1.5. Планирование базы данных
Перед тем, как приступить к созданию базы данных, желательно иметь соответствующий план. Это поможет вам сэкономить время и силы. Ниже даны советы, которыми вы можете для этого воспользоваться:
если вы будете создавать новую базу данных на основе существующей (созданной «вручную» или с помощью мастера), то изучите способ организации данных в имеющейся базе. Это поможет вам, когда вы приступите к созданию таблиц и запросов Access;
если вы будете создавать базы данных «вручную», то тщательно продумайте, на какие логические категории могут быть разделены данные;
заранее спланируйте поля, которые будут содержаться в таблицах базы данных;
определите, какие поля внутри отдельных таблиц могут служить «ключевыми».
Ключевое поле - это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирующее ее как уникальную. Ключевые поля используются Access также для определения порядка сортировки записей и для ускорения обработки запросов.
1.6. Создание базы данных при запуске Access. Окно базы данных Задание 1.
Создать базу данных, в которой бы хранилась информация об учениках какого-либо класса.
Будем создавать эту базу данных «вручную».
Установим переключатель Новая база данных и щелкнем на кнопке ОК;
откроется окно Файл новой базы данных, в котором необходимо указать имя новой базы данных и указать, на каком диске и в какой папке он будет храниться. Имя файла указывается в поле ввода Имя файла. По умолчанию Access 97 присваивает новой базе данных имя dbl, а если база данных с таким именем уже существует, то db2 и т.д. Имя базы данных не должно содержать больше 255 символов и может содержать пробелы. Введем имя файла базы данных, которое отражает ее содержание, например, КЛАСС;
для закрытия диалогового окна выполним щелчок на кнопке Создать. В результате будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно, в которое можно поместить ее объекты.
Окно базы данных
В окне базы данных систематизированы объекты базы данных - таблицы. запросы, формы, отчеты, макросы и модули, каждый из которых располагается на одноименной вкладке.
Рис. 2. Окно базы данных
Окно базы данных имеет свою строку заголовка, в которой отображается ее имя.
Изначально окно базы данных является пустым.
1.7. Объекты базы данных
Таблицы
Таблица - это основной объект базы данных. База данных может включать несколько таблиц. Так, в нашем случае, например, в одной таблице будут храниться анкетные данные об учениках (таблица Сведения об учениках), в другой - данные об их годовой успеваемости (таблица Годовая успеваемость класса), а в третьей - сведения о родителях (таблица Сведения о родителях).
В Access 97 таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторений сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.
Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, фамилию ученика, его адрес и домашний телефон), а поле - однородные данные обо всех объектах (например, список учеников).