2.6. Мастер подстановок

При заполнении таблицы данными в некоторых случаях значения удобно не вводить, а выбирать из списка. Например, при заполнении поля Район таблицы Сведения об учениках удобно район не вводить, а выбирать из списка значений.

Задание 5.

Создайте для поля Район таблицы Сведения об учениках список значений.

Выполним следующие действия:

1. выполним щелчок в колонке Тип данных поля Район в окне конструктора таблиц;

2. выберем значение Мастер подстановок из открывшегося списка. В результате запустится мастер подстановок;

3. в диалоговом окне Создание подстановки установим опцию Будет введен фиксированный набор значений, который позволяет пользователю самостоятельно сформировать список значений для поля, и нажмем кнопку Далее;

4. в диалоговом окне Создание подстановки следует ввести значения (Центральный, Куйбышевский, Орджоникидзевский и т.д.). Для завершения формирования списка значений необходимо нажать кнопку Готово.

Рис. 9. Формирование списка значений

В области Свойства поля на вкладке Подстановка для поля Район появятся новые свойства.

Задание 6.

Заполните таблицу Сведения об учениках данными в соответствии с указанными полями (6-7 записей). При заполнении поля Район воспользуйтесь созданным списком.

2.7. Перемещение по таблице

В программе Access 97 существуют различные способы перемещения по таблице.

Для активации одного поля записи достаточно выполнить на нем щелчок.

Поле, которое находится в невидимой части таблицы, можно отобразить на экране с помощью полос прокрутки.

Перемещаться по таблице в любом направлении позволяют клавиши управления курсором. Чтобы активизировать одно из предыдущих полей записи, следует воспользоваться комбинацией клавиш SHIFT+TAB. Для перемещения от записи к записи предназначены клавиши управления курсором и.

Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области Запись, расположенной в нижнем левом углу листа данных. С их помощью можно быстро перейти к любому блоку данных.

Рис. 10. Перемещение по записям.

2.8. Редактирование таблиц Копирование (перенос) строк таблицы

Перенести или скопировать строку из одной таблицы в другую в целом несложно, но и здесь есть некоторые тонкости. Вот самый простой способ:

1. откройте и расположите две таблицы так, чтобы одновременно видеть их на экране;

2. щелкните в области выделения нужной строки правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Вырезать или Копировать;

3. щелкните правой кнопкой мыши в области выделения той строки в другой таблице, в которую производится перенос или копирование данных. Затем выберите из контекстного меню команду Вставить.

Копирование (перенос) полей таблицы

Алгоритм переноса или копирования поля таблицы следующий:

1. создайте в таблице-приемнике новое поле. Его тип должен совпадать с типом копируемого поля;

2. выделите поле в таблице-источнике, щелкнув его заголовок. Нажмите Ctrl+C;

3. выделите пустое поле в таблице-приемнике, щелкнув его заголовок. Нажмите Ctrl+V;

4. если исходное поле больше не нужно, удалите его.

При переносе полей из таблицы в таблицу можно воспользоваться контекстным меню.