Содержание:

Введение 3

1. Основные понятия и термины Access 4

1.1 Терминология, используемая в базах данных 4

1.2 Общие сведения об Access 97 4

1.3. Загрузка и завершение сеанса работы с Access 97 5

1.4. Окно программы Microsoft Access 97 6

1.5. Планирование базы данных 7

1.6. Создание базы данных при запуске Access. Окно базы данных 8

1.7. Объекты базы данных 9

1.8. Типы данных 11

2. Таблицы 11

2.1. Создание таблиц с помощью конструктора 12

2.2. Свойства полей 14

2.3. Установка поля первичного ключа 16

2.4. Сохранение проекта таблицы 16

2.5. Заполнение таблиц 17

2.6. Мастер подстановок 17

2.7. Перемещение по таблице 18

2.8. Редактирование таблиц 19

2.9. Редактирование проекта таблицы 20

2.10. Копирование таблицы 20

2.11. Фильтрация данных 22

2.12. Связывание таблиц в Access 25

Запросы 28

3.1. Создание запросов 28

3.2. Конструктор запросов 29

3.3. Вычисление в запросах 31

3.4. Построение выражений с помощью построителя выражений 33

3.5. Запрос на обновление 37

3.6. Запрос на создание таблиц 37

Задание 14. 38

3.7. Запрос на добавление 38

3.8. Запрос на удаление 39

3. Формы 39

4.1. Создание форм 40

4.2. Конструктор форм 42

4.3. Мастер кнопок 46

4.4. Диаграмма в формах 47

4.5. Диспетчер кнопочных форм 50

4. Справочная система Access 51

5. Литература 53

Введение

Данное пособие посвящено программе Microsoft Access 97, которая является программой управления реляционными базами данных пакета Microsoft Office 97 и предназначена для тех, кто стремится познакомиться с основными возможностями этого программного продукта и применять их на практике.

Большинство освещенных тем проиллюстрировано примерами, которые следует выполнять во время чтения, поскольку на каждом примере базируется следующий пример.

Учебно-методическое пособие состоит из 8 глав.

В первой главе рассматривается, как запустить программу Access 97 и как завершить работу с ней. Вы так же узнаете, как создавать новые базы данных. В этой главе мы обсудим некоторые общие вопросы, связанные с базами данных, знание которых необходимо для успешной работы.

Во второй главе подробно описывается работа с таблицами: создание таблиц в режиме конструктора, работа с полями первичного ключа, а также связывание таблиц и фильтрация данных.

Тема третьей главы - запросы. Вы узнаете, какие типы запросов существуют и для чего они предназначены. В этой главе рассказывается о том, как с помощью запросов, использующих сложные критерии, можно извлекать нужную вам информацию. Особое внимание уделено использованию выражений в запросах. И, наконец, вы узнаете, как сохранить запрос на диске, как его открывать и применять.

В четвертой главе рассказывается, как создавать форму с помощью мастера, как встроить в нее диаграмму или элемент управления.

Пятая глава содержит информацию о создании и использовании отчетов. Средства составления отчетов, реализованные в Access 97, предоставляют возможность подготавливать и печатать отчеты, включающие рисунки и диаграммы.

В шестой главе освещена работа с макросами, которые являются важным средством ведения баз данных.

В седьмой главе приведены примеры использования Access 97 с другими приложениями пакета Microsoft Office 97.

В последней, восьмой главе, вы познакомитесь с работой справочной системы Access.

1.Основные понятия и термины Access

1.1 Терминология, используемая в базах данных

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими. Это и привело к появлению в конце 60-х годов первых промышленных систем управления базами данных.

Под системой управления базами данных (СУБД) понимают совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и применения баз данных.

Обычно различают три класса СУБД: иерархические, сетевые и реляционные. В дальнейшем будем изучать реляционные базы данных, которые в последнее время получили наибольшее распространение.

В реляционных базах данных для хранения информации используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называются записями и полями соответственно. При работе с данными из нескольких таблиц между таблицами устанавливаются связи.

Рассмотрим технику создания простейших баз данных на примере СУБД Access 97.