IV. Учёт и хранение документов

1. Государственный учёт документов в архивах

Главной функцией любых архивов является обеспечение со-хранности хранимых документов. Оно состоит из комплекса работ. Это общий учёт документов, их рациональное размещение в хра-нилищах и топографирование, создание оптимальных условий хра-нения и соблюдение порядка выдачи пользователям, проверка на-личия и состояния, выявление особо ценных документов, создание на них страхового фонда копий.

Централизованный государственный учёт и вся организация хранения архивных документов возложены на Росархив. Это веде-ние списков всех архивов страны, общего количества фондов и единиц хранения в них. Наравне с документами государственных фондообразователей учитываются документы негосударственных, даже если они не сдают их на государственное хранение. Учиты-ваются также и личные архивы.

Характер учёта в исторических, ведомственных, негосударст-венных и личных архивах примерно одинаков. Единая организация учёта в наибольшей степени способствует сохранности докумен-тов, контролю над их наличием и состоянием, а также быстрому поиску в различных целях.

Весь учёт фиксируется в специальных учётных документах. В них включаются типические сведения об архивах, фондах, едини-цах хранения и листах документов. Учёту подлежат все документы, даже необработанные, неописанные, непрофильные. Необработан-ные и неописанные учитываются в целом – по количеству листов. В крупном архиве дополнительно ведётся учёт документов по хра-нилищам. При наличии уникальных и особо ценных документов, они также учитываются дополнительно.

В федеральном и региональном историческом архиве этим за-нимается отдел обеспечения сохранности под контролем главного хранителя. А он является вторым заместителем директора архива. В крупном ведомственном архиве имеется такое же подразделение. В небольшом историческом или ведомственном архиве этим зани-мается один из сотрудников. И только при наличии одного архивиста он совмещает эту функцию с остальными.

В негосударственных и личных архивах порядок учёта и обес-

печения сохранности определяет собственник. Но при передаче своих документов на государственное хранение он обязан соблю-дать государственный стандарт учёта.

Основой учёта всюду являются три принципа: централизация, преемственность и динамичность.

Централизация обеспечивается едиными учётными документа-ми установленных форм на всех уровнях государственного управ-ления и для архивов всех типов. На каждый фонд архив составляет карточку фонда. Она направляется в орган архивного управления соответствующего уровня. Из этих карточек в архивных управле-ниях регионов создаются фондовые картотеки. А в Росархиве со-ставляется центральный фондовый каталог.

Кроме того, Росархив вырабатывает единые методические тре-бования для исторических и ведомственных архивов всех уровней. Они являются обязательными и для негосударственных архивов, которые сдают свои документы на государственное хранение. Для остальных негосударственных и личных архивов эти требования являются рекомендательными.

Преемственность достигается путём внедрения единой систе-мы учёта документов в делопроизводстве, собственном и истории-ческом архиве. Учётные документы различаются по формам, в ко-торых учитывается специфика различных стадий работы с доку-ментами. Одновременно они содержат группу аналогичных сведений. Такие сведения легко переносить из одного учётного до-кумента в другой.

И большинство учётных документов являются обязательными для всех сдающих свои документы на государственное хранение.

Динамичность достигается оперативным внесением изменений во все учётные документы. В исторических архивах, архивах фон-дообразователей и их делопроизводстве ежегодно отражаются по-ступление и выбытие каждой единицы хранения. А общие сведе-ния об изменениях в составе и объёме фондов ежегодно представ-ляются в архивные управления регионов и в Росархив.

За всеми изменениями в составе и объёме фондов в историче-ском архиве следит главный хранитель. В крупном ведомственном архиве за это отвечает также главный хранитель. В небольшом ар-хиве такая обязанность закрепляется за одним из сотрудников. На уровне делопроизводства общий учёт контролирует руководитель документационной службы.

В архивах фондообразователей учётных документов больше, чем в делопроизводстве. Но их меньше, чем в исторических архи-вах.

Аналогичными во всех архивах являются описи, листы-завери-тели и внутренние описи. В делопроизводстве описям соответств-ует номенклатура. Общими объектами учёта везде являются фон-ды, единицы хранения или дела, и листы документов.

Основные учётные документы обязательны и контролируются Росархивом. Вспомогательные определяет сам архив или докумен-тационная служба. Однако такие учётные документы целесообраз-ны только в крупных архивах.

Во многофондовых архивах основной учётной формой являют-ся список фондов.

Во всех архивах основными являются шесть форм учёта хра-нимых дел.

Описи дел ведутся раздельно по группам документов (и стра-ховому фонду). Лист фонда – для фиксации изменений в названии фондообразователя, нумерации описей, количества документов. Карточка фонда – для государственного учёта. Книга учёта посту-плений и выбытия – для учёта каждого изменения в составе доку-ментов. Отчет о составе и объёме фонда – для внесения оператив-ных изменений в центральный фондовый каталог или фондовую картотеку региона. Дело фонда включает все документы, в которых фиксируется его история.

Во всех архивах используются также две основные формы учё-та документов. Для учёта листов в дела постоянного и долговре-менного хранения включается лист-заверитель как последний лист данного дела. Для дел особо ценных, по личному составу, ограни-ченного доступа составляется внутренняя опись документов. Она включается в начало такого дела как его оглавление.

Опись является главной формой учётного документа. Это форма поединичного учёта единиц хранения, или дел. За каждым делом закрепляется порядковый номер. Для суммарного учёта в конце описи составляется итоговая запись. Однако дела кратко-временного хранения продолжают учитываться по номенклатуре. Эти дела вскоре выделяются для уничтожения, и составление опи-си нецелесообразно. Только при большом количестве таких дел на них составляется опись.

Описи и номенклатуры учитываются по листу фонда. Каждый

тип описей имеет свою нумерацию. А каждая опись имеет свой по-рядковый номер, в последовательности её составления.

Номера описей по личному составу имеют индекс «лс». Номера описей временного хранения – индекс «в». Номера описей структурных подразделений имеют принятый индекс подразделе-ния и дополнительно индекс «сп». Номенклатуры дел, для учёта дел кратковременного хранения, – индекс «кв». Во всех через де-фис указываются две последние цифры года образования дел.

При выбытии любых дел данной описи её номера другой описи не даются. Дела каждой описи нумеруются индивидуально. Пере-работанные описи и номенклатуры снимаются с учёта.

Лист фонда заводится при первом поступлении документов в архив. В нём отмечаются все изменения в составе и объёме фонда. Лист состоит из двух частей. В первой части отмечаются неописан-ные документы, во второй – описанные. Номер фонда присваивает-ся государственным историческим архивом. При наличии особо ценных документов к номеру добавляется индекс «ОЦ».

Указываются крайние даты существования фондообразователя и каждое его название. Отмечается также подведомственность фон-дообразователя со всеми изменениями. Все сведения вносятся в хронологической последовательности.

Основанием для внесения сведений являются различные доку-менты. Это может быть опись дел структурного подразделения, го-довой раздел сводной описи, заменяющая его номенклатура, акт приёма-передачи дел в другой архив, акт о выделении дел к унич-тожению, акт о необнаружении дел, акт о неисправимом повреж-дении дел, акт проверки наличия и состояния дел.

Сведения о неправильном подсчёте листов, о неучтённых, про-пущенных и литерных номерах листов вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись. По акту проверки нали-чия и состояния эти сведения вносятся уже в лист фонда, после ут-верждения акта руководителем фондообразователя. По актам о не-исправимом повреждении и о необнаружении дел сведения вносят-ся в лист фонда только после согласования с федеральным архивом или органом архивного управления региона.

На втором и последующих листах Листа фонда в правом верх-нем углу указывается: «Продолж. Ф. № …, л. 2» и так далее. А на первом листе в правом нижнем углу даётся ссылка на общее коли-чество листов.

Карточка фонда составляется на основании Листа фонда. В ар-хиве заполняется только её лицевая сторона и первая колонка обо-ротной стороны. Карточка отправляется в Росархив или архивное управление региона. Там и вносятся сведения обо всех последую-щих изменениях. Ведомственный архив в отчётах высылает сведе-ния об этом. Дата отправления карточки отмечается в листе фонда.

Отчёт о состоянии и объёме фонда или фондов ведомственный архив высылает в соответствующий орган архивного управления. Этот орган устанавливает график представления таких отчётов для своих подведомственных архивов. В отчёте отмечается состояние фонда или фондов на 1 января каждого года. Сведения о докумен-тах дополняются сведениями об оснащении и кадрах архива.

Данный отчёт составляется отдельно от общего отчёта ведом-ственного архива перед руководителем фондообразователя.

Дело фонда заводится в каждом ведомственном архиве на каж-дый фонд отдельно. В это дело включаются все документы, кото-рые отображают историю фондообразователя и его фонда.

Историю фонда отображают историческая справка, акты пере-дачи документов в исторический архив, акты о необнаружении дел, акты о неисправимом повреждении дел, акты проверки наличия и состояния документов. Все эти документы располагаются в хроно-логической последовательности.

Листы дела имеют общую нумерацию. Составляется внутрен-няя опись документов и итоговая запись. По мере пополнения дела новыми документами она дополняются и новыми записями. При существенных изменениях в составе фонда составляется также до-полнение к исторической справке.

Дело фонда имеет тот же номер, что и сам фонд.

При передаче документов постоянного хранения из ведомст-венного архива в исторический составляется законченная опись на все передаваемые дела. Она включает сведения нескольких годо-вых описей за определенное количество лет. Эта опись получает очередной порядковый номер. Она составляется в четырёх экземп-лярах. Один остаётся в ведомственном архиве, а три передаются в исторический.

Копия карточки фонда и копии отчётов о состоянии и объёме фонда остаются в ведомственном архиве. Лист фонда и дело фонда также остаются в ведомственном архиве. Исторический архив со-ставляет их для себя заново.