3. Комплектование исторических архивов

Комплектование архива – это систематическое пополнение до-кументами, которые соответствуют его профилю. Источниками комплектования являются различные фондообразователи или их подразделения.

Общий контроль над комплектованием осуществляет Росархив. Он решает фундаментальные вопросы по определению фондообра-зователей, которые сдают или не сдают свои документы на госуда-рственное хранение. Методические вопросы решает Центральная экспертно-проверочная комиссия.

Однако конкретную оценку фондообразователям непосредст-венно дают исторические архивы.

Сам процесс комплектования состоит из двух этапов.

Из подразделений ведомственного фондообразователя доку-менты постоянного и временного хранения поступают в ведомст-венный архив по решению экспертной комиссии данного фондо-образователя. До окончания ведомственного срока хранения они находятся в этом архиве.

Затем из ведомственных архивов документы постоянного хра-нения поступают в исторический архив. Для этого требуется реше-ние экспертной комиссий фондообразователя и экспертно-прове-рочной комиссии, федерального архива или архивного управления региона.

Сначала экспертная комиссия оценивает описи документов по-стоянного хранения и по личному составу, а также акт на уничто-жение документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Затем экспертно-проверочная комиссия окончательно рассматривает во-прос. При отрицательной оценке экспертная комиссия исправляет ошибки. При положительной же оценке описи утверждаются. То-лько после этого документы могут быть приняты историческим ар-хивом.

При этом ведомственные и исторические архивы комплекту-ются по одним и тем же принципам. Это определение источников комплектования, определение состава хранимых документов, периодичность приёма документов на хранение. Два первых прин-ципа взаимосвязаны.

Для государственного исторического архива источником ком-плектования может быть любой фондообразователь. Но обязатель-

ными источниками являются все государственные органы управ-ления и важнейшие государственные предприятия. Дополнитель-ными источниками являются важнейшие негосударственные фон-дообразователи. От тех и других принимаются только документы, в которых отображается их основная деятельность.

Постоянное нарастание количества фондообразователей и их

документов вынуждает периодически пересматривать их состав. Поэтому обеспечение полноценного состава архивного фонда стра-ны и предотвращение «засорения» архивов малоценными докумен-тами находятся в переменной пропорции.

Для решения этой противоречивой задачи Росархив организует

научные исследования функций фондообразователей, состава и со-держания их документов, степени отображения в них общественно значимых явлений. Критерий значимости этих показателей являет-ся историческим. В нём сопрягаются необходимость и возмож-ность хранить документы в архивах.

Непосредственным координатором научных исследований по этому вопросу является Научный совет Росархива.

Систематические всесторонние исследования проводит Всерос-сийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Отдельные вопросы постоянно изучают Историко-архивный институт, федеральные и региональные исторические архивы.

На основании этих исследований Росархив периодически со-ставляет Методические рекомендации по определению фондообра-зователей – источников комплектования государственных истории-ческих архивов. В рекомендациях указывается, как конкретно оп-ределять такие фондообразователи в зависимости от их значения. Исторические архивы обязаны следовать принципам рекоменда-ций. Но конкретные решения они принимают сами, в зависимости от своеобразия сложившейся ситуации.

Каждый архив составляет собственный список. При этом доку-менты источников комплектования должны соответствовать про-филю данного архива. Список включает только фондообразовате-лей, которые обязаны сдавать свои документы на постоянное хра-нение в государственные исторические архивы. В обязательном по-рядке документы сдают все государственные органы управления, а также крупные и средние государственные предприятия.

Эти фондообразователи архив разделяет на три группы.

Первую группу составляют фондообразователи полного приё-ма. Они сдают все документы постоянного хранения и отобранные документы с отметкой «ЭПК». К последним относятся не отмечен-ные в перечнях документы. Фондообразователи считают их ценны-ми, но для передачи в исторический архив требуется согласие экс-пертно-проверочной комиссии.

К таким фондообразователям относятся органы государствен-ной власти и государственного управления всех типов и уровней, крупные промышленные и сельскохозяйственные предприятия и их объединения, научно-исследовательские и проектно-конструк-торские организации, художественные организации и предприятия искусства, высшие учебные заведения, лечебные учреждения с на-учно-исследовательской работой.

Вторую группу составляют фондообразователи группового вы-борочного приёма. К ним относятся только фондообразователи му-ниципального уровня управления. Они имеют массовый характер. Специфические документы этих фондообразователей определяют-ся ведомственными перечнями и содержат оригинальную инфор-мацию по данному профилю. Ценность содержания документов совместно определяют архивные органы управления регионов и соответствующие экспертные комиссии ведомств.

К таким фондообразователям относятся местные учреждения промышленности и сельского хозяйства, образования, здравоохра-нения, культуры, транспорта. Это фабрики и заводы, мастерские, техникумы, лицеи, гимназии, клубы, библиотеки, музеи, больницы, санатории, курорты, депо и тому подобное.

Из группы однотипных фондообразователей на полный приём документов отбирается только один фондообразователь. Это одна мастерская, один техникум, одна библиотека, один санаторий и так далее. Такой фондообразователь должен обладать всеми свойства-ми данного типа и отличаться наилучшими достижениями в своей отрасли. Он должен отличаться также инновациями и новыми тех-нологиями.

Наконец, третью группу составляют фондообразователи видо-вого выборочного приёма. К ним относятся фондообразователи муниципального уровня управления, которые не включены во вто-рую группу.

На постоянное хранение отбираются только основные доку-менты с обобщающей информацией. Так, от документов школ от-

бираются протоколы педагогических советов, от документов биб-лиотек – материалы читательских конференций. Из таких докумен-тов создаётся коллекция. Она может быть отдельно объединённым архивным фондом или входить в фонд вышестоящего органа упра-вления соответствующей отрасли.

Список не включает фондообразователей, которые не сдают свои документы на постоянное хранение. Их документами государ-ственная архивная служба вообще не занимается. Всю ответствен-ность за сохранность ценных документов несут руководители та-ких фондообразователей. Контроль над этим и методическую по-мощь должны оказывать органы управления данного ведомства.

Группа таких фондообразователей велика. В неё входят разно-образные вспомогательные, подсобные, обслуживающие учрежде-ния, организации и предприятия. Это автоколонны, конторы, гара-жи, охранные организации и тому подобное.

Списки источников комплектования составляются по установ-ленной схеме классификации отраслей общественной деятельнос-ти. За каждой отраслью закреплён индивидуальный индекс. В соот-ветствии с классификацией отраслей определяется и схема единой классификации документов. Она является государственным стан-дартом.

Государственные исторические архивы самостоятельно опреде-ляет по этому стандарту индивидуальное положение каждого фон-дообразователя и его документов.

Федеральные архивы представляют свои списки в Централь-ную экспертно-проверочную комиссию. После её одобрения они поступают на утверждение в Росархив.

Региональные архивы представляют списки в экспертно-про- верочные комиссии. После их одобрения они поступают на утвер-ждение в архивные управления регионов.

Права негосударственных фондообразователей на государст-венное хранение своих документов до сих пор однозначно не опре-делены. Методику приёма их документов разрабатывает Всерос-сийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

В настоящее время государственные исторические архивы са-мостоятельно принимают ценные документы негосударственных фондообразователей. Юридической основой является индивидуа-льный договор фондообразователя и архива. В нём определяется

состав сдаваемых документов, сроки их закрытого хранения в ис-торическом архиве, порядок использования этих документов. Каж-дый негосударственный фондообразователь имеет право предло-жить свой вариант. Но классификация фондообразователей по от-раслям деятельности и документам является стандартной.

Методические рекомендации по негосударственным фондооб-разователям могут быть составлены после завершения научных ис-следований и принятия нового государственного стандарта. Требу-ется также изменение в законодательстве.

В настоящее время в обязательном порядке на государственное хранение принимаются документы ликвидированных фондообразо-вателей. Это не зависит от их масштаба и значимости. В результате такие фондообразователи стали главным источником «засорения» архивного фонда страны.

Во всех случаях вместе с документами фондообразователя включаются документы его общественных организаций. К ним от-носятся профсоюзные, спортивные, художественные, ветеранские и другие общества.

В ведомственном фондообразователе источники комплектова-ния определяет его архив. В большинстве случаев источниками яв-ляются подразделения фондообразователя. Особый список источ-ников необходим, когда в крупный архив поступают документы из объединения фондообразователей.

Разрабатывается список на основе рекомендаций центральной экспертной комиссии ведомства и согласовывается с соответствую-щим историческим архивом. Список рассматривает экспертная ко-миссия, а затем центральная экспертная комиссия ведомства.

Но в ведомственный архив могут поступать и документы лич-ного происхождения сотрудников фондообразователя. Список лиц рассматривает экспертная комиссия и утверждает руководитель фондообразователя. Приём происходит по заявлению владельца и оформляется актом в 3-х экземплярах. Один остаётся у владельца. Документы передаются в исторический архив по согласованию с ним.

Источники комплектования негосударственного архива опре-деляет сам собственник. Методические рекомендации Росархива не являются для него обязательными. Но в соответствии с законами собственник обязан хранить учредительные документы, финансо-вые и документы по личному составу.