетушите-ли. От их пены меньше портится бумага. Количество огнетушите-лей определяется по норме: один на 50 квадратных метров, но не менее двух в одном хранилище.

Во всех помещениях архива запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества. Должен быть специальный план эва-куации архивных документов. Он является специальной частью об-щего плана эвакуации.

Особые требования предъявляются к стеллажам и их располо-жению. Самыми распространёнными являются стационарные. Они могут быть только металлическими или деревянными. Во втором случае стеллажи должны быть обработаны огнезащитным составом или покрыты огнезащитной краской. Ширина главного прохода в хранилище между стеллажами должна составлять не менее 120 см. Остальные проходы могут иметь ширину не менее 75 см. Мини-

мальное расстояние между торцами стеллажей и стеной – 45 см.

Стеллажи системы «Компактус» располагаются вплотную друг к другу с общим проходом не менее 120 см. Перемещение произ-водится вручную или с помощью электрических устройств.

Оба варианта удобны при производственной выемке дел или их срочной эвакуации. Любые стеллажи устанавливаются перпенди-кулярно к стенам с окнами и отопительной системой. Это создаёт щадящий световой и температурный режим.

Расстояние от нижней полки до пола должно составлять не ме-нее 20 см. А в цокольном этаже – не менее 30 см. Это уменьшает возможность повреждения дел при затоплении. Между верхней ли-нией дел и следующей полкой должно быть расстояние не менее 5 см. Это обеспечивает вентиляцию и предохраняет верхние края дел от порчи при частой выемке и постановке на место.

Размеры полок зависят от способа укладки дел. Для коробок и связок ширина должна быть не менее 40 см, а расстояние между полками по высоте также не менее 40 см. Для переплетённых дел – не менее 30 см, а расстояние по высоте – не менее 35 см.

Высота стеллажей не должна превышать 240 см. При большей высоте ими опасно пользоваться. Но при высоте хранилища более 4 м можно устанавливать двухъярусные стеллажи. В этом случае необходимы металлические перекрытия, перила и лестницы.

Для особо ценных документов и документов ограниченного доступа используются несгораемые шкафы и сейфы. Для карт и аналогичных документов – стеллажи-вешалки.

Запрещается хранить документы штабелями, между стелла-жами, на окнах и вне хранилища. Это затрудняет работу с ними, а главное – срочную эвакуацию.

Все эти меры направлены на предотвращение чрезвычайных ситуаций. Самыми распространёнными являются пожары и затоп-ления. Меры защиты имеют профилактический характер. Кроме этого готовятся и специальные меры подготовительного характера. По плану чрезвычайных ситуаций проводятся занятия, тренировки и учения.

Постоянно действующими физическими факторами поражения являются высокая освещённость, высокая или низкая температура, высокая или низкая влажность, высокая запылённость и высокая загазованность.

Окна должны быть узкими, иметь светорассеивающие стёкла

или стекла, окрашенные белой краской. При отсутствии таких стё-кол окна должны иметь шторы или раздвижные ставни. Дополни-тельную изоляцию от света обеспечивают папки, переплёты, ко-робки, обёрточная бумага связок.

Хранилища должны быть максимально герметичными. При проветривании окна или форточки затягиваются марлей. Она про-питывается 50 %-м раствором глицерина. Желательно использо-вать пылесосы. При их отсутствии проводится влажная уборка тряпкой с 5 %-м раствором формалина. Уборка полов должна быть только влажной.

В хранилище поддерживается температура от +14 до +20° С. Влажность должна быть в пределах 45 и 60 %. Для контроля ис-пользуются термометры и психометры. Запись обоих показателей ведётся ежедневно в специальных журналах.

Специальные меры составляют биологическую защиту. Основ-ными вредителями являются бактерии, грибки, насекомые и гры-зуны. Первые три фактора являются постоянными, но могут пре-вратиться в чрезвычайную. Это эпидемия или массовое нападе-ние. Последний фактор проявляется только как чрезвычайная си-туация. Поэтому и в данном случае используются профи-лактические и специальные меры.

Для борьбы с бактериями, грибками и мелкими насекомыми поддерживается чистота, температура и влажность. Дела периоди-чески просматриваются. Сухая плесень удаляется тампонами из марли или ваты. При обнаружении любых насекомых и грызунов вызываются работники санэпидстанции. Опасными являются око-ло 100 видов насекомых, и борьбу с ними могут вести только спе-циалисты.

При поражении документов бактериями или грибками исполь-зуются два типа дезинфекции или дезинсекции. Камерная обработ-ка предназначена для небольшого количества документов. Она проводится в специальном помещении. Общая обработка предна-значена для всего хранилища.

В специальных журналах фиксируются все виды обнаружен-ных дефектов. Там же отмечаются все профилактические меры и проведённые обработки документов.

Для уменьшения человеческого воздействия предназначены правила работы в читальном зале. Но особым случаем является не-законное проникновение в архив. Каждое помещение архива долж-

но закрываться на замок и опечатываться. Обязательной является система сигнализации.

В случае проникновения кроме сообщения в правоохранитель-ные органы приказом руководителя создаётся специальная комис-сия. Приказ издаёт директор исторического архива или руководи-тель фондообразователя. Комиссия составляет акт о проникнове-нии. В обязательном порядке проверяется наличие особе ценных дел, дел постоянного хранения и по личному составу.

О пропаже оповещаются контролирующие организации. Для исторического архива это соответствующий орган архивного уп-равления. Для ведомственного архива – соответствующий исто-рический архив.

Особым способом защиты является реставрация поражённых документов. Она направлена на устранение любых последствий разрушающих воздействий. Это удаление продуктов распада, при-остановление распада, восстановление утраченного и стабилизация состояния документов.

Последняя мера проводится только специалистами соответст-вующих предприятий. Остальные меры – архивистами или специа-листами. Это зависит от сложности и масштаба поражения.

Используются два типа бумаги. Тонкая и прозрачная для пол-ного заклеивания листов с обеих сторон. Плотная и непрозрачная для дополнения недостающих частей листов и для укрепления пе-реплёта. Применяются специальные клеи. Они не воздействуют на бумагу и не являются пищей для бактерий, грибков, насекомых.

Простейшая реставрация – это заделка разрывов, укрепление полей, подклейка выпавших листов. Для стабилизации использу-ются красители или намагничивание.

Высший тип реставрации – это консервация. Она обеспечивает длительную или полную изоляцию документов. В простых случаях используются клеи с антисептиками, а в особых случаях ламини-рование. Тогда листы запрессовываются в нагретую, прозрачную и термостойкую, полимерную плёнку.

Угасающий текст обрабатывается особыми стабилизаторами, или электромагнитными лучами. Их подбор зависит от характера чернил или краски текста. Обычно удаётся остановить угасание. Но иногда можно и восстановить прежнее состояние.

В целом сохранность обеспечивается системой мер. Даже одно нарушение требований может привести к утрате документов.