Лабораторная работа 03 Тема "Автоматизация формирования текстовых документов с помощью Excel на примере типового договора купли-продажи"

На предприятиях довольно часто приходится работать с однотипными текстовыми документами: договора, письма, служебные записки и пр. Создание этих документов занимает относительно много времени и требует предельной внимательности. Как правило, все ранее подготовленные документы в памяти компьютера хранятся в виде большого множества файлов, а более они востребованы в бумажном виде. Если и происходит их регистрация, то, в большинстве случаев, в журнале, заполняемом от руки. Порой на поиск необходимых документов уходит довольно много времени.

Процесс обработки текста, в отличие от применения электронных таблиц в профессиональной деятельности, является массовой задачей и часто занимает до 50% рабочего времени, проводимого сотрудниками за экраном монитора. Причем, как следует из опыта автора, большая часть этого времени тратится впустую, на выполнение той работы, которую есть возможность избежать.

Создание приложений, автоматизирующих процесс формирования однотипных документов, позволяет и текстовый процессор Microsoft Word, который также имеет возможность создания приложений на основе языка Microsoft Basic of Application.

Следующее простое разрабатываемое приложение - возможность управления текстовыми данными, находящимися в Microsoft Word из Excel, на примере формирования типовых договоров.

Договор

Структура договора и его основные условия

Договор - это документ, в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, которые они предусмотрели в своем договоре. Многое зависит от того, как этот документ разработан и оформлен.

Договор состоит из следующих частей:

1. Вводной части (преамбула);

2. Предмета договора, прав и обязанностей сторон;

3. Дополнительных условий договора;

4. Реквизитов сторон.

Рис. 6.1. Пример структуры упрощенного договора купли-продажи

Вводная часть (преамбула) договора

Эта часть содержит следующие основные положения:

1. Название договора (договор покупки-продажи, комиссии, поручения, и т.д.).

2. Дата подписания договора.

3. Место подписания договора или населенный пункт.

4. Полное название контрагентов, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации.

5. Название стороны по договору (например, "Продавец", "Покупатель", "Поставщик" и пр.)

6. Наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, которое подписывает договор, а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.

Предмет договора, права и обязанности сторон

Эта часть договора содержит существенные условия договора:

1. Обязательства и права первой стороны по договору;

2. Обязательства и права другой стороны по договору;

3. Срок выполнения сторонами своих обязательств;

4. Место выполнения обязательств каждой из сторон;

5. Способ выполнения обязательств каждой из сторон.

Дополнительные условия договора

Этот раздел включает в себя такие условия, которые можно не обязательно предусматривать в договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения.

1. Срок действия договора;

2. Ответственность сторон;

3. Способы обеспечения обязательств;

4. Условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;

5. Условия о конфиденциальности информации по договору;

6. Порядок решения споров между сторонами по договору.

Прочие условия договора

1. Определяют, какими законодательными (и прочими) документами, кроме договора, регулируются отношения сторон;

2. Условия о средствах и методах связи между сторонами;

3. Реквизиты сторон;

4. Количество экземпляров договора;

5. Порядок исправлений текста договора.

6. Подписи представителей сторон.

Как бывает на практике

К возможности автоматизации заполнения договоров и других документов (например, письма, служебные записки, различные формы текстовых отчетов, нотариально оформленная доверенность) многие относятся скептически. Это действительно так, если речь идет о единичных договорах, регулирующих довольно сложные взаимоотношения сторон, но в любом случае создание этих документов происходит по какому-либо разработанному алгоритму. За основу принимается какой-то шаблон, а потом происходит его доработка до требуемых норм.

Предположим, что юристы организации (предприятие, банк) разработали какой-то шаблон типового документа (договора) и в него необходимо внести некоторые изменения и вывести его на печать.

Для этого открывается ранее составленный шаблон, ему присваивается новое имя, происходит вычитка от начала документа до конца с одновременным редактированием. На этом этапе довольно часто встречаются внесенные или неисправленные ошибки. После вывода документа на печать происходит вычитка, и документ предоставляется на ознакомление и подписание его другой стороне.

Тот, кто занимался подобной работой, знает, что она довольно трудоемка.

Кроме того, созданные документы в виде отдельных файлов хранятся под разными именами и если приходится подготавливать через некоторое время аналогичный договор с этим же лицом (или другим), то дополнительное время уходит на поиск предыдущей версии. Причем потери времени на этом этапе значительны. После создания документа, его необходимо зарегистрировать в журнале, на что требуется дополнительное время.

Рис. 6.2. Последовательность формирования документа

Например, клиент бывает неоднократно у своего нотариуса и оформляет однотипные документы. Тем не менее, нотариус каждый раз, с клавиатуры вводит все данные паспорта, а затем проверяет правильность ввода этих данных.

Задача

Уменьшить потери времени на эту механическую работу и избежать ошибок можно, если проанализировать саму структуру договора или другого подобного документа и разработать безошибочный алгоритм его заполнения и последующего хранения этих данных.

В качестве примера предположим, что предприятие занимается только оптовой торговлей, то есть покупает и продает различный товар. Как правило, предприятию приходится часто подписывать договора на покупку/продажу партий товара. Это типовые договора купли - продажи. В эти типовые договора вносятся изменения только в отдельные пункты, а остальной текст остается неизменным.