Тема 7 Информационно-справочная документация.

7.1 Основные информационно-справочные документы

Существуют многочисленные группы документов, относящихся к данной системе. Справки - документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций. Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите "адресат". Справки информационного характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения (внутренние) и направляемые за пределы учреждения (внешние). Внутренние справки оформляют на листах формата А4, которые содержат реквизиты общего бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и обязательно имеет справочные данные об организации и заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, регистрационный номер, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений). По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному документу; 2) объяснительные записки составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие. Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово "Основание" начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова "Присутствовали", напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе Российской Федерации - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др. Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Служебные письма оформляются на бланке письма организации. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает и себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 (Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные oб организации), и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа)

Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа. Наименование вида документа не указывается. Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

Существует много классификаций деловых писем. Приведем некоторые из них:

По тематическому признаку:

коммерческие – составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции и снабжения (письма-запросы, оферта, рекламация);

деловые – решают организационные вопросы, вопросы экономических и правовых отношений корреспондентов (письмо-просьба, письмо-отказ, циркулярное письмо);

По функциональному признаку:

письма, требующие ответа – инициативные (коммерческие, рекламация, обращение, просьба)

письма, не требующие ответа – ответные (письмо- подтверждение, напоминание, предупреждение, извещение, сопроводительные письма);

По признаку адресата:

обычные;

циркулярные (направляется ряду подчиненных инстанций из одного источника);

По структуре:

регламентированные (стандартные) – решают типичные вопросы экономико-правовых отношений, составляются по определенной форме (формат бумаги, реквизиты, содержат стандартные синтаксические конструкции);

нерегламентированные – это индивидуальный авторский текст, который реализуется в виде формально-логического повествования или этикетного текста;

По композиционным особенностям:

одноаспектные (простые), т.е. посвященные одному вопросу;

многоаспектные (сложные) – решают несколько проблем.

Можно выделить следующие аспекты в содержании ДП:

факт напоминания – письмо-напоминание;

выражение гарантии – гарантийное письмо;

указание на достигнутую степень согласия – письмо-подтверждение, письмо-отказ;

информирование о намечаемых / проводимых мероприятиях – информационное письмо;

предупреждение о возможных ответных шагах – письмо-предупреждение;

указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо и т.п.;

Изложение каждого аспекта содержания начинается с нового абзаца, т.о., абзац служит показателем перехода от одной темы к другой. Обычно абзац состоит из трех частей:

абзацного зачина – тема абзаца;

абзацной фразы – основная информация абзаца;

комментирующей части – подведение итога сказанному;

Средняя длина абзаца – четыре-шесть предложений, но может быть и абзац, состоящий из одного предложения. Независимо от длины, абзац всегда является замкнутой смысловой единицей.

По форме отправления:

традиционные почтовые отправления (письма, которые имеют юридическое значение);

э лектронная корреспонденция

факсовые отправления

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением. Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: "Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования", или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Основные требования к тексту письма:

Точность, однозначность высказывания. С одной стороны – это предметная точность, т.е. точность фактическая, достоверность. С другой стороны – коммуникативная точность или точность содержания. Предметная точность достигается точностью использования слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная точность достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и частей текста.

Логичность. (Тезис  доказательство  вывод).

Грамотность – соблюдение норм правописания.

Корректность. Нейтральный доброжелательный тон. Тон задается официальностью или неофициальностью письма и чаще всего выражается в так называемой этикетной рамке – это приветствие адресата (начальная формула вежливости – Уважаемый + Имя + Отчество!) и слова прощания (заключительная формула вежливости – С уважением).

Виды деловых писем

Письмо – просьба

Просьба может излагаться:

-от 1 л.ед.ч. (Прошу...)

-от 1 л.мн.ч. (Просим...)

-от 3 л.ед.ч. (Администрация просит…)

-от 3 л.мн.ч. (Дирекция и администрация просят…)

Образец

Наша организация совместно с зарубежными партнерами из Германии заинтересована в налаживании связей с предприятиями фармацевтической отрасли Вашего региона и предполагает участвовать в основных проводимых фармацевтических (медицинских) выставках.

Для согласования вопросов участия с нашими партнерами просим Вас выслать каталоги двух последних медицинских выставок и сообщить тематику будущих по адресу:

129227, Москва, ул. Стрельцова, д. 8, корп. 2.

Оплату каталогов и пересылки гарантируем.

Письмо-ответ (отказ) на просьбу. Логическая схема этого письма представляет собой:

-повторение просьбы, на которую составляется ответ

-обоснование причины отказа

-констатацию отказа

Например:

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Сопроводительное письмо

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Они оправдывают себя в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенным документами или документы включают несколько листов. В других случаях сопроводительные письма излишни, т.к. адрес, дату и индекс письма можно указать в самом документе. Обычно их оформляют на бланках формата А5.

Образец

На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров, предлагаемых нашей фирмой в этом году.

Надеемся, что Ваша фирма выберет именно наши материалы, и мы сможем наладить взаимовыгодное сотрудничество.

Договорные письма – разновидность сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора.

Пример:

Направляем подписанный с нашей стороны договор № … от … (дата). Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о … № … на 3 л. в 3 экз.

Письмо – сообщение (извещение)

Письма-извещения обычно являются ответом на запрос и начинаются словами «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность».

Образец

Сообщаем Вам, что мы открыли офис по торговле нашей продукцией по адресу (адрес). У нас работает отдел квалифицированных специалистов, которые периодически проверяют всю купленную у нас продукцию.

Будем рады, если Вы воспользуетесь нашими услугами и благоприятными условиями продажи, которые мы предлагаем. Мы гарантируем качество наших товаров.

Письмо – подтверждение

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ (например, договор) остается в силе. Также оно может подтверждать какой-либо факт, действие.

Образец

Подтверждаем получение Вашего заказа от (дата) на отправку (наименование товара).

Мы направляем Вам товар в соответствии с заранее согласованным графиком наших поставок. Отгрузка будет происходить согласно условиям нашего предложения. датированного (дата).

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Письмо – напоминание

Письмо-напоминание направляется тогда, когда не удается получить необходимый ответ с помощью телефонных переговоров или личных контактов. Как правило, состоит из 2-х логических элементов:

- напоминания о выполнении действий,

- мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевые слова в этом письме – формы глагола «напоминать». Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, подчеркивает факт напоминания. Она ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, адресованного ранее, по независящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

Образец

Напоминаем Вам, что согласно договору №… Ваше предприятие должно было закончить работы по (наименование вида услуг – Д.п.) к (число).

Предлагаем Вам закончить предусмотренные договором работы к (число). В противном случае будем вынуждены подать на Вас иск.

Письмо – приглашение. Ответ на приглашение.

Письмо-приглашение – может адресоваться конкретному лицу (лицам) или массовому адресату. Оно должно отправляться адресату заблаговременно (с учетом возможной задержки в пути). Если это письмо-приглашение на переговоры, то должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз, вызова необходимого транспорта, вопрос билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи и т.п.

Образец

С (дата) по (дата) в (место) будет проходить выставка (название).

Мы хотели бы проинформировать Вас о том, что на этой выставке будет демонстрироваться наша продукция, Вы найдете там несколько новых моделей (чего), которые должны представить для Вас особый интерес.

Мы будем рады, если Вы посетите наш стенд №… в выставочном зале №… Прилагаем билеты на выставку.

Письмо – благодарность

Образец

Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный сотруднику нашей фирмы г-ну… Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты.

Мы подтверждаем договоренность, согласно которой г-н…, представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в (место) (время) для дальнейших переговоров. Заверяем Вас, что г-н… будет находиться на положении гостя в течение всего его визита.

Гарантийное письмо

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В отличие от большинства других официальных писем, это письмо может начинаться с обращения по имени-отчеству к лицу, которому оно адресовано. Хотя слово «гарантия» может вообще не упоминаться в тексте, письмо по своему содержанию все равно остается гарантийным (например у почтовых работников форма выражения гарантии – фраза «наложенным платежом»).

Как правило, гарантироваться может оплата за выполненную работу, сроки и качество ее выполнения, поставка товаров и предоставление услуг, трудоустройство. Кроме юридической функции гарантийное письмо выражает и этические отношения. Моральная сторона подобного письма – это его стиль, говорящий о доброжелательном отношении к лицам или организациям, которым оно адресовано.

Образец 1

Уважаемый И.О.!

ООО «Альфа» готово принять Вас на работу на должность коммерческого директора.

Ваша жена может рассчитывать на работу по специальности в нашем городе.

Образец 2

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом в 10 экз. монографию А.И. Степанова «Стандартизация в делопроизводстве».

Образец 3

Гарантируем, что оборудование, поставляемое по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям спецификации, содержащимся в заказе.

При обнаружении дефектов в течение гарантийного срока мы обязуемся устранить их за свой счет или заменить дефектное оборудование бесплатно, поставив новое оборудование без задержки. Обязуемся также уплатить стоимость перевозки и страхования.

Циркулярное письмо

Эти письма доставляют информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Они подписывается обычно руководителем организации или главным бухгалтером (если письмо касается финансово-бухгалтерской деятельности).

Коммерческие письма

Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Они составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Существует 3 основных вида коммерческой корреспонденции:

запрос – ответ на запрос;

предложение (оферта) – ответ на предложение (акцепт);

рекламация (претензия) – ответ на рекламацию.

Запрос

Запрос – обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) и (или) направить предложение на поставку товаров. Письма-запросы обычно применяются в деловой практике между юридическими лицами, которые имеют свой расчетный счет в банке.

Структура письма:

-введение – в нем существо вопроса

-заключение – ставятся вопросы, на которые ожидается ответ.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой (если необходимо) на соответствующие документы, нормативные акты, предыдущие письма.

В нем указывается:

-наименование товара (услуг)

-условия, на которых желательно получить товар

-количество, качество товара

-модель, марка, товара

-сроки поставки

-условия платежа

Дополнительно целесообразно упомянуть, почему Вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда Вам известно, что она работает с этим товаром. Цена товара не указывается, ее можно попросить указать в оферте.

Образец 1

Мы получили Вашу брошюру, в которой представлены новые товары.

Некоторые из данных товаров могли бы найти применение и в нашем производственном процессе. Мы были бы Вам признательны, если бы Вы направили нам более полные данные по всем товарам этой группы вместе с Вашим прейскурантом цен и указанием условий поставки на экспорт.

Образец 2

Согласно контракту №… от (дата) просим поставить нам (кол-во) (наименование товара) по оговоренной ранее цене не позднее (дата). Просим сообщить дату отгрузки и номер груза.

Письмо-запрос информации о фирме – разновидность письма-запроса. В нем помимо просьбы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о Вашей организации и о том, в связи с чем Вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в Вас.

Ответ на запрос

Ответ на запрос – если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он должен сообщить ему необходимую информацию, т.е.:

-принятие вопроса к рассмотрению

-выяснение возможностей поставки товара, который интересует покупателя

-отказ поставить интересующий покупателя товар

-изменение условий запроса (например, сроки, количество товара)

-обещание направить предложение на поставку товара, который интересует.

Образцы:

Уважаемые……………

Благодарим Вас за запрос от (дата) на поставку (наименование товара).

В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности представления Вам предложения на интересующий Вас товар.

Наше решение мы сообщим Вам в ближайшее время

Уважаемые……………

Благодарим Вас за запрос от (дата). К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать конкретное предложение на поставку (наименование товара).

Мы просим отложить этот вопрос до (дата).

Письмо – оферта

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту). Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия становятся потом обязательными условиями предстоящего контракта.

Условия предложения:

-наименование товара (точное и наиболее употребительное на территории, куда предлагается товар, по международной классификации не допускающее двойных толкований)

-количество товара (выраженное мерами веса, объема, длины, площади, в штуках. Выбор зависит от самого товара и от сложившейся в практики в международной торговле тем или иным товаром)

-товара (выбор способа определения качества зависит от характера товара, от практики, сложившейся в международной торговле данным товаром: по стандарту, по специализации, по содержанию отдельных веществ в товаре. Нецелесообразна ссылка на ГОСТ или Знак качества. Качество может быть изложено в спецификации или приложении к письму)

-цена (валюта цены, валюта платежа, способ фиксации цены)

-базисные условия места поставки

-условия платежа (продавец заинтересован в надежности и быстроте получения платежа за продаваемый товар)

-сроки поставки

-характер тары и упаковки

-срок действия оферты.

Письмо-оферта может быть твердым и свободным. Если оферта твердая, она выражается словами «предлагаем твердо», если свободная, то «предлагаем без обязательств».

Оферта не всегда содержит все перечисленные условия. Если между сторонами уже было заключен аналогичный контракт или применяются общие (типовые) условия поставки, оферта содержит лишь некоторые условия (например, наименование товара, количество, цена, срок поставки). В отношении остальных делается ссылка на ранее заключенный контракт или типовые условия поставок, применяемые сторонами.

Образец

Благодарим Вас за Вашу заявку от (дата).

Мы можем предложить Вам этот товар (наименование) на следующих условиях:

(наименование товара) в партиях размером…

Минимальный заказ - …

Доставка - …

Упаковка - …

Оплата - …

Предложение действительно в том случае, если товар не будет продан по получении вашего ответа.

Просим принять решение и сообщить нам его как можно быстрее.

Ответ на предложение (акцепт)

Если покупатель согласен/не согласен с условиями предложения, он посылает ответ на предложение.

Уважаемые………………

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от (дата) на (товар).

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

Уважаемые………………

Благодарим за ваше предложение от (дата) на (товар) и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.

Рекламация

Рекламация – это коммерческий документ, представляющий предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

качества товара;

количества товара;

сроков поставки;

упаковки и маркировки;

платежа и др. условий контракта;

Рекламация содержит следующие данные:

основание для предъявления претензий;

доказательства (ссылки на нормативные акты и документы – н-р: акт приемки, акт испытаний);

конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (требование замены некачественного товара качественным; требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы; требование до поставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; требование увеличения скидки с общей стоимости товара: требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта).

Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, спор передается в арбитраж.

Образец

По контракту №… от (дата) Вы обязаны были поставить (заказчик) товар (…) по цене (…) в количестве (…) по цене (…) за штуку.

Однако, за нарушение условий указанного контракта, товар был поставлен с опозданием на (…) дней.

На основании §… контракта фирма начисляет Вам штраф в размере …% от стоимости не поставленного в срок товара на сумму (прописью) согласно следующему расчету:…

Просим указанную сумму штрафа перевести в 30-дневный срок на наш расчетный счет №… в … банке. В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок мы будем вынуждены перенести рассмотрение этого вопроса в арбитраж

Ответ на рекламацию

В нем сообщается, что:

информация принята к рассмотрению;

претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения) либо отклоняется (указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на документы, обосновывающие отказ);

денежная оплата произведена (с указанием суммы, № и даты платежного поручения);

Ответ на рекламацию направляется заказным письмом (по факсу) при удовлетворении претензии, заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

Образец

Подтверждая получение Вашего письма от…, сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется. Замена дефектного товара будет произведена в течение ноября.

Телеграмма (телетайпограмма, телекс) - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом. Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк; запятая - запт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

Факс воспроизводит все особенности документа - подлинника, поэтому удобны. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.) Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа - ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок (в форме Р.п.), текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива). Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Слово "Председатель" печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово "Секретарь". С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об") или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте должны быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Эти ключевые слова пишутся с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре. Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.