Курс лекций по «Документоведению»

Введение 3

Тема 1 Документоведение как научная дисциплина 3

1.1 Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения 3

1.2 Основные этапы развития документоведения 4

1.3 Структура документоведения 6

1.4 Взаимосвязь документоведения с другими науками 7

1.5 Источники в документоведении 11

Тема 2 Системный подход к документу как объекту исследования 17

2.1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 17

2.2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "материальный носитель" 19

2.3 Свойства, признаки и функции документа 21

Тема 3 Методы и способы документирования 25

3.1 Общие положения и понятия документирования 25

3.2 Понятие о языках 27

3.3 Знаковый метод фиксирования информации 28

3.4 Способы и средства записи информации 32

Тема 4 Классификация документов 35

4.1 Понятие о классификации документов 35

4.2 Классификация по информационной составляющей документа 36

4.3 Классификация по материальной составляющей документа 40

4.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде 42

Тема 4 Унифицированные системы документации. Оформление управленческих документов 42

4.1 Унифицированные системы документации. УСОРД. 42

4.2 Требования к оформлению управленческих документов. 43

4.3 Требования к бланкам документов 66

4.4 Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов 70

4.5 Шрифты, используемые для оформления реквизитов 71

Тема 5 Организационная документация. 72

Тема 6 Распорядительная документация. 79

Тема 7 Информационно-справочная документация. 90

7.1 Основные информационно-справочные документы 90

7.2 Плановая и отчетная документация 104

7.3 Документация личного характера 105

Тема 8 Правила оформления текстовых документов. Рубрикация и нумерация частей текста.  110

8.1 Рубрикация и нумерация 110

8.2 Перечни 112

8.3 Правила использования сокращений в текстах документов 113

8.4 Способы написания дат и времени в документах 117

8.5 Написание физических величин в текстах документов 119

8.6 Написание чисел и знаков в документах 120

8.7 Оформление таблиц и выводов в документах 123

8.8 Полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти 126

Тема 9 Элементы делового речевого этикета. Формулы вежливости 130 Введение

Курс "Документоведение" входит в цикл общепрофессиональных дисциплин для подготовки студентов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", является базой для изучения курсов документоведческого цикла "Организация и технология документационного обеспечения управления", "Информационное обеспечение управления", "Документная лингвистика", "Организационное проектирование" и связан с курсами "Технические средства управления", "Вычислительная техника и программирование", "Архивоведение".

Основная цель курса - углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

Задачи курса:

показать взаимосвязь информации и документа;

проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации;

проанализировать процесс складывания и развития систем документации;

выявить и показать тенденцию унификации и стандартизации как отдельных форм документов, так и систем документации в целом;

ознакомить с современными требованиями к документам;

привить навыки анализа документа;

привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом.

Тема 1 Документоведение как научная дисциплина

1.1 Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения

Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поскольку "документоведение" - термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности - явлений не менее сложных и многоплановых.

Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.