Создание связи между Excel и Word

Для автоматизации ввода присвоения нумерации договору выполните следующие действия:

• перейдите на лист Договор книги База, выделите ячейку В8 и скопируйте в буфер обмена;

• перейдите в текстовый редактор Word файл Договор;

• курсором выделите место внедрения объекта - после символа №;

• клавишами Delete или Backspace удалите прочерк, после чего выполните команду Правка/Специальная вставка;

• в появившемся диалоговом окне Специальная вставка (рис. 6.18.) в списке Как выделите Лист Microsoft Excel Объект и активизируйте переключатель Связать. В верхней части диалогового окна указывается Источник - Лист Microsoft Excel Договор!R8C2, где Реквизиты - имя листа, а R8C2 - восьмая строка второй столбец листа. В области Результат будет указано: Вставка содержимого буфера обмена как объекта типа рисунок. Вставка связи устанавливает связь с файлом данных. Изменения в исходном файле будут автоматически отражаться в документе.;

• нажмите на кнопку ОК.

Рис. 6.18.Диалоговое окно Специальная вставка текстового процессора Word

Для выделения внедренного объекта установите на него курсор мыши и щелкните правой кнопкой мыши (рис. 6.19.). При двойном нажатии на кнопку мыши вы сразу же перейдете на лист Microsoft Excel, являющийся источником связи, причем будет выделена область, с которой установлена связь.

Рис. 6.19. Внедренный объект элемента связи с Excel

Для замены текста преамбулы, включая дату и место заключения договора, скопируйте в буфер обмена диапазон ячеек А9:С11 на листе Договор и перейдя в текстовый редактор, выделите весь текст преамбулы, и повторите операцию внедрения объекта через диалоговое окно Специальная вставка.

После внесения в договор элементов связи, внешний вид полученного текстового документа Договор будет иметь вид, показанный на рис. 6.20. На документе видны серые ограничивающие линии ячеек электронной таблицы, которые перекочевали в Word вместе с объектами. Для того чтобы от них избавиться перейдите на лист Excel Договор и, вызвав диалоговое окно Параметры, на вкладке Вид уберите галочку с опции Сетка.

Шрифт экспортируемого текста и его величина задается в Excel.

Рис. 6.20. Внешний вид полученного текстового документа Договор

Создание базы заключенных договоров

После автоматизации заполнения типового договора с изменяющимися данными, необходимо проводить и автоматическую регистрацию этих договоров. Регистрация договоров будет осуществляться в табличной базе данных на рабочем листе Архив, в котором будут фиксироваться изменяющиеся параметры, состоящие из:

1. Порядковый номер договора в базе данных (столбец А);

2. Присвоенный договора номер (столбец В);

3. Преамбула, которая состоит из:

   1. Место заключения (столбец С);

   2. Дата (столбец D);

   3. Кто, с кем, в чьем лице и на основании какого документа заключил этот договор (столбец E);

4. Предмет договора (столбец F);

5. Условия договора (столбец G);

6. Реквизиты Продавца (столбцы Н:Q) и Покупателя (столбцы R:AA).

Данные в этот лист можно вносить вручную, используя копирование ячеек на листе Договор и последующую вставку их на листе Архив. Но это будет занимать много времени. Для автоматизации процесса запишите макрос ВнестиДоговорАрхив.