Лекция №8
Тема: Контрольно-кассовые машины (ККМ)
Расчетные операции с покупателями играют важную роль в торгово-технологическом процессе магазина. От правильной их организации зависят затраты покупателями времени на приобретение товаров.
Учет денежной выручки и расчеты с покупателями связаны с большими затратами времени и труда работников торговых предприятий. Выполнение расчетно-кассовых операций с помощью ККМ является наиболее экономичным способом учета денежной выручки и расчетов с покупателями:
-позволяет организовать точный учет денежной выручки;
-сокращает время на проведение расчетов с покупателями;
-обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств;
-делает более гигиеничными условия отпуска товаров (в торговле продуктами питания);
-контролирует отпуск товаров.
Конструкция современных ККМ позволяет вести учет нарастающим итогом полученных от покупателей денег, печатать чек с различными данными, печатать на контрольной ленте порядковый номер чека, уплаченную сумму, шифр, номер счетчика. Одновременно на их индикаторах указывается проведенная сумма, шифр и номер счетчика. Полученную в ККМ информацию можно выводить на магнитную или перфорированную ленту с последующей обработкой данных на электронных вычислительных машинах с целью изучения спроса, определения объема продажи товаров.
ККМ состоят из следующих основных механизмов: установочного, индикаторного, счетного, чекопечатающего, передаточного, приводного, блокировочного, замыкающего, блока фискальной памяти и ящика для денег.
Установочный механизм, выполненный в виде набора клавишей, служит для набора денежных сумм, проводимых через ККМ, установки шифра и счетчика, на котором должна быть отражена сумма, и включения электропривода.
Индикаторный механизм необходим для информации кассира и покупателя о набранной сумме, установленном шифре чека и номере секционного счетчика, по которому проведена операция. Счетный механизм состоит из набора суммирующих, контрольных и операционных счетчиков.
С помощью чекопечатающего механизма получается чек с соответствующими реквизитами. Он служит также для печатания контрольной ленты.
Передаточный механизм передает на суммирующие счетчики, печатающее устройство, индикатор данных данные, набранные на установочном механизме.
Приведение в действие всех узлов ККМ осуществляется электрическим или ручным приводным механизмом.
Блокировочный механизм служит для блокирования (запирания) механизма включения машины при обрыве или отсутствии чековой или контрольной ленты.
Замыкающий механизм применяется для замыкания всего механизма машины или ее отдельных узлов. С его помощью осуществляется включение машины в определенный режим работы и выполнение операций по снятию и гашению показаний суммирующих счетчиков. Он состоит из замков и набора ключей к ним.
В торговле используют следующие типы ККМ:
автономные;
пассивные системные;
активные системные;
фискальные регистраторы.
В автономных ККМ расширение их функциональных возможностей достигается за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляющих ККМ по размещенным в ней программам. К этому типу относятся следующие портативные ККМ («Микро 103Ф» «ОКА ПФ» «Элвейс Микро» «ОКА 600Ф»), они могут работать без постоянного подключения к электросети.
Пассивная системная ККМ имеет возможность работать в компьютерно-кассовой системе (ККС), но она не имеет возможности управлять работой этой системы. Она же может использоваться и как автономная ККМ. ( Samsung ЕК461КЕ», «Меркурий 112Ф»)
Активная системная ККМ имеет возможность работать в ККС, управляя при этом работой системы. К активным системным ККМ относятся также компьютерные кассовые терминалы (ККТ), созданные на базе IBM-совместимого компьютера. Они обладают возможностями по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. Могут использоваться как пассивные системы или автономные ККМ.
Фискальный регистратор представляет собой ККМ, которая способна работать только в составе ККС, получая данные через канал связи. К эксплуатации допускаются только модели ККМ, которые включены в Госреестр РФ.
Для оснащения крупных магазинов самообслуживания предназначен расчетный узел РУМС-1, состоящий из кабины контролера-кассира, механизма для автоматической выдачи сдачи разменной монетой, конвейера для перемещения товара и других устройств, позволяющих значительно ускорить расчетные операции с покупателями и пропускную способность узла расчета. Наиболее современными и перспективными являются компьютерные кассы. Компьютерная касса представляет собой компьютер со специальными интерфейсами для кассового ящика, дисплеем в две-три строки текста для покупателя, ключами ограничения доступа и специальной фискальной платой, которая фиксирует ежедневную выручку.
Компьютерную кассу, подключенную к сети, можно запрограммировать для учета специфических требований магазина (цвета, размера, артикула товара и т. д.). Она может обрабатывать магнитные и микропроцессорные карты, а также собственные предоплатно - дисконтные карты магазина и позволяет получить полный контроль над действиями работников. Существенно ускоряется процесс обслуживания покупателей, так как касса считывает штрих-код и только за счет этого скорость обслуживания увеличивается на 5-20%, а товарооборот в час «пик» — на 2-10 %.
Однако внедрение системы с компьютерными кассами требует значительных затрат. Поэтому можно использовать более дешевые аппараты, имеющие связь с компьютером и благодаря этому способные выполнять примерно те же функции, что и компьютерные кассы.
Приобретение, регистрация и ввод в эксплуатацию ккм.
Для гарантированной покупки разрешенной ККМ, лучше всего обратиться в один из центров технического обслуживания (ЦТО), адреса которых можно узнать в налоговой инспекции. В комплекте ККМ завод-изготовитель поставляет инструкцию по пользованию и паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию и сведения о выполняемых ремонтах. В паспорте указывается реквизит данного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы. После приобретения ККМ и заключения договора с ЦТО о сервисном обслуживании, согласно Закону № 5215-1 ККМ необходимо поставить на учет в налоговом органе (инспекции) по месту регистрации организации (индивидуального предпринимателя). Регистрация ККМ в налоговой инспекции производится после её подготовки и проверки специалистами ЦТО на предмет обеспечения выполнения требований, предъявляемых к ККМ в соответствии с Положением по их применению. Использование ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением до регистрации в налоговом органе запрещено приказом Госналогслужбы России от 22.06.95 №ВГ-3-14/36 «Порядок регистрации ККМ в налоговых органах».
В ходе регистрации проверяются:
все необходимые документы, а именно: заявление на регистрацию ККМ, заполненная карточка регистрации ККМ, паспорт ККМ, договор на техническое обслуживание с ПТО, свидетельство о Государственной регистрации организации (индивидуального предпринимателя), журнал кассира - операциониста на предмет правильности их заполнения и соответствия;
соответствие печатаемого чека ККМ предъявляемым требованиям, пломб на ККМ, голограмм, заводского номера ККМ и т.п.
Порядок регистрации ККМ в налоговых органах
• Настоящий Порядок регистрации ККМ в налоговых органах (далее - Порядок) разработан в соответствии с пунктом 14 Положения о применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного
постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. № 745, а также пунктом 4 Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта ККМ в РФ, утвержденного решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 6 марта 1995 г. (протокол № 2/18-95).
Организации и другие юридические лица, их филиалы и обособленные подразделения, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг (далее - организации), подают заявление по месту регистрации ККМ по форме, приведенной в приложения № 1 к настоящему Порядку. К заявлению прилагаются технического паспорта на подлежащие регистрации ККМ и договор об их техническом обслуживании и ремонте Центром обслуживания или непосредственно предприятием-изготовителем ККМ из числа зарегистрированных органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении организации, не позднее 5 дней с момента подачи заявления производит регистрацию ККМ. Регистрация производится путем внесения сведений о ККМ в Книгу учета ККМ организаций, ведущуюся налоговым органом по форме, приведенной в Приложении № 2 к настоящему Порядку.
Налоговый орган одновременно с регистрацией ККМ:
выдает организации карточку регистрации ККМ в налоговом органе по форме согласно приложению № 3 к настоящему Порядку;
возвращает паспорт на ККМ и договор об её техническом обслуживании и ремонте ЦТО.
В случае необходимости замены ККМ другими или установки дополнительных машин, организация обязана до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.
Налоговый орган, получивший заявление от организации о замене ККМ, в течение пяти дней производит регистрацию новых и снятие с учета изымаемых из эксплуатации в данной организации ККМ и выдает организации карточки на вновь зарегистрированные в установленном настоящим Порядком в налоговом органе ККМ.
В случае, когда кассовый аппарат выбывает из обращения в данной организации, он подлежит снятию с учета. При этом организация подает заявление в налоговый орган о снятии с учета ККМ. Налоговый орган получив заявление организации, производит снятие с учета ККМ, о чем делает отметку в Карточке регистрации ККМ, которая заверяется подписью должностного лица налогового органа, ответственного за регистрацию, и скрепляется печатью.
По окончании срока применения модели ККМ, указанного в Государственном реестре ККМ, используемых на территории Российской Федерации, налоговые органы снимают с учета ККМ этих моделей. При этом организации о снятии с учета таких ККМ уведомляются за 30 дней до истечения срока их применения.
Карточка регистрации ККМ хранится в организации по месту установки ККМ в течение всего срока ее эксплуатации предъявляется по требованию представителей налогового органа и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККМ, и возвращается налоговому органу при снятии ККМ с регистрации и хранится там в течение трех лет.
Вводит в эксплуатацию новые машины механикЦТО. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста - электронщика. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству предприятия (учреждения). При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры (материально ответственные лица). Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист - электронщик) проводит проверку исправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте. Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.
Основы применения ККМ
На ККМ должны находиться средства визуального контроля, они представляют собой объемные голограммы, изготовленные на фотополимерной пленке — это 2 голограммы «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание».
К работе на ККМ допускаются лица, освоившие правила их эксплуатации в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила эксплуатации ККМ. Осуществление денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.93 г. № 104. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.
ККМ могут работать в режимах основных, т.е. обязательных для всех ККМ, и дополнительных, которые определяются их устройством, техническим исполнением и функциональными возможностями.
Основные режимы:
-начало смены;
-касса - основной режим;
-калькулятор - умножение, сложение, вычитание, %;
-показания - снятие сменного Х-отчета;
-гашение - снятие z-отчета - гашение показаний;
-фискализация;
-программирование режимов работы ККМ.
Дополнительные режимы:
- ввод - коррекция данных (дата, время, текстовая информация, штрихкоды,
-ввод печати, длительность импульсов);
-контроль буфера контрольной ленты;
-автоматическое тестирование аппарата;
-работа с электронными весами;
-работа с ЭВМ.
На ККМ администрация заводит журнал кассира-операциониста по форме КМ-4, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора, главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в журнале кассир производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера.
ККМ устанавливается на видном месте таким образом, чтобы табло машины находилось со стороны покупателя.
На маркировочной табличке каждой кассовой машины указываются:
- заводской номер, который обязательно приводится во всех документах, относящихся к данной машине (кассовый чек, отчетная ведомость, паспорт, книга кассира, отправка в ремонт, передача другому предприятию и др.);
-дата изготовления и полное название или фирменный знак завода-изготовителя;
-параметры питания;
-потребляемая мощность.
Способ нанесения маркировки должен обеспечить ее сохранность в течение срока службы.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:
наименование организации;
идентификационный номер организации- налогоплательщика;
заводской номер контрольно-кассовой машины;
порядковый номер чека;
дата и время покупки (оказания услуги);
стоимость покупки (услуги);
признак фискального режима.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие
данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам в зависимости от сфер их применения.
Расчеты с покупателями производятся в следующем порядке:
-кассир четко называет полученную сумму и кладет деньги отдельно на виду у покупателя;
- печатает чек на контрольно-кассовой машине;
-объявляет покупателю общую стоимость покупок;
-называет сумму причитающейся покупателю сдачи и выдает ее вместе с чеком;
-после окончательного расчета кладет полученные от покупателя деньги в кассовый ящик.
На чеке ККМ печатают следующие данные:
программируемое наименование торгового предприятия, не менее 20 символов;
заводской номер ККМ;
порядковый номер чека;
дату и время покупки;
сумму покупки;
сумму, внесенную покупателем;
сумму сдачи;
идентификатор секции;
наименование или код товара;
шифр кассира;
окончание чека - программируемое «Спасибо».
В случае отказа покупателя от покупки при наличии погашенного чека он должен обратиться к администрации торгового предприятия, директор (заместитель) визирует своей подписью чек и дает распоряжение кассиру о возврате денежной суммы из кассы. Следует помнить, что кассир может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам лишь при наличии подписи директора и только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующие покупке суммы. Чек сохраняется до конца рабочего дня (смены). При сдаче и оформлении выручки за день составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии, вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации и хранится среди документов за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателям (клиентам) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира (форма КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира.
Неисправности возникающие в ходе работы ККМ
Неисправность в блоке питания и цепях питания (пропадание или короткое замыкание) из-за неправильной работы как всей ККМ, так и ее отдельных элементов. Индикация на БИ - неполная подсветка индикатора, АП. Печатающее устройство движется рывками - пробивается забойная строка на чеке, кассиру надо обратить внимание на то, как подключена ККМ.
Неисправность печатающего устройства приводит к отсутствию печати или искажению печатаемой информации. Кассир проверяет блокировки, толщину и ширину ленты, заклинивание ленты, положение рычагов, используемых при заправке лент.
Неисправность блока клавиатуры приводит к полной или частичной невозможности набора информации (заклинило одну или несколько клавиш).
Неисправность, связанная с БИ, приводит к искажению или отсутствию индикации отдельных элементов или целых секторов.
При появлении неисправности необходимо провести ее анализ, осмотреть ККМ, ПУ, доложить об этом старшему кассиру или администрации, с их помощью попытаться снять Х-отчет, отключить питание (обязательно отключить от электросети) и вызвать механика ЦТО для технического осмотра и ремонта.
Назначение блокировок в ККМ- приостановить работу машины при обнаружении какого-либо нарушения в работе машины или неправильных действиях кассира. При этом машина выдает звуковой сигнал и на индикаторе высвечивается соответствующее сообщение.
В ККМ предусмотрены следующие блокировки
при неповернутом ключе «С» или неправильном вводе пароля доступа. При этом блокируется выполнение всех операций и выход из режима пароля. Блокировка действует до момента поворота ключа "С" или ввода правильного пароля;
при обрыве чековой или контрольной ленты. Блокировка действует до заправки новой ленты кассиром и последующего нажатия клавиши «итог»;
при падении напряжения во время работы. Строка отпечатывается неполностью. При включении напряжения печатается забойная строка. Пропечатывается новая строка с предыдущей информацией, и эта информация вводится в память ККМ. Во всех денежных регистрах введенная сумма будет учтена один раз;
в машине имеется встроенный контроль правильности обработки информации. При наличии ошибки в БУ. Возможен только режим Х-отчета. Выход из режима блокировки осуществляется после ремонта;
при разрядке аккумулятора батареи питания ОЗУ ниже допустимого уровня (на БИ - АБ). Замену аккумулятора в течение 360 часов должен выполнить механик ЦТО;
6. печатающее устройство не в исходном положении. Выход
осуществляет кассир, рукой перемещая печатающую головку вправо или влево до упора;
попытка ввести стоимость товара, количество значащих цифр которого больше, чем запрограммировано в машине;
попытка ввести количество товаров больше, чем запрограммировано (обычно 4 значащие цифры);
9. число имеет более 8 цифр в режиме «калькулятор»; 10.при нажатии двух и более клавиш одновременно;
11. блокировки 7-10 машина проводит из-за неправильных действий кассира. Выход в режим «касса» проводит кассир, нажав клавишу «сброс»;
12.при непроведении операции закрытия смены (снятие Х-отчета) при продолжительности смены более 24 часов. Блокировка снимается после снятия Х-отчета;
13.при попытке ввести более раннюю дату, чем дата последней записи, в фискальную память. Блокировка снимается после ввода правильной даты;
14.при обнаружении переполнения количества покупок за смену. Блокировка снимается после проведения операции закрытия смены;
15.при обнаружении переполнения, неисправности, отключения фискальной памяти. Блокировка регистрирующей функции ККМ должна сниматься после устранения причин механиком ЦТО.
В разных моделях ККМ могут быть дополнительные блокировки, внесенные заводом-изготовителем.
В случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности ККМ кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в книге кассира на данную кассовую машину времени и причины окончания работы, отключить ККМ от сети. Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает специалиста (механика ЦТО, программиста, специалиста по электронике, системам управления, связи), сделав соответствующую запись в журнале вызова.
В п. 8 Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением определено, что неисправной считается ККМ, которая имеет следующие дефекты (недостатки):
не печатает, печатает неразборчиво или неполностью печатает на чеке реквизиты, предусмотренные настоящим Положением;
не печатает, печатает неразборчиво или неполностью печатает контрольную ленту или другие документы, предусмотренные техническими требованиями к ККМ и их фискальной (контрольной) памяти;
не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техническими требованиями к ККМ и их фискальной (контрольной) памяти;
не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной (контрольной) памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом;
применяет прикладные программы, не допущенные Комиссией к использованию с конкретной моделью ККМ.
В правилах эксплуатации ККМ могут быть предусмотрены и другие неисправности, при наличии которых указанные машины не должны применяться.
Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся у директора (руководителя) предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера. Контрольные ленты, журнал кассира и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за их сохранность несет руководитель предприятия.
Кассиру-операционисту (кассиру) запрещается:
-работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;
-допускать посторонних лиц к кассовой машине, кроме директора (руководителя) предприятия, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
-покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину (в случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира);
-самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);
-иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме выданных денег перед началом работы).