2. Размещение и обеспечение сохранности документов

Порядок размещения документов в архиве – это один из ос-новных способов обеспечения их сохранности. Рациональное ис-пользование здания, хранилищ, стеллажей и полок позволяет ре-шать сразу несколько задач. Это сокращение затрат на поиск доку-ментов, создание возможно благоприятных условий для их хране-ния, обеспечение необходимых условий для срочной эвакуации.

При распределении по местам хранения документы делятся на группы общего и обособленного хранения, на бумажные и небу-мажные. Все группы должны храниться в разных местах. Для них необходимы различные условия.

Целесообразно иметь отдельные места для хранения научно-технических и картографических документов. Они имеют нестан-дартные размеры, размещаются на особых стеллажах, но могут на-ходиться в одном хранилище с другими бумажными документами.

Дела с особо ценными документами должны храниться изо-лированно. Они используются в исключительных случаях. Стра-ховые копии особо ценных документов в большинстве случаев де-лаются на фотоплёнке. Они должны располагаться в отдельном ме-сте, со специфическими условиями. Дела с документами ограни-ченного доступа должны находиться в особо охраняемом месте.

Распределение всех групп определяется Схемой размещения документов в архиве. В ней указываются хранилища, стеллажи, их секции и полки, а также шкафы и сейфы. В целом место каждой группы зависит от характера архива, состава его документов, их хронологических рамок. Хранилищем является отдельное специ-альное помещение или комната.

Размещение документов в исторических и ведомственных ар-хивах различается по ряду параметров.

В исторических архивах фонды постоянно пополняются. По-этому в хранилищах или хранилище предусматриваются резервные площади. Документы досоветского и советского времени хранятся раздельно. У них различная интенсивность использования. Фонды группируются по отраслям общественной деятельности. В одном месте хранятся документы одной отрасли. Так удобнее их разыски-вать и эвакуировать.

В ведомственных архивах лучшие условия создаются для до-кументов постоянного хранения. Предусматривается ежегодное из-

менение состава дел в результате их приёма и передачи. По местам хранения документы дополнительно делятся на четыре группы: по-стоянного хранения, по личному составу, долговременного хране-ния, кратковременного хранения.

Для каждой такой группы должны быть соответствующие мес-та хранения. Но документы кратковременного хранения могут на-ходиться в помещениях документационной службы фондообразо-вателя. Оттуда они и передаются на уничтожение. Всё зависит от загруженности архива, наличия свободных мест в нём, частоты об-ращения к этим документам.

Наконец, документы постоянного хранения ликвидированных фондообразователей должны храниться обособленно.

В пределах каждой из четырёх групп документы размещаются по фондам, в пределах фонда по номерам описей, в пределах опи-сей по номерам дел. Необходимость такого дробления вызывается постоянной сменой дел разных сроков хранения.

Ежегодно документы с различными сроками хранения прини-маются из делопроизводства. Ежегодно документы с истекшим сроком уничтожаются. Периодически документы постоянного хра-нения передаются в исторический архив. Документы по личному составу остаются в ведомственном архиве. В результате возникает асинхронность в порядке расположения дел по местам хранения. Вот это и компенсируется делением дел на четыре группы.

Каждый год в ведомственном архиве составляется новая Схема размещения, с указанием фондов, описей и дел. Физически дела не перемещаются с места на место. Это определяется различной ди-намикой изменений в составе дел каждой группы.

Документы постоянного хранения передаются в исторический архив периодически, а новые поступают ежегодно. Документы по личному составу и долговременного хранения пополняются еже-годно, а уничтожаются в небольшом количестве. Самой многочис-ленной и самой изменчивой группой являются документы кратко-временного хранения. Они в большом количестве поступают и в таком же количестве уничтожаются.

В целом поступают в ведомственный архив документы одного состава, а сохраняются, передаются или уничтожаются документы другого состава. Поэтому в каждой группе дела размещаются на освободившихся местах. Хранимые дела находятся на одном месте, а граница между исчезнувшими и поступившими делами физиче-

ски перемещается по полкам, секциям и стеллажам. Это предот-вращает повреждение нижнего края дел.

В пределах одной группы дела могут разделяться по подразде-лениям фондообразователя. Но такое деление допускается только среди дел одного года.

Такой принцип размещения позволяет решать две противопо-ложные задачи. Это быстрое нахождение необходимых дел и лёг-кое выделение для передачи или уничтожения.

Схема размещения является основой для других указателей ар-хива. Они делятся на три вида.

На основе Схемы отмечаются все места хранения документов. Это обеспечивает быстрый поиск, транспортировку и эвакуацию в чрезвычайных ситуациях. Нумеруются здания, этажи, хранилища, стеллажи, секции, полки, шкафы, сейфы. Все номера должны сле-довать в единой и строгой последовательности. Используются то-лько арабские цифры.

Если архив имеет несколько зданий, то они нумеруются по ча-совой стрелке. Первым является здание, в котором находятся орга-ны управления. Этажи нумеруются снизу вверх, хранилища слева направо от входа. Если хранилища переходят одно в другое, то они нумеруются последовательно.

В хранилище стеллажи нумеруются слева направо от входа. Нумерация общая, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и других особенностей. Шкафы и сейфы ну-меруются наравне со стеллажами. Секции стеллажей нумеруются также подряд, слева направо от входа. Полки – снизу вверх.

Дела располагаются в картонных коробках или связках, а пере-плетённые – раздельно. Можно использовать другие контейнеры из безвредных для документов материалов.

В коробках и связках дела размещаются горизонтально, снизу вверх. Это предохраняет края бумаги и картона от разрушения. Пе-реплетённые дела размещаются вертикально. В связках дела обёр-тываются толстой бумагой или полукартоном и связываются на-крест шпагатом. Запрещается использование лески, проволоки и других режущих шнуров и верёвок.

Коробки и переплёты обязательны для дел постоянного хране-ния. Для остальных достаточны связки. Дела кратковременного хранения можно хранить в их мягких обложках. Тогда они разме-щаются горизонтально снизу вверх.

На коробки наклеиваются ярлыки, к связкам они привязывают-ся. В ярлыке указываются: название и номер фонда, номер описи, годы и номера первого и последнего дела, номер коробки или связ-ки. Нумерация коробок и связок ведётся в пределах одного фонда. На корешках переплетённых дел указываются номера фонда и опи-си, год или годы дела, его номер.

На основе Схемы размещения составляются также топографи-ческие указатели. Они делятся на постеллажные и пофондовые. Это две раздельные картотеки. Используются карточки специаль-ных форм. Они утверждаются Росархивом. Любые изменения в ме-стонахождении дела отмечаются в обоих указателях.

В постеллажном указателе отмечаются занятые места хране-ния. В карточках указываются номера описи, дела, стеллажа, сек-ции, шкафа или сейфа, полки. Это позволяет контролировать сте-пень заполненности мест хранения. В пофондовом указателе отме-чается места нахождения дел. В карточках указываются номера фонда, описи, дела, стеллажа, секции, шкафа или сейфа, полки. Это позволяет контролировать место нахождения дела.

Для однофондового архива второй указатель не обязателен. Но в архиве крупного фондообразователя со сложной структурой вме-сто него используется указатель подразделений. В карточках вме-сто номера фонда указывается номер подразделения. Этот указа-тель тоже позволяет контролировать место нахождения дела.

Во всех случаях первоначальные сведения заносятся на лице-вую сторону карточки. Последующие изменения – на последу-ющую сторону. При нехватке места используется вторая карточка и так далее. Карточки на одну единицу учёта скрепляются.

В каждой картотеке все карточки располагаются по порядку номеров. В постеллажном – по порядку хранилищ, стеллажей, сек-ций и полок. В пофондовом – по порядку фондов, описей и дел. А в указателе подразделений – по порядку подразделений, описей и дел.

Порядок выдачи дел также направлен на сохранение их мес-тонахождения по Схеме размещения. И этот порядок тоже утвер-ждается Росархивом.

Документы выдаются всем пользователям временно. Исключе-нием может быть только изъятие документов правоохранительны-

ми органами государства.

Сотрудникам фондообразователя документы ведомственного

архива выдаются в их производственные помещения. Историкам, другим специалистам документы исторического или ведомствен-ного архива выдаются в читальный зал или соответствующее ему помещение. Все эти пользователи обязаны представить в архив письмо с подписью руководителя или собственное заявление.

Правоохранительным органам государства разрешается полу-чать архивные документы в собственные помещения. Составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр сохраняется в архиве.

Архивистам и сотрудникам документационной службы фондо-образователя дела выдаются сроком на 10 дней. Всем пользовате-лям в читальный зал – на 20 дней. Другим органам государства – на 3 месяца.

Сведения о выдаче отмечаются в листе использования дела. Он наклеивается на оборотную сторону первого листа обложки дела. Одновременно эти же сведения вносятся в книгу выдачи дел. При этом на место выданного дела кладётся карточка-заместитель. В ней указываются номера фонда, описи и дела. В конце архивист ставит свою подпись. Карточка составляется по форме, утверждён-ной Росархивом.

После возвращения дело проверяется на сохранность. Архи-вист просматривает его полистно. При обнаружении дефектов или пропажи листов составляется акт для привлечения пользователя к ответственности.

При изъятии документов из дела правоохранительными орга-нами составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр сохра-няется в архиве, а второй передаётся пользователю. При этом в де-ло включаются заверенные копии изъятых документов.

Правила перемещения дел также направлены на обеспечение их сохранности.

Допускается перемещение вручную внутри здания небольшого количества дел. При превышении норматива охраны труда исполь-зуются тележки, лифты. В другое здание дела перемещаются только в упакованном виде. Используется любая водонепроницае-мая упаковка, а при большом объёме – тележки.

Дополнительные средства необходимы при перевозке дел на длинные расстояния. Это перемещение в пределах города или ме-жду городами. Используются водонепроницаемые материалы, кон-тейнеры или специальные автомобили. Кроме обычной охраны должен быть сопровождающий в лице архивиста.