4.5. Диспетчер кнопочных форм

Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов.

В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных - кнопочную форму.

Задание 20.

Создать кнопочную форму, которая открывает формы Сведения об учениках, Сведения о родителях в режиме добавления записей. Разобьем процесс на этапы:

1) в меню Сервис выберем команду Надстройки;

2) из раскрывшегося подменю выберем команду Диспетчер кнопочных форм;

3) программа не найдет ни одной кнопочной формы в базе данных и выдаст соответствующее сообщение. Подтвердим, что мы хотим создать новую кнопочную форму;

4) на экране появится окно Диспетчер кнопочных форм. Нажмем в нем кнопку Изменить. Откроется окно Изменение страницы кнопочной формы;

5) теперь можно определить элементы кнопочной формы. Нажмем кнопку Создать. Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы. Здесь надо указать команду и объект базы данных - форму или отчет. Выберем команду Открытие формы в режиме редактирования и объект - форму Сведения об учениках. Изменим подпись на более понятную и соответствующую выполняемой команде - Открытие формы Сведения об учениках;

6) аналогично определим последний элемент кнопочной формы для открытия формы Сведения о родителях;

7) откроем кнопочную форму в режиме запроса и изменим подпись в ее заголовке на более подходящую, например, Открытие форм;

8) закроем форму.

Рис. 24. Пример кнопочной формы

Если вы хотите, чтобы форма запускалась автоматически при открытии базы данных, выберите в меню Сервис команду Параметры запуска. В списке Форма найдите имя созданной формы.

4.Справочная система Access

Справочные файлы Access содержат большое количество статей поясняющих работу программы и содержащих рекомендации по использованию тех или иных средств.

Поиск нужной информации может быть выполнен тремя способами: по содержанию, по предметному указателю или по ключевым словам. Последний вариант поиска наиболее автоматизирован, но практика подсказывает, что в некоторых случаях он не дает результата, хотя соответствующий раздел имеется в справочнике. На результат поиска в данном случае влияет также выбор ключевых слов. Иногда, наоборот, разделов отбирается слишком много (несколько десятков или сотен). Это объясняется тем, что выбранный термин или имеет несколько значений, или слишком часто используется в текстax разделов. Правда, такой вариант поиска имеет и положительную сторону: просматривая множество заголовков, можно натолкнуться на что-нибудь ранее неизвестное, но интересное.

Содержание - это вложенный список справочных книг. Содержание дает возможность сориентироваться в справочнике, но увидеть содержание целиком на экране невозможно.

Предметный указатель - это алфавитный список справочных тем.

На загрузку справочника уходит сравнительно много времени, поэтому у пользователя может возникнуть желание держать его во время работы в активом, но свернутом состоянии. Это можно сделать, открыв любой из разделов справки. Окно, в котором демонстрируется текст раздела, имеет кнопку Свернуть, тогда как окно с содержанием и окно самого справочника такой кнопки не имеет.

Еще одним средством получения справки является Помощник. Помощник может ответить на ваши вопросы, дать советы и найти справку по приложению Office, с которым вы работаете в данный момент. Помощник может отображать:

- разделы справочной системы, связанные с выполняемыми пользователем действиями;

- советы, помогающие более эффективно использовать возможности приложения и сочетания клавиш. О появлении нового совета говорит светящаяся лампочка в окне Помощника. Щелкните лампочку и просмотрите совет. Сообщения выводятся помощником, если он включен.

Кнопка Параметры в окне Помощника позволяет настроить его свойства.

Вкладка Коллекция этого окна позволяет выбрать персонаж (Ученого, Шекспира, Собаки и т.д.) для анимации. Анимация разнообразит работу - но иногда и замедляет ее.

Рис. 26. Окно настройки параметров помощника

Помощник является общим для всех приложений Office. Любое изменение его параметров, например типов советов, приводит к изменению параметров помощника для всех приложений Office.