
- •Тема 9 Элементы делового речевого этикета. Формулы вежливости 130 Введение
- •Тема 1 Документоведение как научная дисциплина
- •1.1 Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •1.2 Основные этапы развития документоведения
- •1.3 Структура документоведения
- •1.4 Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •1.5 Источники в документоведении
- •2.1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ"
- •2.2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "материальный носитель"
- •2.3 Свойства, признаки и функции документа
- •Тема 3 Методы и способы документирования
- •3.1 Общие положения и понятия документирования
- •3.2 Понятие о языках
- •3.3 Знаковый метод фиксирования информации
- •3.4 Способы и средства записи информации
- •Тема 4 Классификация документов
- •4.1 Понятие о классификации документов
- •4.2 Классификация по информационной составляющей документа
- •4.3 Классификация по материальной составляющей документа
- •4.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Тема 4 Унифицированные системы документации. Оформление управленческих документов
- •4.1 Унифицированные системы документации. Усорд.
- •4.2 Требования к оформлению управленческих документов.
- •4.3 Требования к бланкам документов
- •4.4 Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов
- •4.5 Шрифты, используемые для оформления реквизитов
- •Тема 5 Организационная документация.
- •Тема 6 Распорядительная документация.
- •Тема 7 Информационно-справочная документация.
- •7.1 Основные информационно-справочные документы
- •7.2 Плановая и отчетная документация
- •7.3 Документация личного характера
- •Тема 8 Правила оформления текстовых документов. Рубрикация и нумерация частей текста.
- •8.1 Рубрикация и нумерация
- •8.2 Перечни
- •8.3 Правила использования сокращений в текстах документов
- •8.4 Способы написания дат и времени в документах
- •8.5 Написание физических величин в текстах документов
- •8.6 Написание чисел и знаков в документах
- •8.7 Оформление таблиц и выводов в документах
- •8.8 Полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти
- •Тема 9 Элементы делового речевого этикета. Формулы вежливости
4.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.
а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.
б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.
Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.
в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).
Тема 4 Унифицированные системы документации. Оформление управленческих документов
4.1 Унифицированные системы документации. Усорд.
У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Например, Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике - формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ - систему организационно-распорядительной документации и т.д.
Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
1
.
Организационные документы
2. Распорядительная документация Унифицированная система
3. Информационно-справочные документы и организационно-распорядительной
справочно-аналитическая документация документации (УСОРД)
4. Плановая документация
5. Отчетно-статистическая
6. Кадровая документация
7. Бухгалтерская документация.
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД классифицируется на три группы:
1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).