4. Передача документов на хранение.

Технология передачи документов на архивное хранение одно-типна. Варианты действий зависят от типа фондообразователя и его документов. Однако набор действий строго определён. Для го-сударственных фондообразователей эти варианты и действия яв-ляются обязательными. Для негосударственных – желательными.

Передача документов из делопроизводства в архив фондообра-зователя происходит по показателям номенклатуры дел. В ней от-мечены дела, со сроками их хранении, которые возникают в фондо-образователе в течение года.

В каждом ведомстве центральная экспертная комиссия утвер-ждает примерную номенклатуру. На её основе экспертные комис-сии утверждают конкретные номенклатуры подведомственных фондообразователей. В соответствии с этими номенклатурами документы и передаются из делопроизводства в ведомственный архив. Затем, в зависимости от списка фондообразователя, его до-кументы передаются или не передаются в соответствующий исто-рический архив.

Примерная номенклатура составляется на основе действующих перечней. И номенклатуры подведомственных фондообразователей отражают конкретные показатели перечней. Но возникают доку-менты, не предусмотренные действующими перечнями. Эксперти-за таких документов проводится самостоятельно. Экспертная ко-миссия фондообразователя даёт собственную оценку.

Дела передаются из делопроизводства в свой архив через год после их окончания. В течение года законченные дела приводятся в порядок сотрудниками документационной службы. За этим следят сотрудники архива, архивист или соответствующий специалист до-кументационной службы.

В государственных фондообразователях, включённых в спис-ки, экспертиза полная.

Проверяется правильность комплектования дел по номенкла-туре. При необходимости по перечням проверяется правильность включения в дела новых документов. Отмечаются дела с отметкой ЭПК. В дальнейшем должен решаться вопросах о сроках их хране-ния. Целесообразно полистно просмотреть дела, предназначенные для постоянного хранения. Несоответствующие документы изы-маются. Просмотр начинается с дела № 1 по номенклатуре. Это по-

зволяет уяснить весь комплекс документов в таких делах.

Дела с будущей отметкой ЭПК обязательно изучаются. Форму-лируются предложения в пользу срока их дальнейшего хранения.

Основными документами по экспертизе являются годовые описи дел постоянного хранения, по личному составу и долговре-менного хранения. Выделение к уничтожению последней группы дел проводится позже. Наличие дел кратковременного хранения проверяется по номенклатуре.

Обязательным дополнительным документом является акт на уничтожение документов, не подлежащих архивному хранению. Кроме того, ежегодно заканчивается срок временного хранения не-которых архивных дел. Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за годом окончания дел в делопроизводстве. Эти дела также включаются в акт на уничтожение.

Именно эти описи и акт регулярно рассматриваются эксперт-ной комиссией фондообразователя. Затем её решение утверждает руководитель фондообразователя.

В государственных фондообразователях, не включённых в спи-сок, нет документов, предназначенных для государственного хра-нения. Поэтому экспертиза неполная.

Проверяется лишь правильность комплектования документов в дела по номенклатуре и сроки хранения дел.

Основными документами по экспертизе являются только годо-вые описи дел по личному составу и долговременного хранения. Наличие дел кратковременного хранения проверяется также по но-менклатуре.

Обязательным дополнительным документом является также акт о выделении к уничтожению всех документов, не подлежащих хранению. В него также включаются соответствующие дела про-шедшего года и архивные дела с истекшим сроком хранения.

Только эти описи и акт рассматривает экспертная комиссия. Затем её решение утверждает руководитель фондообразователя.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется по единому образцу. В основной части текста должны быть указаны сведения по восьми графам. Это номер дела, его заголовок, дата или крайние даты, дата номенклатуры, делопроизводственный ин-декс дела, количество томов, срок хранения, примечание.

В крупном или среднем негосударственном фондообразовате-ле также создаётся примерная номенклатура. На её основе созда-

ются номенклатуры органов управления и предприятий этого соб-ственника. В мелком негосударственном фондообразователе созда-ётся одна номенклатура для данного фондообразователя. Принцип создания номенклатур тот же самый. Но следование действующим перечням не обязательно.

Если фондообразователь сдаёт свои документы на государст-венное хранение, он обязан провести их полную экспертизу в соот-ветствии с перечнями.

Большинство негосударственных фондообразователей не сда-ют свои документы на государственное хранение. Собственники сами определяют состав дел постоянного хранения, долговремен-ного и кратковременного хранения.

Обязательным для всех негосударственных фондообразовате-лей является сама экспертиза. Её параметры определяют собствен-ники. Но документы по личному составу они обязаны выделить в соответствии с нормативными актами государства.

При передаче документов на государственное хранение все фондообразователи обязаны провести экспертизу по государствен-ным нормативам.

Фондообразователи федерального масштаба передают доку-менты в федеральные архивы своего профиля деятельности. Фон-дообразователи регионального и муниципального масштаба – в со-ответствующие региональные архивы.

Проверяется полнота и правильность включения документов в дела постоянного хранения и в дела по личному составу. Основа-нием являются перечни, то есть проверяется сама номенклатура дел. Исходные сведения берутся из организационно-распорядите-льных документов фондообразователя. Одновременно собираются сведения для обновления исторической справки фонда.

Изымаются черновики. При дублетности решается, в делах ка-кого подразделения остаются оригиналы. Сохранение всех дубле-тов согласовывается с историческим архивом. Изымаются доку-менты с повторяющимися сведениями, сохраняются документы с наиболее полными и обобщающими сведениями. Выявляются особо ценные документы и дела.

Основными документами экспертизы являются сводные описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения. Обязательным дополнительным является акт о выделе-нии к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Воз-

можны описи особо ценных дел и дел ограниченного доступа.

Описи рассматриваются экспертной комиссией фондооб-разователя, затем экспертно-проверочной комиссией. После их ут-верждения руководитель фондообразователя утверждает акт на уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Сдача этих документов в макулатуру оформляется приёмосдаточной наклад-ной. Данные о ней включаются в акт на уничтожение.

Негосударственные фондообразователи передают свои доку-менты на постоянное государственное хранение по той же техно-логии. Никаких различий с ведомственными фондообразователями у них нет. Эта обязанность является неотъемлемым компонентом договора данного фондообразователя с соответствующим государ-ственным историческим архивом.

Не сдающие документы сами определяют технологию переда-чи документов на собственное постоянное хранение. Однако они обязаны обеспечить передачу дел по личному составу на долго-временное хранение в полном соответствии с государственным нормативом.

Сводную опись таких дел обязана рассмотреть экспертная ко-миссия фондообразователя. Затем её рассматривает экспертно-про-верочная комиссия. Только после этого руководитель фондообра-зователя утверждает опись.

Любым фондообразователем документы передаются в истори-ческий архив по графику этого архива. График согласовывается с возможностями архива и фондообразователей.

Из ведомственных архивов дела постоянного хранения переда-ются в исторические архивы после окончания срока ведомственно-го хранения. 15 лет хранятся дела федеральных фондообразовате-лей, 10 лет – дела региональных фондообразователей, 5 лет – му-ниципальных фондообразователей.

Особые сроки ведомственного хранения выделены для дел со сведениями об отдельных лицах. 100 лет хранятся записи актов гражданского состояния и нотариальные записи. 75 лет – дела по личному составу.

Особые сроки выделены и для дел специфического характера. Научно-технические документы хранятся до утраты их практиче-ского значения, но не более 25 лет. 5 лет хранятся магнитные лен-ты и магнитные диски, другие механографические, электронные документы. 3 года хранятся фотоснимки. Столько же хранятся ки-

нодокументы и фотонегативы, но после окончания их копирования.

В особых случаях может быть и досрочная передача докумен-тов из ведомственного архива в исторический. Но это происходит только по взаимной договорённости архивов.

Кроме того, при недостатке мест в историческом архиве опре-деляются дополнительные сроки ведомственного хранения доку-ментов. В настоящее время это характерно для региональных исторических архивов.

График передачи документов в исторический архив зависит от объёма документов фондообразователя. Крупные фондообразова-тели передают свои документы ежегодно, средние – один раз в три года, мелкие – один раз в пять лет. Группы определяются эмпирии-ческим способом. А сама группировка зависит от объёма мест в ис-торическом архиве и от состава фондообразователей по профилю этого архива.

График приёма документов от негосударственных фондообра-зователей имеет индивидуальный характер. Каждый случай опре-деляется возможностями исторического архива и значимостью до-кументов фондообразователя с точки зрения государства. В общих принципах она определяется Росархивом. Конкретно её определя-ют экспертно-проверочные комиссии федеральных архивов и реги-ональных органов архивного управления.

При сдаче документов представитель исторического архива проверяет справочный аппарат к сдаваемым документам, физиче-ское и санитарное состояние документов. Составляется акт на де-фекты, которые устраняются фондообразователем или историче-ским архивом.

Передача происходит по описи фонда с проверкой наличия ка-ждой единицы хранения. Дела с особо ценными документами и до-кументами ограниченного доступа проверяются полистно.

Три экземпляра описи получает исторический архив, а четвёр-тый остаётся у фондообразователя. При недостаче итоговая запись в описи исправляется. В этом случае составляется справка о при-чинах недостачи и розыске необнаруженных дел.

Составляется также акт о сдаче-приёме. Вся работа проводится на средства фондообразователя.

Эти единые требования ко всем фондообразователям обеспе-чивают преемственность и снижение затрат в архивном деле как отрасли государственного управления.